因此，首先要确认对方的请求内容、情况、条件和优先顺序。然后再讨论一下自己能为对方做些什么。如果缺少了这一过程，你的拒绝就会让人感觉不是“不能做”，而仅仅是“不想做”。

拒绝的时候一定要清楚表明“什么不能做”和“为什么不能做”。并且要说明“能做的事情”和替代方案。

“不能直接帮您，但是可以借给您资料。”

“今天不行，明天下午可以完成。”

“正在进行结算，所以这个月没法帮您。下个月以后倒是可以。”

“不能降价，但是可以帮您促销。”等等。

拒绝对方的时候，给出替代方案非常重要。

批评

对事实进行确认和处理，然后就事论事加以提醒

场景后辈犯了错误。虽然不想打击其积极性，但事态却相当紧急。

“对不起，我也不够仔细。请别太在意。不是什么大不了的事情。一定会有办法的……”本打算安慰犯错的后辈。但是，“请别太在意”和“不是什么大不了的事情”这样的话无法引起犯错者反省自己的过错。而听了“对不起，我也……”这样的说法，后辈更是难以看到失败的原因，也不能从失败中吸取教训。所以，这种批评偏离了中心，无法达到批评的目的。

“啊！你是怎么给我做的？为什么会弄成这个样子呢？你到底打算怎么办呀?!”“你是怎么给我做的”也就意味着“你给我添了麻烦”。那么，如果不给你添麻烦，是不是就可以犯错啦？即使责问对方“打算怎么办”，对方也难以给出合适的答案。即使大声呵斥、责令对方道歉，事态也不会有所改善。

“还有补救措施吗？先试试看。然后找一下失败的原因。有几个需要反省的地方。请认真考虑一下改善措施，以免再犯同样的错误。”发怒或者安慰都无法使事态有所改善。一旦发现失误，首先要确认事实，比如“哪里出了差错”或者“事态如何”，等等。然后认真思考一下“现在还能做什么”，及时拿出对策，尽量挽回失误造成的损失。批评应该放在后面。

有人将“发怒”和“批评”混为一谈。事实上，前者是你的心情；而“批评”是一种为对方着想、促使其纠正错误的行为。采取应急措施之后，查明原因，思考改善对策，避免以后再犯同样的错误。这才是“批评”的目的所在。