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第一节 会议管理——让沟通更有价值(3)

职场礼仪:你的成功符号学 作者:陈丽卿


重要会议不小心迟到怎么办?

若方便,就请静悄悄地进入会议室吧。不要大声张扬,无需频频说“对不起”,只要跟会议主席点头打个招呼就可以了,倘若会议主席为高层主管,则对于会议的迟到或早退,皆可以向对方行微鞠躬礼。建议你若事先就知道会迟到早退,请事先向会议负责人报告,并告知对方你准确的到达或离席时间,如果你在会议中的作用相当重要,更要如此,这可以让会议主席预先针对议程做必要的调整,如先进行其他跟你无关的主题等。

参加视频会议时,要注意哪些礼节?

视频会议是现今企业界常见的开会方式之一。如果你应邀参加视频会议,一定要在开始前就做好充分准备(包括准备好相关的数据和熟悉视频的操作说明),一定要准时参加,不要让大家等候。其次,因为与会人士不在同一个地点,所以每次发表意见时,请先举个手,让其他人知道现在是谁在说话。倘若你是后来才出现的,请举个手跟大家打个招呼声明你的出现。由于大家都是通过电脑的摄像头和音频设备沟通,有时受限于传输的速度及质量的影响,因此更要注意自己的发言质量:口齿要够清晰、音量要够大、内容要有条理、情绪要够平稳等。轮到别人发言的时候,请不要插话,也请避免制造噪声(如翻找资料及数据、移动椅子、接听其他电话等)。另外,会议结束后别忘了向主持人致谢。

参加会议时,穿着上需要注意什么?

会议的穿着要视会议主题与你在会议中的角色而定。如果你是普通的会议参与者,在严谨的会议上,应该穿着比平日再正式一点的服装;你也可以参考其他与会人士的穿着,若有人穿着西装或套装,建议你也这么穿。若你是会议主持人或报告者,更要注意到自己的专业形象,因为站在台上的人,其形象最容易被放大,换句话说,好印象,别人会记住,坏印象别人更是难以忘记。此外,主持人、报告者或高管皆可以适时调节会议的气氛,除了可以利用口语表达与肢体语言之外,当你想调节会议紧绷的气氛时,还可以试着脱掉外套,或松开外套的扣子,就能立刻制造出轻松的效果。


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