本书消化吸收并发展了西方的一些沟通理念，尽管在不同的方面有所发展的程度互不相同。本书作者没有引用或是照搬，而是通过阅读和研究揣摩，将西方的概念与我们本土的实际加以结合。作者的某些颇具独创性的想法和方法，将在后面的例句讨论中详细阐述。一封商务信函由五个要素组成：信息或“内容”、组织结构、语言、非文本信息（数词写法和标点符号等）、以及格式体例。本书以这五个要素在信函写作中的综合运用为重点，大量采用源于实际工作中的商务沟通实践活动。写一封信很容易，但要写好一封商务信函并传达有效的信息却并非易事。本书并没有在每一章节和每封例信里都在阐述这个道理，但在例信的选取和改编方面的确是在一再体现这种理念。希望课文的解释部分和句子分析，能够帮助学生间接地“体验”商务人士每天置身其中的工作环境。本书力图在信息内容和语言表达两个方面争取达到某种平衡。作者借鉴了西方一些有关沟通的理念，同时舍弃了适用于国外的具体内容，代之以中国本土内容。本书在尽量代为表达中国企业需要传达的信息内容的同时，又剔除了充斥于国内同类教材的计划经济体制下的过时内容，例如假定中国出口商在任何情况下都是最后的赢家。这门课程、这本教材及其组织结构三位一体。
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