中国标准行政公文

　　片断：（二）领导指导作用行政公文是传达政令的工具。各级行政机关通过制发各种公文，传达国家的方针政策，贯彻领导意图，有针对性地解决实际工作问题，因而具有领导作用。有些领导机关下发的公文，或比较灵活地提出“供各地参照”、“可参考执行”等，或对下级机关的业务、事务进行具体指导，则具有指导作用。后记：后记本书的梓行面世融入了领导、师长和朋友的心血，它是众慧共发的产物。编写一本标准行政公文读本，是于成鲲老师促成的。于老师作为中国内地、港澳台通用应用文丛书编委会主要负责人之一，不但在上海、香港成功地组织并主持了两次高层次学术研讨会，而且为奖掖后学，将编写《中国标准行政公文》一书的任务交给了我。1996年，于老师在香港讲学期间，多次给我来信，对本书框架作了总体设计。12月我到香港参加会议时，又耳提面命，对本书内容进行详细询问和具体指导，比如每章一节《说明》文字，就是于老师在香港替我敲定的。我由于教学任务、行政杂务和家务缠身，书稿写作断断续续，进展缓慢，每欲中辍，于老师总是热情鼓励，使我增添了信心，坚持下来。1997年4月中旬，书稿初成，于老师又亲自出面邀请国内公文学方面有关专家，会同复旦大学出版社同志，在杭州新新饭店对本书进行仔细审稿。可以这样说，没有于老师自始至终的厚爱、鼓励和指导，本书是不可能与读者见面的。本书在撰写和审稿期间，得到了著名化学家、杭州大学校长郑小明教授，浙江省委办公厅主任俞文华同志和副主任叶明同志，杭州大学中文系系主任肖瑞峰教授以及我的好友、温州瓯海区工商银行连振泉同志的关心、支持和有力帮助，在此特致诚挚的谢忱。我还要衷心感谢为本书审稿的领导和专家，感谢为本书作序的李欣老和李昌远同志，感谢复旦大学出版社的领导和责任编辑杜荣根先生。本书名为《中国标准行政公文》，这“标准”二字仅仅是相对而言，只是想说明本书是严格按国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理办法》的有关规定撰写，取比较规范之意而已。限于时间的匆促和学识的浅疏，书中定会有错讹之处，特别是少数例文尚欠“标准”，自己都不够满意，对此我感到不胜愧惶，只有祈请专家和同行师友的批评、指正。作者1997年7月于杭州大学中文系本书前言序言（一）努力提高我国行政公文质量李欣为适应中国内地与香港、澳门、台湾往来和交流日益频繁的形势需要，进一步提高我国行政公文的撰写质量与处理效率，由“中国内地、港、澳、台通用应用文丛书”编委会委托李孝华先生编写的《中国标准行政公文》一书，即将付梓出版。时值1997年7月1日香港回归祖国之际，举国共贺，普天同庆，本书出版更加一层喜迎气氛，为此，我感到由衷的欣慰并表示热烈祝贺。香港、澳门和台湾，都是我们伟大祖国的一部分。由于各自社会制度不同，又各自处在不同地区，因而行政公文与祖国内地有很多不同之处；即使港、澳、台之间，也有不小差异。本书的编写出版，对相互交流情况、取长补短、逐渐贴近将起很好的作用。中国行政公文有它特定的功能、特点和行文条件。它们构成了撰发公文的规矩。人们行文、撰写公文都必须遵循它的规矩，按规矩办事。俗话说：没有规矩不成方圆。行文要遵守行文规矩，否则就会失去文效，乃至乱了套，导致行文全盘失败。中国行政公文的功能，不外乎行令、明法、宣意、传情、为证、纪实。说得清楚一点，就是传载领导、管理集团的决策，载明法规条令，宣传行文者的主张、意见，为决策和实施决策传递信息，为管理者办事提供凭证，记录公务活动的历史等。可见，它为领导者、管理者、社会活动者的统治、管理和交流活动——治国理政充当有力的工具。行文者都想使其公文体现上述功能的一项或几项，都期望自己的行文达到预期目的。可是要收到预期效果必须具备一定的条件：一是行文单位必须被赋予相应的权力，而且行文内容必须限在其权力所及范围之内，否则没有人会理会他的行文意图。受文者会说：“他管不着我们”，“我们的事与他无关”。二是行文单位必须严肃认真，对自己的行文内容负责，不是随意说话，不是言而无信，否则也不会有人理会他的意图。受文者会说：“他们说话不算数，不理他们”。三是行文必须符合行文规范，否则，受文者会说：“这哪里是文件”。四是行文内容必须意精事确、切实可行。否则，即使写得天花乱坠，也难收行文之效，受文者会说：“脱离实际，满纸荒唐”。这些都是行文收效的必须条件，也是它的规律。有些人以为行文万能，以为发一纸公文就能解决存在的一切实际矛盾，动辄说：“发个文件，规定几条”！岂不知，文件是发了，因为不具备上述条件，徒是一张废纸而已。中国行政公文还有自己的特点。这就是：事主，即必须忠实于制发者的意图，为他的利益服务；定向，即在制发时先定下是对谁而发，多数是一对一，少部分是一对众多家，例如通发文件，但也有范围限定；直书，即秉笔直言，注重准确、明白、流畅，使读者一看就懂，不可拐弯抹角，吊悬念，搞曲折，把读者引向渺茫；有式，即有格式约束，如有上行文、下行文、平行文之分，有报告、请示、通知、指示等文种的区别，还有这个那个很多附加要求。这些不同于其他文章的特点，要求撰制者一一遵守，如有差错，轻者闹出笑话，重者可能铸成工作失误。中国行政公文的以上这些功能、条件和特点等等，是公文撰发者必须明了、遵守的规矩。历史已经证明，要提高公文制发水平，进行优质高效的行政管理，都应遵循这些规矩。中国现行行政公文的写作与处理，除台湾、香港、澳门地区或另有规定，或有实际运作外，在近年，是以1994年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》作为规范和准绳。因为《公文处理办法》是迄今为止我国行政公文历史上最新、最完整、最全面的法规。它的实施，昭示着我国行政公文处理工作步入了法制化轨道，昭示着我国行政公文处理的规范化、制度化和科学化，并为办公自动化提供了基础。它实施以来，我国行政公文的撰制质量和处理效率有了明显的提高，这是有目共睹的事实。但是，在肯定已有成绩的同时，在行政公文具体撰制和处理中，我们还应看到存在着的不尽如人意的地方，如文理和体式不断改善又不断出现毛病，行文不够规范，内容平庸无力，乃至套话、大话、空话连篇，文字错讹，逻辑混乱，文种混用误用等现象是常见的毛病。此外，就是公文仍嫌量多、篇长，多到成山、成灾；长到令人望而生畏。这些通病，说明我们的公文状况并不是各方面都好。公文内容的优与劣，公文篇幅的长与短，公文数量的多与少，是我国历史上公文改革也是现代公文改革的主题。一切公文工作者、秘书人员都应把握这个主题，把公文行文和撰写工作做好，共同努力，把公文质量全面搞上去。李孝华先生撰写《中国标准行政公文》，就是在这方面所做的一件很有意义的工作。无论对于内地、港澳台广大民众了解、学习和使用行政公文，还是对于提高秘书人员和公务员的公文写作水平，都不无裨益。纵观《中国标准行政公文》，我认为至少有三点值得肯定：一是规范。全书严格按照《公文处理办法》有关标准和规定撰写。第一章行政公文概述，是对《公文处理办法》中“总则”、“行文规则”部分的内容衍化；第二章至十三章，紧紧扣住13种文种的写作要领，展开具体阐述；第十五章是对公文办理的程序、内容和方法的系统说明，建构了一种与《公文处理办法》趋同的较为严密的理论框架和实践体系。避免了某些公文写作教材追新求异，自行其是，另搞一套，带着较强随意性和“游击”习气的弊病。二是简明和实用。由于作者已经考虑到本书主要是供内地城乡和港澳台民众学习使用的，所以在揭示行政公文的个性特征和基本规律的同时，力求简洁明了，通俗易懂。在对具体文种的概念、特点、分类、格式规范和写作注意事项进行表述时，不仅深入浅出，要言不烦，而且配以规范的例文并加以评析，给读者以切实指导，显现出实用性、可操作性强的特色。三是有一定理论深度。本书虽为通用读本，却不乏独到的理论探索。尤其是每一章内一节“说明”文字，对文种嬗变状况进行梳理，对写作的关节问题进行强调，从而加深读者对每一文种的认识和理解，也给全书增添了新意和生气，这些都是值得赞赏的。这里有一点需要说明：由于作者力求本书简明、易读、易行，也由于作者是沿着《公文处理办法》的脉络著述，本书不可能就中国行政公文作更全面、详尽的论述。虽在第14章对部分常用行政公文作了简介，但重点还在《公文处理办法》规定的13种文种方面。对此，读者可以融会贯通，推及方方面面加以理解。总之，本书规范、简明、实用又不失理论深度，说明李孝华先生花费了不少心血与努力，这是值得赞扬和尊敬的。我和李孝华先生曾在1495年新疆的一次学术研讨会上见过一面，这次应中国内地、港澳台丛书正副主编裴显生、于成鲲教授和李孝华副教授之邀，赴杭州审稿，心情自然高兴，特写这篇短文，把本书推荐给读者。我相信，本书将会受到内地、港澳台广大秘书工作者和公务员的欢迎，并对中国公文写作学的建设作出积极的贡献。一九九七年五月十五日于北京

暂缺《中国标准行政公文》作者简介