3.请柬式。

当会议的通知对象为上级、同行、嘉宾、社会名人等，就需要采用请柬式的通知方式。可以去超市购买请柬，也可以自行设计、制作请柬，通知内容要做到措辞文雅、语气谦恭、格式规范。

范文：

1989－2009 纪念建企二十周年   请柬(正面)

XXXX先生：定于三月二十一日上午九时，在本市中山会堂召开建企二十周年座谈会。敬请光临！****年*月**日(正文)

4.海报。

这种方式就是公开张贴、广而告之的通知方式，常被作为自由参加的会议或活动的通知。

范文：

第八届校园文化艺术节文学鉴赏座谈会

海报

在学院第八届校园文化艺术节来临之际，文学社特邀嘉宾***和***前来我校，与我校的文学爱好者进行座谈交流。

座谈会主题：女性文学的现实启示；

座谈时间：5月28日；

座谈地点：文学院阶梯教室；

座谈会主办方：青鸟文学社；

欢迎本社成员及校内广大文学爱好者踊跃参加！

在实际工作中，针对各种不同的会议，在拟写会议通知的时候，应当灵活采用不同的通知方式。

一般的会议通知最好是在开会前一个星期送达与会者，因为人们大多会提前一个星期规划自己的时间，而且一个星期的时间可以做好开会前的各种准备工作。超过一个星期的会议通知比较容易被遗忘，因此，你最好能在开会前两、三天提醒与会者。除非是紧急会议，否则不要发出预留时间太短促的会议通知，因为太匆促的通知，不但令与会者来不及作好会前的准备工作，而且也很容易令他们觉得会议组织者把他们当作“呼之即来”的人物看待。

布置会场

布置会议场地，应考虑会议的性质及与会人数的多少。例如：

在提供信息的会议里，如果人数众多，则以不设桌子的戏院式安排或是设桌子的教室式安排较为理想。

在解决问题的会议里，假如人数不多，则最理想的安排是让每一位与会者均环绕桌子而坐，这样可以方便沟通。

在培训会议里，如果人数不多，可以让与会者坐在马蹄型的桌子的外圈，这样不但便于与会者与主席之间的沟通，而且也便于与会者之间的交流。但如果人数众多，则最好是将与会者分成若干小组，每一小组各聚在同一桌子周围。这样的座次安排便于分组讨论及综合讨论。

座位编排与会议成效的高低具有密切的关系。除了座位的安排之外，在布置场地时，你仍须注意以下几项：

1.应先决定准不准在会场吸烟。

倘若准于吸烟，则应准备烟灰缸。倘若不准吸烟，则不能让烟灰缸在会场中出现。此外，你最好能在会场中张贴不准吸烟的标志或文字。当与会人数众多时，你也可以按实际需要，将座位区分为吸烟区及非吸烟区。

2.准备视听设备。

一般而言，视听设备包括：黑板（白板）、大白纸、投影仪、放映机等。投影仪所投射出来的文字或图形，应让全部与会者都能看清楚，而且它们应准备就绪以便随时启用。