需要注意的是，文件校核工作程序是死的，而文件校核工作中的情况是复杂多变的。以上文件校核工作程序中的八个环节，是从一般意义上?结出来的。在文件校核的实际工作中，允许根据情况作变通处理。

5.秘书应如何使用电子邮件

秘书在日常工作中经常要接收或发送电子邮件。电子邮件作为一种新的交流方式，既简洁明了又充满个性，而且成本费用低廉。那么，秘书在使用电子邮件时，应注意哪些方面呢？

（1）称谓得体

电子邮件的内容、格式与传统书信一样，称呼、敬语不可少。正文的第一句应写上收件人的尊姓大名，并使用得体的称呼。如“先生”、“小姐”、“领导”或“局长”等。

（2）知礼行礼

与他人进行电子邮件往来要讲究“网德”，非礼勿行，不要发出轻狂、污秽、放肆之言。

（3）注意病毒扫描

发信前要对系统进行病毒扫描，以免不小心把病毒带给对方。特别当使用者从其他系统接收或下载文档时，要防止病毒的扩散。

（4）小心过滤

转寄不确定的信给他人时要小心过滤。对来历不明的信件要谨慎处理，若不确定最好删除，因为转发垃圾邮件是不道德的。

（5）尊重通信权利

未经许可，任何人无权隐匿、毁弃或擅自打开他人的电子邮件，这是通信自由的基本规范。

（6）注重保密

多址同步传递时，应依秘密副件方式传递，这样接信人只会看见信的内容，而不知道其他收件人是谁。不要把私人事情存在硬盘储存空间中，不要把不愿公之于世的事情写在电子邮件中，也不要把不适合公开的任何事情发送出去或保留下来。

（7）及时回复

收到要求回复的电子邮件，要及时给予答复；如实在来不及作详细回复，也应先回信告诉对方已收到来信；如回复某人来信，可摘录部分来信原文，并答复对方提出的要求。