二、充分的准备是成功的一半

没有充分的会前准备就没有必要召开会议。对一个人而言，无论做任何事，如果事前没有做好充分的准备，那么等待他的必然是失败。成功的会议需要经过深思熟虑和精心准备。

●赵小姐是某公司总经理助理。在即将召开的跨国公司技术交流大会前，由于时间紧迫，赵小姐来不及核实与会者人数，于是就按照自己的估计先把人数确定了下来。结果，在会议签到的时候，发现与会者人数大大超过了原先的估算，于是不得不临时更换会议室，影响了会议的准时召开。

在会议召开期间，需要用到一些重要资料，赵小姐又是临时匆匆去拿，这使会议进程又耽误了约20分钟。最后，会议结束时间严重超过了预计时间，与会者表现出不满情绪。

●某集团公司定于某月某日在大礼堂召开部门工作总结会议，会议组织者给参会人员发了通知，通知上明确地写着时间、地点。可当销售部、行政部、生产部的经理提前来到礼堂一看，发现礼堂内张灯结彩，不像召开工作总结会议的样子。询问礼堂管理人员才知道，今天礼堂召开的是另一个表彰会，而原定的工作总结会的地点已经改换了。

几位部门经理觉得莫名其妙——改换地点为什么也不重发通知？事后，会议组织者解释道，由于会务人员工作粗心，在下发会议通知前没有与礼堂管理人员取得联系，一厢情愿地认为场地没有问题。直到会议前一天下午才去联系，没想到礼堂已经安排其他会议了，于是只好临时改换会议地点。但由于与会人员较多，来不及一一通知，结果造成了上述失误。会议组织者尽管做出道歉，但造成的不良影响还是无法消除。

因为没有做好会前准备工作，造成不良的后果——上述两个案例强调，没有准备或准备不充分的会议难以取得良好的成效。下面让我们看一看，经过精心策划、准备的会议将取得什么样的成效——

三国时期，曹操引兵攻打东吴。东吴大都督周瑜接到曹操战书后，当场就撕毁战书，斩杀来使，表示抵抗的决心。于是有了曹操和东吴在三江口的一番交战。周瑜打了胜仗，但他仍谨慎从事，派人连夜暗窥曹营。周瑜发现曹操水军的指挥官是从刘表手下归降曹操的蔡瑁、张允，这两人都擅长水战，是东吴破曹的主要障碍。于是周瑜产生了用计谋除掉这两人的打算。

曹操吃了败仗，正在发愁之际，曹营中的幕僚蒋干出来自荐，说愿意去东吴说服周瑜前来归降，而且保证完成任务。

周瑜和蒋干是少时同窗。周瑜听说蒋干来了，眉心一皱，心生一计。周瑜先是在大会群英的宴席上定下了“但叙朋友交情”，不提“军旅之事”的规矩，封住蒋干的口。进而周瑜又向蒋干显示东吴英杰云集、兵精粮足的实力，炫耀自己“遇知己之主”受到信任重用的地位，断绝蒋干说降的念头。在夜间，周瑜和蒋干抵足而眠，还假装酒醉酣睡，诱使蒋干偷走一封伪造蔡瑁、张允投降东吴的书信，还安排了“江北有人到此”来暗中联络的情节给蒋干看，让蒋干对书信确信无疑。蒋干愿为没有完成说降周瑜的使命发愁，幸亏得了这份重要“情报”，就连夜溜回曹营去报功。曹操看了这封信，喝令斩杀蔡瑁、张允。周瑜的反间计获得了成功。

从群英会的各个细节中可以看出，这是一场经过精心策划与准备的会议，因此能获得成功，除掉了蔡瑁和张允，为东吴战胜曹操的大军奠定了重要基础。由此可见，充分的会前准备是高效率会议至关重要的一步。那么，如何做好会前准备工作呢？以下为详细阐述。

目标：会议的灵魂

会议目标，就是希望通过召开会议达成的目的。任何一次会议，所有的参与者都必须明确清晰地知道“会议目的是什么”，换而言之，我们必须清楚究竟为什么要开会。

——目的明确，这是高效率会议的重要法则！

在开始筹备会议时，首先要明确会议的目的：是让团队成员献计献策、汇聚集体的智慧？是向团队成员宣布消息、说明情况？是确定具体的行动方案？是明确各自的角色和所需承担的责任？是协调大家的意见、做出组织决策？……一旦明确了会议的目的，就找到了会议的灵魂，组织者召集人们坐在会议室开会，为的就是达成会议目的。

人们在明确会议目的时，常常犯两种错误：其一就是一场会议的目的过多，而且彼此之间毫无关联性；其二就是会议的目的描述不清晰。

为了规避上述两个错误，我们应当做到：

1.尽量做到一次会议只为了达成一个目的。

会议的目的过多，无疑就会延长开会时间，分散与会者的精力。会议讨论的内容越多就越容易被人们遗忘，会后落实起来也就越困难。不要指望仅仅通过一次会议就解决所有积压的问题。我建议的做法是：一次会议解决一个问题，达成一个目的；即便不得不在一次会议上讨论两个或多个主题，那么，在不同的主题之间应当安排足够的休息时间，以便让与会者保持体力和思维的活跃。即便如此，主题最多也不能超过四个，否则，会议的成效将因为主题过多而大打折扣。