随着科技的进步，昔日的主要通信手段——贸易书信已受到了多方面的挑战。首先是电话、传真、电子邮件的广泛使用；其次是交通工具的发达，国与国之间往往只需几小时飞行，不少商人为了磋商重要问题，宁可亲自前往，当场解决问题，以节省时间；再者是一些大的国际机构在国外建立跨国公司，这样做生意就更直接、更及时了。尽管如此，贸易书信仍然是外贸业务的基本组成部分。在某种意义上说，它在交易中起着更为重要的作用，是电话、电报、电传、传真、电子邮件等所无法取代的。事实上，电话、电报、电子邮件的联络往往仍须通过书信来确认。那么，什么是贸易书信呢？贸易书信是一种书面信息，写信人试图通过它来影响收信人，使之采取某一行动或态度，以达到预期的目的。也就是说，写信人应力求让收信人同意信中的信息。不论这一目标是看得见的，如推销书信，还是看不见的，如友好书信，这种努力皆应成为书信的一部分，这是检验一封书信成功与否的重要标志。一封成功的推销信能使收信人认为值得为某产品或服务掏钱；一封理想的催款信能使债务人相信支付货款方为上策；一封有说服力的求职信能使未来的雇主认同求职者是该项工作最合适的人选。
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