办公文秘专业技能培训教程

第1章 概述 1
1.1 秘书及秘书工作 1
1. 什么是秘书？ 1
2. 什么是秘书工作？ 1
3. 什么是秘书工作的指导思想？ 2
1.2 文秘职书素质要求 3
1. 什么是秘书工作的原则？ 3
2. 怎样做一名出色的秘书？ 3
第2章 电脑桌面操作技能 5
2.1 Windows基本要素及使用方法 5
1. 桌面的组成如何？ 5
2. 怎样调整任务栏？ 6
3. 怎样设置任务栏的属性？ 8
4. 怎样使用开始按钮？ 9
5. 怎样使用鼠标？ 10
6. 怎样设置鼠标左右键功能？ 11
7. 怎样设置快捷方式？ 12
2.2 管理桌面的方法 14
1. 怎样设置屏幕背景？ 14
2. 怎样设置屏幕保护程序？ 15
3. 怎样设置屏幕保护口令？ 16
4. 怎样设置时间？ 17
5. 怎样设置输入法？ 18
6. 怎样设置屏幕的分辨率？ 18
7. 怎样清理回收站？ 19
2.3 管理文件的方法 20
1. 怎样启动“资源管理器”？ 20
2. “资源管理器”窗口的组成如何？ 20
3. 怎样改变窗口的大小？ 23
4. 怎样设置窗口外观？ 23
5. 怎样排列图标？ 24
6. 怎样创建新的文件夹？ 25
7. 怎样选定单个文件夹或文件？ 25
8. 怎样选定连续的文件夹或文件？ 25
9. 怎样选定不连续的文件夹或文件？ 26
10. 怎样选定全部文件夹或文件？ 26
11. 怎样为文件夹或文件重命名？ 27
12. 怎样复制文件夹或文件？ 27
13. 怎样移动文件夹或文件？ 27
14. 怎样设置文件夹共享？ 28
15. 怎样删除文件或文件夹？ 28
16. 怎样设置文件或文件夹隐藏？ 29
17. 怎样显示隐藏的文件或文件夹？ 29
18. 怎样格式化软盘？ 30
19. 怎样复制软盘？ 31
第3章 五笔字型输入法打字技能 33
3.1 键盘的使用方法 33
1. 键盘是怎样分类的？ 33
2. 键盘上的键位是怎样布局的？ 35
3. 键盘的指法是怎样分工的？ 36
4. 怎样正确操作键盘？ 39
3.2 五笔字型编码基础 40
1. 什么是汉字的笔画与字型结构？ 40
2. 汉字字根间的结构关系是怎样的？ 41
3.3 字根的输入方法 42
1. 五笔键盘是怎样分区的？ 42
2. 五笔键盘区位号是怎样确定的？ 42
3. 什么是键名字根？ 42
4. 怎样快速记忆字根？ 43
3.4 汉字的拆分及输入方法 45
1. 拆分汉字的基本规则是什么？ 45
2. 常见部首的拆分方法是什么？ 46
3. 什么是五笔的编码规则？ 46
4. 什么是字根码与识别码？ 47
5. 成字字根的输入方法是什么？ 48
6. 怎样用一级简码输入汉字？ 48
7. 怎样用二级简码输入汉字？ 50
8. 怎样用三级简码输入汉字？ 51
9. 怎样输入双字词组？ 51
10. 怎样输入三字词组？ 52
11. 怎样输入四字词组？ 52
12. 怎样输入多字词组？ 52
13. 怎样使用Z键输入汉字？ 52
14. 什么是重码与容错？ 52
第4章 五笔数码输入法打字技能 54
4.1 五笔数码输入法的由来 54
1. 什么是五笔数码输入法？ 54
2. 五笔数码输入法的功能特点有哪些？
54
3. 使用五笔数码输入法需要什么条件？
55
4.2 王码鼠标的安装和使用方法 55
1. 什么是王码鼠标？ 55
2. 王码鼠标的结构形式是怎样的？ 55
3. 王码鼠标硬件连接如何操作？ 56
4. 王码鼠标的功能有哪些？ 57
5. 怎样安装王码鼠标的驱动程序？ 58
6. 怎样修改王码鼠标的输入法？ 62
7. 怎样卸载王码鼠标？ 63
4.3 五笔数码输入方法 64
1. 汉字笔画与数字是怎样对应的？ 64
2. 怎样输入汉字？ 68
3. 怎样输入标点符号？ 72
4. 怎样输入英文字母？ 73
5. 怎样进行数值转换？ 74
6. 怎样进行动态造词？ 74
7. 怎样删除词库中不再需要的词汇？ 75
8. 常用的3种级别简码有哪些？ 75
9. 常见的容错码有哪些？ 77
第5章 Word应用技能 78
5.1 Word的启动方法 78
1. 启动Word的常见方法有哪些？ 78
2. 启动Word的高级方法有哪些？ 78
5.2 Word窗口的结构形式 79
1. Word窗口的结构形式是怎样的？ 79
2. 标题栏的作用有哪些？ 80
3. 菜单栏的作用有哪些？ 80
4. 工具栏的作用有哪些？ 81
5. 标尺的作用有哪些？ 82
6. 编辑区的作用有哪些？ 82
7. 滚动条的作用有哪些？ 82
8. 状态栏的作用有哪些？ 82
5.3 Word 文档的创建方法 83
1. 怎样创建文档？ 83
2. 怎样打开文档？ 85
3. 怎样输入中英文？ 86
4. 怎样删除文字？ 87
5. 怎样插入特殊格式数字？ 87
6. 怎样输入特殊符号？ 88
7. 怎样输入日期与时间？ 89
8. 怎样输入文本框？ 90
9. 怎样调整文本框？ 90
10. 怎样删除文本框？ 92
11. 怎样设置文字方向？ 92
12. 怎样插入剪贴画？ 92
13. 怎样插入第3方图片？ 93
14. 怎样操作图形？ 94
15. 怎样缩放图片？ 99
16. 怎样绘制图形？ 100
17. 怎样设置图形的叠放层次？ 102
18. 怎样设置图形的旋转和翻转？ 103
19. 怎样插入艺术字体？ 104
20. 怎样添加艺术效果？ 105
21. 怎样保存文档？ 108
5.4 Word文档的排版与打印方法 111
1. 怎样设置字体与字号？ 111
2. 怎样设置字形？ 113
3. 怎样改变字符颜色？ 114
4. 怎样设置段落对齐方式？ 115
5. 怎样设置段落缩进？ 116
6. 怎样设置页边距？ 120
7. 怎样设置纸张大小？ 121
8. 怎样设置分页符？ 121
9. 怎样创建页眉和页脚？ 122
10. 怎样创建不同的页眉和页脚？ 123
11. 怎样创建首页和奇/偶不同的页眉
和页脚？ 124
12. 怎样编辑页眉和页脚？ 125
13. 怎样删除页眉和页脚？ 125
14. 怎样插入页码？ 125
15. 怎样删除页码？ 126
16. 怎样格式化页码？ 126
17. 怎样打印文档？ 127
5.5 Word表格的创建方法 129
1. 什么是“表格和边框”工具栏？ 129
2. 怎样创建表格？ 130
3. 怎样调整表格的行高？ 132
4. 怎样调整表格的列宽？ 133
5. 怎样插入或删除表格的行或列？ 133
6. 怎样插入或删除单元格？ 134
7. 怎样拆分与合并单元格？ 134
8. 怎样移动和复制单元格？ 135
9. 怎样设置文字的对齐方式？ 135
10. 怎样改变表格的边框线？ 136
11. 怎样添加表格的底纹？ 137
12. 怎样自动套用格式？ 138
第6章 Excel应用技能 140
6.1 Excel的启动方法 140
1. 怎样用快捷方式启动Excel？ 140
2. 怎样用开始菜单方式启动Excel？ 142
3. 怎样用直接方式启动Excel？ 142
6.2 Excel窗口的结构形式 142
1. Excel窗口的结构形式是怎样的？ 142
2. 标题栏的作用有哪些？ 143
3. 菜单栏的作用有哪些？ 143
4. 工具栏的作用有哪些？ 144
5. 编辑栏的作用有哪些？ 147
6. 工作区的作用有哪些？ 147
6.3 创建工作簿与操作工作表的方法 148
1. 怎样直接创建工作簿？ 148
2. 怎样根据模板创建工作簿？ 148
3. 怎样保存文件？ 149
4. 怎样将工作簿保存为副本？ 149
5. 怎样将工作簿保存为网页文件？ 149
6. 怎样切换工作表？ 150
7. 怎样选定工作表？ 151
8. 怎样插入工作表？ 151
9. 怎样复制工作表？ 152
10. 怎样移动工作表？ 152
11. 怎样拆分工作表？ 152
12. 怎样输入文本？ 153
13. 怎样输入数字？ 154
14. 怎样输入自动递增数字？ 154
15. 怎样输入自动递减数字？ 155
16. 怎样输入带货币符号的数字？ 156
17. 怎样为已有的数字添加货币符号？
156
18. 怎样自动求和？ 157
19. 怎样求平均值？ 158
20. 怎样输入日期与时间？ 160
21. 怎样实现单关键字排序？ 160
22. 怎样实现多关键字排序？ 162
23. 怎样实现汉字排序？ 164
24. 怎样按行排序？ 165
25. 怎样按列排序？ 166
26. 怎样自动筛选？ 166
27. 怎样筛选到别处？ 169
6.4 工作表的编辑方法 172
1. 怎样选定行？ 172
2. 怎样选定列？ 173
3. 怎样选定整个工作表？ 174
4. 怎样插入行？ 175
5. 怎样插入列？ 175
6. 怎样插入单元格？ 175
7. 怎样插入工作表？ 176
8. 怎样删除行？ 177
9. 怎样删除列？ 177
10. 怎样删除单元格？ 177
11. 怎样删除工作表？ 178
12. 怎样调整行高？ 179
13. 怎样调整列宽？ 181
14. 怎样设置边框？ 181
15. 怎样设置背景和图案？ 182
16. 怎样打印文档？ 183
6.5 文字的编辑方法 184
1. 怎样复制？ 184
2. 怎样剪切？ 184
3. 怎样粘贴？ 185
4. 怎样删除内容？ 186
5. 怎样删除格式？ 186
6. 怎样全部删除？ 187
7. 怎样查找与替换？ 188
8. 怎样选择对齐方式？ 190
9. 怎样设置文字方向？ 193
10. 怎样进行列转换？ 194
6.6 图表的制作方法 196
1. 怎样创建图表？ 196
2. 怎样移动图表的位置？ 199
3. 怎样改变图表的大小？ 200
4. 怎样向图表添加数据？ 201
5. 怎样修饰图表？ 202
第7章 PowerPoint应用技能 204
7.1 PowerPoint启动与退出方法 204
1. 怎样启动PowerPoint？ 204
2. 怎样退出PowerPoint？ 205
7.2 PowerPoint窗口的结构形式 205
1. PowerPoint窗口如何组成？ 205
2. PowerPoint功能区如何组成？ 205
3. 标题栏有何作用？ 206
4. 菜单栏有何作用？ 206
5. 常用工具栏有何作用？ 207
6. 格式工具栏有何作用？ 208
7. 绘图工具栏有何作用？ 209
8. 工作区如何组成？ 210
9. 滚动条有何作用？ 211
10. 状态栏有何作用？ 212
7.3 建立PowerPoint演示文稿的方法 212
1. 怎样利用“设计模板”建立演示文稿？
212
2. 怎样利用“提示向导”建立演示文稿？
214
3. 怎样利用“空演示文稿”建立演示
文稿？ 217
7.4 编辑演示文稿的方法 219
1. 怎样输入和编辑文字？ 219
2. 怎样设置字符格式？ 219
3. 怎样复制和移动文本？ 220
4. 怎样使用项目符号？ 221
5. 怎样插入剪贴画？ 223
6. 怎样插入来自文件的图片？ 224
7. 怎样改变图片的大小？ 226
8. 怎样改变图片的位置？ 229
9. 怎样裁剪图片？ 229
10. 怎样为图片添加边框？ 230
11. 怎样利用模板建立图表幻灯片？ 231
12. 怎样向已有的幻灯片中插入图表？ 231
13. 怎样编辑图表？ 232
14. 怎样向已有的幻灯片中插入表格？
235
15. 怎样修改表格？ 236
16. 怎样设置表格边框？ 239
17. 怎样设置表格颜色？ 240
18. 怎样插入组织结构图？ 241
19. 怎样编辑组织结构图？ 241
20. 怎样插入声音或影片？ 242
7.5 设置幻灯片放映效果 245
1. 怎样切换幻灯片？ 245
2. 怎样为幻灯片添加动画效果？ 246
3. 怎样设置自定义放映？ 247
4. 怎样设置放映时间？ 248
7.6 设置幻灯片放映方式 250
1. 怎样设置幻灯片的放映范围？ 250
2. 怎样控制幻灯片的放映方式？ 250
3. 怎样打包演示文稿？ 251
第8章 网络应用技能 254
8.1 局域网的使用方法 254
1. 什么是局域网？ 254
2. 局域网的主要特点是什么？ 254
3. 局域网的主要用途有哪些？ 254
4. 怎样共享局域网上的资源？ 255
8.2 普通Modem接入Internet的方法 257
1. 什么是普通Modem？ 257
2. 怎样安装Modem设备？ 257
3. 怎样安装Modem驱动程序？ 258
4. 怎样创建连接？ 259
5. 怎样拨号进入Internet 261
8.3 ADSL宽带接入Internet的方法 263
1. 什么是ADSL？ 263
2. 怎样申请安装ADSL？ 263
3. 安装ADSL需要什么设备？ 264
4. 怎样安装ADSL设备？ 264
5. 怎样安装ADSL软件？ 264
6. 怎样安装网卡？ 265
8.4 互联网的使用方法 270
1. 怎样申请免费邮箱？ 270
2. 怎样书写和发送电子邮件？ 271
3. 怎样在网上搜索资料？ 272
4. 怎样从网上下载资料？ 274
5. 怎样收藏网站？ 276
6. 怎样设置默认的网页？ 276
7. 怎样正确使用QQ？ 277
第9章 办公软件及设备应用技能 280
9.1 常用办公软件的安装方法 280
1. 怎样安装Windows 98 SE 280
2. 怎样安装Office 2000 289
3. 怎样下载与安装WinZip 293
4. 怎样用WinZip解压缩文件？ 296
9.2 传真机的购买与使用方法 300
1. 传真机如何分类？ 300
2. 怎样购买传真机？ 301
3. 怎样安装传真机？ 302
4. 怎样使用传真机？ 303
9.3 扫描仪的购买与使用方法 303
1. 扫描仪如何分类？ 303
2. 怎样购买扫描仪？ 304
3. 怎样安装扫描仪？ 306
4. 怎样使用扫描仪？ 306
9.4 打印机的购买与使用方法 309
1. 针式打印机如何分类？ 309
2. 怎样购买针式打印机？ 309
3. 激光打印机如何分类？ 309
4. 怎样购买激光打印机？ 310
5. 喷墨打印机如何分类 312
6. 怎样购买喷墨打印机？ 313
7. 怎样安装打印机？ 314
8. 怎样使用针式打印机？ 318
9. 怎样使用激光打印机？ 320
10. 怎样使用喷墨打印机？ 322
9.5 复印机的购买与使用方法 324
1. 复印机如何分类？ 324
2. 怎样购买复印机？ 324
3. 怎样使用复印机？ 325
4. 怎样保养复印机？ 326
9.6 数码照相机的购买与使用方法 326
1. 数码照相机如何分类？ 326
2. 怎样购买数码照相机？ 327
3. 怎样使用数码照相机？ 329
4. 怎样保养数码照相机？ 330
第10章 公文及常用文书写作技能 331
10.1 基本知识 331
1. 什么是公文？ 331
2. 公文的种类有多少？ 331
3. 行文规则是怎样确定的？ 331
10.2 事务性公文的写法 333
1. 怎样写设想？ 333
2. 怎样写规划？ 335
3. 怎样写计划？ 336
4. 怎样写要点？ 339
5. 怎样写安排？ 340
6. 怎样写总结？ 342
7. 怎样写述职报告？ 344
8. 怎样写讲话稿？ 346
9. 怎样写开幕词？ 350
10. 怎样写闭幕词？ 351
11. 怎样写调查报告？ 353
10.3 行政性公文的写法 355
1. 怎样写通知？ 355
2. 怎样写通告？ 357
3. 怎样写通报？ 358
4. 怎样写报告？ 360
5. 怎样写请示？ 363
6. 怎样写批示？ 365
7. 怎样写批复？ 366
8. 怎样写决议？ 368
9. 怎样写决定？ 369
10. 怎样写公告？ 370
11. 怎样写会议纪要？ 372
12. 怎样写函？ 375
10.4 法律性公文的写法 376
1. 怎样写制度？ 376
2. 怎样写规则？ 378
3. 怎样写规定？ 379
4. 怎样写守则？ 382
5. 怎样写办法？ 382
6. 怎样写细则？ 383
10.5 专用书信的写法 385
1. 怎样写证明信？ 385
2. 怎样写表扬信？ 386
3. 怎样写感谢信？ 386
4. 怎样写慰问信？ 387
5. 怎样写申请书？ 387
10.6 其他公文的写法 388
1. 怎样写祝词？ 388
2. 怎样写声明？ 390
3. 怎样写讣告？ 391
4. 怎样写悼词？ 391
【附录一】中国共产党机关公文处理条例 394
【附录二】国家行政机关公文处理办法 400
【附录三】国家机关公文格式 406
l 主题内容与适应范围 406
2 引用标准 406
3 公文用纸幅面尺寸与图文区尺寸 406
4 公文图文区的划分 407
5 数据项目区域及数据项目表达规则 407
6 排版形式与字体字号的选用 410
7 标点符号的使用 410
【附录四】常用网址 411
一. 中国中央政府机构常用网址 411
二. 中国地方政府机构常用网址 412
三. 热门网站 422
参考文献 424