有效运用时间管理的工作智慧

本书的第二部分论述三个重要的概念以及相关工具，它们可以让你做到有效地极限时间管理。

巧妙地说 不 （第4章）；

激进地确立优先顺序（第5章）；

制订计划少比多好（第6～10章）。

我已经说过很多次了，我们必须学习不做事情的方法，其中最简单的一个方法我们将在本章中学习到。如果你像我们大多数人一样，从很小的时候起就被灌输了要做很多事情的思想，那么现在是时候改变它了。你必须学会摆脱一些事务，你需要学习说 不 ，以便让自己可以：

减少处理事情的时间。你可以一次性地处理你的电子邮件，而不是每次听到你的电脑发出收到新邮件的提示音就处理一次；你也可以把所有需要打的电话都集中到一次打，这些都是很好的例子。

把事情交给另一个人做。这种方法叫做授权。

拖延或者回避，能拖多久拖多久。这样的情况叫做 延迟 ，有时候做些适当的延迟颇有好处。

根本就不要做这事。有时候不做才是最好的做法。

你需要巧妙地说 不 以一种不得罪任何人的方式说 不 。

下面列举出我通常使用的一些方法，顺序不分先后：

1. 因为个人原因，我不能再做那件事了。 或者差不多类似的说法，但是选择用什么词非常重要 对我来说，情况发生了变化，我不能再做那件事了。

2.用大号字体打印一个告示 你做事没条理，我也无法救急 ，把这个告示挂在你的办公室或者工作间里。可能这算不上非常 巧妙 ，但我还是勉强把它称做是巧妙，我确实看到过有些人匆匆走向他人的工作间，但是在看到这个告示后就止步退却了。

3.当某人来干扰你工作的时候，拿起你手边最近的一张纸。然后把手放在太阳穴上，尽量表现出你像爱因斯坦在思索相对论一样在苦思冥想。也就是说表现出的样子是 我现在真的在忙这件事，你能隔一个小时再来吗？ 每个人都会体谅你的，而且你也不会得罪任何人。他们通常根本不会再回来 好极了！如果他们回来了，这次他们一般会多带了几件需要你处理的事情来，现在这些事情可以一起解决了。这种情况真是屡见不鲜。

4.实施 红色时间段 和 绿色时间段 办法。你把工作日划分成 红色时间段 和 绿色时间段 。在 绿色时间段 内，你可以允许他人干扰（包括当面的干扰，通过电话或者电子邮件的干扰）；在 红色时间段 内，你不允许他人干扰，举例来说，你可以把一个早九晚五的工作日这样划分：上午10～11点以及下午3～4点是 红色时间段 。

5.假设你在晚上7点的时候有一个极为浪漫的约会，那么你会怎么安排你的这个工作日呢？你就按照这个思路来想 你可能计划最晚在下午5点的时候要离开公司，你可能会觉得，出于安全起见，你在下午4点的时候就得出发，在下午4点到5点之间，就应该是你的 意外事故处理期间 ，以防万一某个家伙跑来对你说他现在需要你做些什么事情。如果在你的工作时间里出现了干扰，你可以快速地处理一下，因为你知道你的时间是多么宝贵并且短暂易逝（也就是说，你会非常留意你时间的供给和需求）。有些事情，比如必须去赶火车或者乘飞机，或者在下班后接小孩，这些事情也会起到和赴约会相同的效果（但是赴约会比它们更有趣！）。

6.有时可以改变一下工作场所，比如到会议室里，或者使用他人的办公桌，有很大可能性别人不会料到你在那里工作，他们就难以干扰你了，在家工作也是一个抗干扰的好办法。