公文用纸应统一采用国际标准A4型纸，双面印刷。

5.公文写作的语言要求

（1）准确

①认真辨析词义。在汉语中，有大量意义相同或相近的词汇，称为同义词或近义词。其实，即使是同义词，细细分辨起来还是有些微妙的差异。譬如，“优异”、“优秀”、“优良”，这三个词粗看相近，细看则有程度的区别。“鼓舞”、“鼓动”、“煽动”，从动作的方向和力度上看并无差异，但感情色彩却很不相同。写作公文，必须在词语的细微差别和感情色彩上仔细斟酌。

②讲究语法和逻辑。公文写作语言的规范性，体现在句子上就是造句合乎语法规则、合乎逻辑。首先，句子成分要完整。对于每一个句子来说，主干成分也不是必不要少的，但是省略有省略的规则，不能任意省略和无故残缺。例如：“厂领导的做法，受到了全厂职工的热烈欢迎。对他们联系群众、实事求是的作风给以很高评价。”后一个句子就残缺句子成分。谁给以评价？少了主语，违反了语法规则，意义也不明白了。其次，句子中词语之间的搭配要恰当。词语相互搭配在一起，必须符合事理和习惯，否则就是不通。再次，造句还要讲究逻辑性。有些句子语法上没有问题，却出现了种属概念并列、自相矛盾等逻辑错误。

（2）简练

①用语精确，以一当十。在生活中我们都有这样的体会：有时一两个词句，就能把要说的意思清楚完整地表?出来；有时，说了很多话，要表达的意思却仍然不清楚。从理论上说，人类创造的成熟的语言，足以表达人类的常规的思想和情感，至于文学作品中那些复杂微妙的心境，有时只可意会、不可言传，只能借形象曲折地加以表现，在公文写作中是不常出现的。公文写作中之所以有用语繁多意思仍不明白的情况，多半是由于用语不精确，只好增加语句去弥补，结果反而是“言愈多而理愈乱”。

②尽量使用短句。著名作家老舍曾经说，他写文章，总喜欢写短句子，七八个字一句，十个字左右一句。他认为，这样写，读者好读，意思也简练明白。公文与文学虽然是?同质的语言，但基本道理是相通的。为了做到简练，不妨学学老舍。

③适当采用文言词语。继承文言词语的一个主要原因，就是文言词语比现代汉语更精练。例如“来函收悉”四个字，要换成“来信收到，内容尽知”，文字多了一倍，意思却一点也没有增加，而且这还不是真正的白话。要换成“你们的来信我们收到了，其中的内容经过阅读都已明白了”，才是真正的白话，可那样岂不是大煞风景？当然，运用文言词语，要特别注意不得生吞活剥，食古不化，要适当、活用、自然、流畅。

（3）质朴

①不做作，不生造。大方、庄重、朴实，是公文语言的基本风格。公文语言忌讳华丽、造作、卖弄。做作、生造的原因有两个：一个是虚荣心导致的错觉，以为语言越新异越能显示作者的才华，于是生硬地造出一些自以为高超的新词来，向别人炫耀；另一个原因是对词语的运用还没有达到得心应手的程度，对其含义还不能准确辨析。只要端正文风，刻苦学习，这些毛病并不难克服。

②不溢美，不虚饰。溢美、虚饰，也是公文语言的大忌。说某人工作刻苦，动不动就说他废寝忘食，甚至说他连续几天几夜不合眼坚守在工作岗位上。这些溢美之词既不真实，也不感人，效果往往适得其反。