为了使读者有效地利用本《指南》，帮助利用者查阅使用本馆档案资料，现将编写本书中的几个问题说明如下：1. 由于部分档案材料数量、完整程度的限制以及有关国家机密等原因，按照国家规定，本《指南》不对馆藏全宗名册中的每一全宗档案内容逐一进行具体介绍。2. 由于历史原因，本《指南》馆藏介绍的部分档案全宗，在时间上跨有几个时期，并没有按政权性质分开。如“天津商会”档案全宗，就跨有清代、前民国、日伪及后民国四个历史时期。因此，本书在档案全宗介绍的时期划分上，对每个全宗采取了以多数档案的时期为主的分类方法。还有曹勃档案全宗，属清代档案，但档案卷数不多，没有单独划分清代档案时期。3. 档案全宗介绍分为两种形式：对于一般内容丰富的档案全宗（包括汇集全宗），均进行逐个介绍；对于同类或者性质、职能相近的机构档案全宗，采取了组合介绍的方法。每一全宗介绍的文字，主要由“机构概况”和“档案情况及内容介绍”两部分构成。档案内容一般按问题进行分类介绍。另外，由于每一全宗均编有簿式案卷目录，绝大部分全宗编有卡片式目录，为减少赘言，除对编有多种检索工具的全宗，在简介文字中加以特殊说明外，一般全宗均未提及检索工具情况。4. 馆藏档案全宗号由汉语拼音字头和阿拉伯数字两部分组成。汉语拼音字头分为3种：以“x”为字头者，指建国后“现行档案”；以“J”为字头者，指建国前“旧政权档案”；以“w”为字头者，指“外文档案”。 5. 关于历史纪年的使用，建国后采用公元纪年，建国前先写朝代年号或民国纪年（数字用汉字数码），其后在括号内注明相应的公元纪年。6. 书中对各类机关、团体、企事业单位在首次出现时均使用全称，再次出现时使用简称。对于1937年七七事变至1945年日本统治期间天津日伪各机构的名称，除在类名标题上冠以“日伪”字样外，正文中一般加以省略。另外，对畫后约定俗成社会公认的专用语及历次政治运动简称，均未加引号。
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