管理者的管理工具

　　目标受众坦率他说，没有人需要从头至尾通读本书，就象没有人会去逐字逐页地阅读字典一样，这也是我写这本书的主要原因之一。目前，管理人员肩上的压力空前加重，在工作中总是因为时间紧迫和压力过大而感到无所适从。本书直接反映出众多管理者和决策者的心声，他们期望对自己面临的众多管理理念进行实战总结，也就是对大量有效的管理方法进行简单而实用的概括，以便提高整个团队人员的工作效益。让我们再回到先前的问题上，并不是人人都必须阅读这本书，因为您可能没有太多的时间。您所需要做的就是把它放在手边，在遇到问题或需要回顾以前曾使用过的方法时马上拿出来翻一翻。所得所获这本书是我们在工作过程中经验教训的精华提炼，参考了我们解决问题和阐述观念时所使用的各种不同方法。其中一些方法是我们自己的经验所得，而更多的则来源于业界经验和学术研讨。下面我将围绕三个目标来阐述这些方法：一、从众多类别的方法中精选出对实践工作确实有效的方法。二、提供适应于解决各种商业问题的一系列方法。三、采用便于快速查询和使用的排版格式介绍各种方法本着这些原则，在本书中我尽可能地减少了对各种方法的理论性介绍，而是用大量的篇幅讲解如何正确地使用这些方法，以及根据我们自己的使用经验总结的在应用时应注意的事项。另外，我还为很多方法提供了模板和图表，以便读者在需要时直接拷贝使用。对于有源可溯的那些方法，我都尽可能在参考书目中列出了这些方法的原著和其他与该方法相关的材料，为需要深入了解这些方法的读者提供方便。组织结构本导言的其它部分介绍了以下内容。首先介绍了各种方法的排版格式，其次将所有的方法罗列在参照表格上，并讲解了如何使用这些表格迅速找到行之有效的方法，最后讨论了使用各种方法的一些注意事项和技巧，其余部分则是各种方法的详细介绍。排版格式为使本书尽可能地简单易用，我采用了标准排版格式来介绍这些方法。尽可能将方法的相关论述编排在同一页上，而在相对应的另一页上则列出该方法的表格范例。这种排版格式便于读者将其影印下来以备个人所用。下面介绍描述这些方法的版式结构的各组成部分。方法名称很明显，这里所说的就是这些方法的名称，遗憾的是，许多方法的存在由来已久，因此不断有人对它们进行不同程度的修改，这使得那些完全相同或十分类似的方法常常被冠以各种不同的名称。在这些情况下，我采用的是该方法最具代表性的名称，在索引中也提供了这些方法的其它名称。使用时机当然，您可以随时选用任何一种方法。但是，如果您以前没有使用过某种方法，那么在选用这种方法时，您从中得到一些该方法何时适用的启示也是非常有益的。受益比照本节将简要阐明您通常所期望取得的各种效果，从而帮助您决定哪种方法对您来说是行之有效的。创益时限使用一种方法，需要多少时间才能创造出预期的生产效益，这在本节中将做出粗略的估计。当然，这只能作为一种参考，因为使用这种方法的方式不同，所需的时间也不尽相同。所需人数此项在于提示读者如何才能更有效地使用各项方法。简单他说，就是告诉您某一方法是用于团体时，还是仅用于个人时才能发挥最大的作用。所需工具背景资料的最后一部分内容为您介绍了对于方法的使用能起帮助作用的相关工具，以便您在使用前做好充分准备。执行步骤这部分为您详细介绍了使用方法的技巧和步骤。具体的运用手法被尽可能地分解成了多个简单易懂的步骤。尽管这部分的内容看上去并不多，但它所涵盖的信息足以让您在方法的使用上运用自如。实用范例为了能进一步帮助您了解方法的使用，对每一方法的介绍都包括了一个范例，形象地介绍其使用方法。实践练习如果在看了对使用方法和范例的介绍后，您还不能很好地掌握某一方法，可以试着做一个简单的练习。就像正规的方式一样，通过先告诉您该怎么做，再加以演示，然后让您独立去试着完成，这样您就能够进一步认识到如何才能更有效地使用这种方法。关键所在这部分中列出了使用时的许多要点，以备您在使用方法时牢记在心。其中一部分涉及到使用方法的理论问题。但大多数要点所涉及的内容与使用中的实际问题紧密联系。附加说明这部分内容包括了与方法有关的其它一些附加说明，例如方法本身存在的局限性。其它信息在最后一部分中，我尽可能地列出了所引用原著的出处，并为您介绍在哪里能获得进一步的信息。提示（在"文件卡"中）最后，我给出了大量额外的提示，以便于您对方法的使用。这些建议覆盖了一定的范围，包括使用方法的多种途径以及需要避免的一些问题等。方法查找我最初考虑写作本书时，最关心的一个问题就是要保持其有效性。凭借自身的经验以及与实践中的管理者的讨论，我认识到，解决持续有效性的关键就在于能否为一项工作迅速找到适合的方法。尝试了大量用于查找方法的方案后，我决定选择三种方案来满足不同的需要。它们是：方案矩阵。日常矩阵和索引。项目矩阵项目矩阵针对不同的项目为管理者推荐适用的工具。矩阵的纵轴列出了公司中主要的项目类型，比如经营战略、销售及市场营销、制造、客户服务和供应链、质量管理、设计以及信息技术等。矩阵横轴列出了项目的各个阶段。当然，不同的项目所经历的阶段可能会各不相同，但根据经验，大多数项目都会经历6个基本的阶段。第一阶段是项目定义阶段，其目的是确定项目目标。第二阶段是问题分析阶段。一旦目标确定，就可以对该项目涉及领域的企业内部情况和企业外部环境进行分析。第三阶段是方案设计阶段。主要任务是根据问题分析结果提出备选方案，在比较理想的情况下，此阶段应该能够产生比较多的方案以供选择。第四阶段是方案选择阶段，其任务是从众多的备选方案中选择一个最佳方案。第五阶段是方案实施阶段。第六阶段是反馈评估阶段。该矩阵可以通过两种方式来使用。第一种，当你所面临的任务属于某一特定项目阶段时，你可以通过查项目矩阵，快速地找到可以帮助你解决该问题的工具或方法，比如，当你面临的任务是从多个战略计划提案中选择最佳提案，那么此项任务对应的矩阵横轴的位置应该是"方案选择"，对应的矩阵纵轴的位置应该是"经营战略"，在矩阵中，由以上的横轴和纵轴位置确定了一些数字编号，这些编号代表了本书中提供的可以用来解决"经营战略方案选择问题"的工具或方法。比如其中有一个数字为26，在书中找到序号为26的方法，这是一张"成就效果图"，它也许能够帮助您解决所面临的任务：从多个战略计划提案中选择最佳提案。第二种，当你所面临的任务是一个完整的项目时，比如你正在领导一个"质量改进"项目，那么，你通过查看项目矩阵中横轴为"质量管理"的所有数字编号，就可以找到该项目运行的每一阶段所对应的工具和方法。日常矩阵与第一种矩阵使用于特定项目相反，第二种矩阵模式是基于各种日常管理问题来对方法进行分类。具体分类如下：分析：此栏中列出的方法可以帮助您进行情景分析。其中一些偏重定量或财务分析，其它则主要用于促进讨论。创造力：此栏中所列方法有助于新的观念、解决方案及产品的开发，尤其适合赋予老问题以新的看法。解决问题：此栏中所列方法针对特定问题，找出解决办法。交流：此栏中所列方法有助于让别人清楚了解您所要传达的信息。其中一些还能为有效交流提供特别指导。其它方法则对加深理解很有帮助。时间安排：这里的方法能帮助您有效地利用时间。其中一些可帮助您提高做事的主次划分能力，从而收到最大效益。其它则有助于确认浪费的时间及精力。项目计划，此栏中所列方法有助于各种类型项目管理活动。提高效率：许多管理人员非常注重其经营效率及有效性。这些方法可用来帮助分析问题，提高效率。外部的改进措施：主要是指就经营的外部环境作出一些改进，例如，致力于改进与供应商或客户间的关系。销售与市场营销：这些方法可以帮助您更好地理解客户的需求。另外也有助于审视产品范畴及有关广告、定价和分销的手段。讨论切人点：此栏中多数方法可用于发起讨论，尤其有利于发起旨在增进理解的讨论。战略：最后一栏所列的方法有助于分析您所处的商业环境，为未来发展提供依据。在用此矩阵寻找合适的方法时，首先应找到与您所需相符的属类，接着顺着该列向下搜索。找到带有"X"标记的方法项。这些方法应该能针对您目前的特定情况提供相应帮助。一般地，每一列中会有许多符合条件的方法项。因此，为进一步精简搜索结果，看该方法项是否也被列入其它相关属类。这样能帮您找出最符合条件的方法。例如，要找一个简单的方法来协助一个小团队去解决生产车间中的质量问题。您可能会确定"解决问题"为最符合条件的属类，然后从该属类中寻找方法。因为列出的方法数量很多，您必须进一步精简搜索结果。在此例中，您的目标是想找一个适合团队合作的方法，这就表示凡是有助于增进彼此交流的方法就应有些帮助。同样，因为这个团体对于解决问题方面没有经验，他们也许会希望得到些关于如何有创意地找到解决方案的帮助。经过分析，您就可以寻找同时符合"解决问题"、"交流"、"创造力"这几项条件的方法，得出的结果为方法16："扇形概念图"。索引最后一种方法是索引。如果您对一些特定方法早已熟知，或他人向您推荐一种方法，或对某些方法的了解是基于它们的名称，该方法会比较适合您。这里，您只需在索引中按字母顺序进行简单搜索即可。使用窍门导言的最后一部分介绍了一些有助于成功使用方法的小窍门。这也是专门为那些在实际应用过程中缺少经验的使用者而准备的。方法类型书中列举的大量方法大致可归为下列几类：框架式、流程图式。目录式、分格式、表各式、曲线图式、图解。框架式此类方法是最具综合性的。它们往往是由一系列更小的方法组成的完整的方法论，能够考虑到问题的各个方面。此方法的代表类型是方法82："战略框架"。而它们的缺点是不如您自己进行方法组合灵活。流程图式此类方法类似于框架式方法，因为它们都为解决问题提供了一个系统的方法。无论您对于借助方法开展工作还很陌生，或希望保持连贯性，还是仅希望以系统的方式工作，流程图式方法会很有帮助的。此类方法的代表为方法21："以客户为中心"。以"循序渐进"法来描述方法的使用，使此种方法与框架式方法很类似。不过流程图方法的缺点是限制了使用者的创造力。目录式目录类方法看起来很简单，往往只表现为一个基本的清单格式。但其实每一个目录都包含了与主题相关的最重要的问题。因此，通过它可最大限度地减少出错的几率。此类方法也能为旨在增进理解的群体讨论中提供讨论的切人点。代表方法是79："创新与机遇的来源"。分格式图此类方法与目录类方法相似，但它还将涉及的问题与其它因素联系起来。例如方法65："产品：市场分析"同时以"竞争性"与"复杂性"为轴。这些轴可用来确认适用于一个公司的各种特征。此类方法能够帮助您对问题进行思考并展开讨论，还可以帮助您将观点阐述给听众，这种方法的缺点通常是过于简单化及大众化。表格式表格式方法一般比分格式和目录式方法要更完整。它们促使您针对与主题有关的最重要的问题进行思考，同时提供与这些问题有关的分类选择或方案。它的代表是方法49："生产基准"。它的缺点是有时过于繁琐。曲线图曲线图方法一般是为表达一个特定的概念，而并非为提供详细的答案而制。它有助于对人们阐述新观点以及对设想提出挑战，此类方法的典型是方法87："技术与人"。图解与统计数据式此类方法为处理大量数据而设。以图表格式反映数据更容易使人们理解。其它的统计方法能帮您对信息及其蕴涵的意义作出客观判定。例如方法63号："程序控制图解"。此类方法的不足之处在于它们有时将使用者的注意力脱离问题的实质，尤其是在没有真正理解的状态下。方法是您工作的助手，并非前进的档路石书中所列的方法在很大程度上与您在家自己动手做事（DIY）很相似。换句话说，它们都是为简化工作而设的。例如，您新买了一个电动剥墙纸器，却发现还不如旧的手工铲好使，您就会把它退回给商店。当使用商务方法时，您也应有这种心态。别强迫自己使用那些广受赞誉，却对您的工作没有多大帮助的方法。不同的方法适合不同的环境正如您可从前面的列表中看到的，本书包含了许多不同类型的方法，每一种都有其各自的优缺点。因此它们只会适用于某些特定而并非所有的情况。再回到DIY方法的例子上，锤子和钉子可以有效地将木头一点点地钉到篱笆上，但若要将镜子镶在浴室的瓷砖墙上，它们就无能为力了。所以一种方法在某个项目上使用极为成功，而在另一个项目上并未有所帮助，这是不足为怪的。方法的用途不拘一格有时方法也会以其非设定的方式发挥很好的作用。您有没有用螺丝刀开过油漆罐呢？关键在于，方法的使用能够简化工作，至于其是否有某些设定的用途，又有什么关系呢？方法的多种环境使用性与上述论点相似，许多方法的使用不局限于一个环境。这在策略及营销类方法中体现得更为明显。比如，您可以使用方法91："展望未来"对某一产业做整体观察。您也可以用它来衡量自己部门的发展，甚至进一步聚集于自己的事业。如果它有助于您理解身边发生的事情，怎么用都可以。不要让方法替您做决定另一点需要牢记的是，不管使用什么方法，方法本身不会告诉您不应该怎么做。它们只会为您指出在哪些领域的操作风险大，或对您在某些地方从事不同寻常的尝试提出警告。而您的工作就是去决定风险是否可以接受，或者是否能降低到可接受的程度。方法只是为了更有利于问题的提出，并发起适当的讨论。人人都有各自的偏爱，就好象方法在特定环境下的功效有好有坏一样，不同的人使用同一种方法也会产生不同的效果，尤其是在团体合作时要特别注意这一点。千万记住，不能仅仅因为您偏好使用某种方法就将其强加于一个团体。如果它确实增加了大家工作的难度，那就试试别的。关于此书的使用这一部分主要传递的信息是，如果手头上有大量方法可供选择的话，您就很容易找到较适合的一种。令人欣慰的是，现在您已经得到了这本书，也就是说您将会很容易找到所需的方法。因此请尽量把它随身携带，别嫌麻烦，遇到问题时拿出来翻一翻。如果它所提供的方法有助于工作的顺利进行，那是再好不过了。当然，如果您对这些方法都很熟悉，那一切将会更简单，只需偶尔参考一下。那么，为什么不把翻看书中范例，以求得到符合您工作实际的方法的做法养成一种习惯呢？相信到真正需要时，这种习惯会给予您很大帮助的。不管怎样，非常感谢您能购买本书。我希望您能够享受其中的乐趣，我相信只要用智慧、用心去使用它，一定会使您自己、您的团队和您的公司的业绩发生改观的。

　　苏珊娜·特纳博土拥有并经营着波坦察有限公司。这是一家咨询服务公司，主要从事开发组织内个人的潜力。特纳博士还与沃威克大学台作参与了高级和中级管理工作的改进。她以前曾分别担任过Anderson Consu-ltingComputervision以及Rossm-ore Dempsey公司的顾问。作者与大到全球公司、小到平民百姓之间都存在着普遍的台作关系。