涉外秘书实务（修订本）

第一章 办公室管理1
第一节 办公室的种类1
一、 办公室的布局1
二、 涉外秘书的办公室4
第二节办公室的布置7
一、 涉外秘书办公桌的选择7
二、 办公室的管理9
第三节办公室的美化11
一、 办公室环境的科学标准11
二、 办公室环境的美化15

第二章 接打电话的艺术17
第一节 接打电话的要领17
一、 礼貌17
二、 准确20
三、 高效21
第二节处理打给上司的电话22
一、 挡驾22
二、 上司正在开会、外出时的电话23
三、 其他注意事项23
第三节用英语接打电话24
一、 接答电话25
二、 上司不在或为上司挡驾的电话27
三、 电话记录和留言29
四、 国际电话32

第三章 处理邮件36
第一节 收到邮件的处理37
一、 收受邮件37
二、 邮件的初步分类37
三、 拆阅邮件38
四、 邮件登记40
五、 邮件的分发41
第二节发出邮件的处理45
一、 打印信封45
二、 装封前的检查47
三、 信件的装封48
第三节电子邮件的处理49
一、 流行的新通信方式49
二、 电子邮件的处理50
三、 编写电子邮件的要领51
四、 传真收发的操作53

第四章印章管理56
第一节印章的作用和种类、式样56
一、 印章的作用56
二、 印章的种类57
三、 印章的式样58
第二节印章的产生和使用60
一、 印章的刻制、颁发和启用60
二、 印章的保管62
三、 印章的使用63
四、 用印注意事项66
第三节印章的停用、销毁和介绍信管理68
一、 印章的停用和销毁68
二、 介绍信管理69
三、 如何鉴别假印章72

第五章上司工作日程安排74
第一节编制工作计划表74
一、 工作计划表的种类及编制74
二、 编制日程表和周工作计划表76
三、 编制月度和年度工作计划表81
四、 办公辅助手段的运用82
第二节安排约见84
一、 约见的分类84
二、 约见的轻重缓急安排85
三、 不宜安排约见的时间86
四、 安排约见注意事项86
五、 取消约见87
第三节安排涉外约见举例88
一、 安排与上司的约见88
二、 安排下属经理间的约见91
三、 改变约见92

第六章上司商务旅行安排96
第一节制订商务旅行计划96
一、 商务旅行计划的主要内容96
二、 制订商务旅行日程表97
第二节预订、预购机票、车票102
一、 预订机票102
二、 秘书如何预订机票103
三、 预订火车票或汽车票109
第三节预订宾馆112
一、 预订宾馆的途径112
二、 如何用电话订房113
三、 如何写信订房119
第四节商务旅行其他事宜办理121
一、 准备物品121
二、 秘书在国外商务旅行中的随从事务122
三、 上司出差期间秘书的工作126
四、 上司归来后秘书的工作127
五、 寄函致谢127

第七章接待来宾128
第一节接待要领128
一、 热情有礼128
二、 交换名片的礼节129
三、 来客登记132
四、 善于记住来客姓名133
第二节接待有约而来者134
一、 招呼来客134
二、 引导139
三、 注意事项141
第三节接待无约而来者142
一、 分流142
二、 婉言拒绝149
三、 会客中又来新客152
四、 帮助上司中止会客153
五、 接待投诉者154
第四节接待重要宾客157
一、 确定规格、制订接待方案157
二、 迎接159
三、 陪车160
四、 注意事项162
五、 送别事宜162

第八章社交活动及礼仪164
第一节协助上司处理社交事宜164
一、 邀请与答复164
二、 涉外邀请与答复方式166
三、 赠礼及祝贺170
四、 捐赠和赞助176
五、 舞会177
六、 陪同观赏178
第二节主持节目179
一、 节目主持人的形象179
二、 节目主持人的语言180
三、 节目主持人的应变能力182
第三节操办宴请活动182
一、 宴请种类183
二、 宴会的筹办184
三、 桌次的排法185
四、 席次的排法189
五、 宴请程序192
六、 出席宴请礼节193

第九章会议服务(上)195
第一节会议的种类和作用195
一、 内部会议196
二、 外部会议198
三、 电化会议200
四、 会议的作用201
第二节会前秘书工作202
一、 拟制会议计划202
二、 准备文件资料213
第三节发送会议通知214
一、 会议通知214
二、 外资企业中常见的会议通知格式215
三、 合资企业、涉外单位会议通知格式220
四、 会见或会谈的商定、通知223

第十章会议服务(下)225
第一节会场布置225
一、 小型会议的会场布置225
二、 会见或会谈的会场布置229
三、 中大型会议会场布置231
第二节会间服务234
一、 迎接客人234
二、 编发名册236
三、 会场签到237
四、 组织合影238
五、 生活服务238
六、 秘书主持会议239
第三节会间秘书的文字工作241
一、 会议记录241
二、 秘书如何作会议记录244
三、 编写会议简报248
第四节会后服务250
一、 撰写会议纪要250
二、 清理文件254
三、 结算会议经费254
四、 送别与会者255
五、 总结和报道255

第十一章文件处理和档案管理257
第一节三资企业文书档案工作概述257
一、 文书、公文、文件的含义和区别257
二、 三资企业文件处理工作的内容259
三、 三资企业文件的主要范围259
第二节涉外机构文件处理程序261
一、 收文处理程序261
二、 发文处理的具体操作267
第三节三资企业的档案管理270
一、 三资企业档案管理概说271
二、 档案的收集与归档272
三、 归档文件的整理程序275
四、 档案分类排序方法277
五、 三资企业档案的管理与利用280
第四节电子文件管理281
一、 电子文件和归档电子文件282
二、 电子文件管理的标准与规范285
三、 电子文件的归档与保管286
四、 归档电子文件的利用与销毁290

第十二章办理出入境事宜291
第一节出国手续291
一、 递呈出国申请书291
二、 办理护照293
三、 申请签证300
四、 办理黄皮书311
五、 办理出境登记卡313
第二节出国准备事宜315
一、 订购机票315
二、 了解航空交通知识317
三、 其他准备事宜318
第三节办理出境检查319
一、 边防检查319
二、 海关检查319
三、 安全检查320
四、 检疫321
五、 办理登机手续321

第十三章协助上司谈判323
第一节谈判概述323
一、 谈判的定义和组成要素324
二、 谈判的基本原则326
三、 谈判的模式327
四、 谈判的程序327
第二节谈判谋略332
一、 善于倾听和问答332
二、 常用的谈判谋略335
第三节谈判过程中的秘书工作337
一、 收集信息、提供资料337
二、 参与拟定谈判计划339
三、 会务准备342
四、 谈判会场的布置343
第四节谈判开始后的秘书工作344
一、 记录和翻译344
二、 拟写备忘录和协议书345
三、 操办签字仪式347

第十四章信息工作350
第一节信息的特性和种类350
一、 信息的含义350
二、 信息的特性351
三、 信息的种类353
第二节涉外秘书信息工作355
一、 涉外秘书信息工作的含义356
二、 涉外秘书信息工作的主要作用356
三、 涉外秘书信息工作的基本要求359
第三节信息处理程序361
一、 信息的收集361
二、 信息的甄别和整理364
三、 信息的深度加工366
四、 信息的传输和存储367
第四节网站的信息管理368
一、 网站信息管理概说369
二、 网站信息管理的要点371
三、 网站信息的双向沟通373

第十五章调查研究375
第一节调查研究概说375
一、 调查研究的含义375
二、 调查研究的分类376
三、 调查研究的程序379
第二节涉外秘书和调查研究382
一、 多种情况下的调查研究382
二、 涉外秘书调查研究工作的意义383
三、 涉外秘书调研的特点385
第三节调查方法387
一、 观察法387
二、 访谈法388
三、 会议法389
四、 问卷法391
五、 文献法394
六、 网络法395
第四节研究方法396
一、 逻辑推理方法396
二、 比较和分类397
三、 分析和综合398
四、 系统研究方法399
五、 定量研究和定性研究399

第十六章沟通和协调401
第一节沟通概说401
一、 沟通的含义和要素401
二、 沟通的种类403
三、 沟通的层次405
第二节有效的沟通方法406
一、 沟通的基本方法406
二、 涉外秘书工作中的沟通方法411
第三节协调工作概说415
一、 秘书协调的作用和特点415
二、 涉外秘书协调的种类418
三、 协调工作的范围421
第四节协调的原则、方法和技巧423
一、 协调的三原则423
二、 协调的方法424
三、 协调的技巧426