第四章现代化档案管理环境——硬件设备的配置实现档案管理现代化，首先要建立一个良好的档案信息处理环境。这个环境是以计算机系统为核心，以通信系统为支柱，配置各种以计算机为基础的自动化管理设备，包括各种输入输出设备、海量存储设备、网络通信设备、各种接口设备以及各种计算机软件，包括系统软件、数据库软件、各种程序设计语言、各种办公信息处理的支撑软件、各种事务处理的应用软件等。因此，建立现代化档案管理环境，实质上就是从档案管理系统建设的目标和建设规模的大小出发，合理选配以计算机为核心的硬件结构和软件系统。本章讲述的是硬件环境的建立。与档案管理现代化最为密切的硬件设备有计算机设备、网络设备、海量存储设备、输人输出设备，还有日常的自动化办公设备。第一节计算机硬件系统一、计算机对于档案管理现代化的重要性与任何管理行为一样，档案管理现代化首先是以信息处理计算机化为开端的。计算机系统对于档案管理现代化的建立与发展的重要性主要体现在：第一，计算机是档案管理现代化赖以建立和发展的基础，是档案管理系统的核心设备。虽然“档案管理现代化”属于一个国家的整体现代化建设领域，但与其他领域的现代化建设进程相比，档案管理现代化却显得相对滞后。“档案管理现代化”一词与计算机的产生有关，但真正完整意义上的档案管理现代化在计算机普及运用后才形成。而且，从已经实现的现代化管理功能上看，其他硬件设备只有与计算机相连接，或结合运用计算机技术之后，才能发挥出更大的功能。第二，计算机系统的选择与档案管理系统的类型和层次密切有关。20世纪80年代之前，档案机构的部分自动化管理功能都是借助主机系统或集中式网络形式实现的，这是一个与大、中、小型计算机与多用户操作系统发展密切相关的时代。然而，自从20世纪80年代以来，由于微机技术的成熟、功能的扩大，微机进入了广大的管理与办公领域，从单项业务处理到综合业务处理，都可以借助于微机实现。因此档案现代化管理系统，无论是单项业务或是综合业务，都可以利用单机单用户系统或微机 局域网形式加以实现。二、档案管理现代化与计算机系统的选择（一）档案管理系统对于计算机的要求由于档案现代化管理系统主要依托计算机而得以建立，因而，档案管理现代化对于计算机系统也提出了较高的要求。1．要有高速的运算速度和较强的逻辑判断能力。在档案现代化管理系统中，最为频繁的操作是信息的检索。要在一个大型的信息库中快速地找到所需的信息，也就要求计算机有较高的运算速度和较强的逻辑判断能力。2．要有大容量的存储空间。档案现代化管理系统的另一特点是信息量大，所以大容量的辅助存储器和具有一定容量及较高存取速度的主存储器是必不可少的。信息处理的速度不仅取决于计算机的运算能力，而且还和主存储器的容量有关。有了巨大的存储空间，才能使数据库、操作系统和各类应用软件充分发挥其作用。3．高性能的通信能力。在档案现代化管理系统中，经常需要将分散在不同地理位置的数据进行分发、集中、交换和再分配等工作，数据随时产生、随时处理。为了解决信息的传递、共享以及协同处理问题，要求计算机有高性能的通信能力，以便和其他计算机或外部设备构成一个可相互通信联络的计算机网络系统。4．有丰富的软件、方便的使用方式，使办公人员只需稍加培训就能掌握计算机的应用操作，这就需要计算机系统提供良好的用户环境和丰富的应用软件。5．信息能以各种形式表示，计算机能和多种外部设备相连接，如打印机、显示器、绘图仪、微型胶卷显示装置等，以各种直观的形式向用户提供所需的信息。6．计算机系统应具有高度的可靠性、可用性、可维护性和可保密性。（二）档案现代化管理系统中配置计算机的原则目前，我国的计算机种类繁多，市场上国内、国外的机型琳琅满目，常使用户眼花缭乱，犹豫不决。在档案现代化管理环境的建立时．应该如何选择计算机呢？1．要从实际需要出发计算机只是一种先进工具，并不能解决一切问题。因此在选机之前，必须把所要解决的问题和所要达到的目标加以明确。购置计算机之前，要对本单位计算机的应用进行认真分析。如应用计算机管理哪些类型的档案信息，办公室自动化或档案现代化管理要发展到哪一步等，从实际需要提出各种具体的计算机应用项目。更深一步的就要了解如下问题：实际工作中要处理问题的信息量有多大？为了处理这类问题程序规模有多大？处理这类问题时真正的计算量有多大？被处理的问题所涉及的数据、程序需要保存吗？要保存多久？在保存过程中要修改吗？修改得频繁吗？将会有多少人同时使用这个系统？他们要处理的问题彼此之间有联系吗？联系的深度和广度有多大？你对结果的精确度要求如何？你希望得到什么格式的输出结果？你的系统允许出故障吗？允许在处理过程中停止吗？允许停多久？你的系统将安装在什么地方？周围的环境如何？所有这些，都要作为购置计算机的依据。2．选择与国内外优秀系列机兼容、售后服务好的机种用户要购买计算机，应选择国际上或国内优秀系列机及其兼容机为宜。国际上计算机型号很多，但有名的系列不多，应选如IBM、AST、DEC、AT
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