把工作安排记录在笔记本上，对于许多办公室一族来说并不算什么新鲜事。但是小章却在这一点上颇费心思，“我们公司的上班时间是九点，而我通常会提前一刻钟到办公室。我用这段时间重新梳理一下自己的工作日记。”

和别人的工作任务清单不一样，小章习惯在工作列表中使用彩色的水笔做出标记，用红色表示重要的事情，用黄色表示紧急的事情，绿色则用来表示需要完成的事情。“在工作中，我慢慢地发现，会出现‘忙不完的’情况通常是用绿色标记的这些事情。”

小章是负责公司的广告方案策划的，“比如我做一项方案策划，并不一定要在紧急的时间内交出来，但是其中却可能会涉及到多个环节。如果在工作安排中，只把这一项当作‘要完成的事情’来做，就可能会影响到整体的工作节奏，到了deadline之前往往忙得焦头烂额，错误百出。”因此，小章经常会把一些复杂的工作事项拆分成几个环节，把各个环节的安排加入到自己的整个工作周期中，把绿色事项逐层升级到黄色、绿色阶段，对他提高工作效率起到了很大的帮助。

小章的工作日记还加入了一个“时间里程表”。除了每天需要完成的工作清单外，他还对完成工作的时间进行了详细的标注。“我并不是简单地按照下午一点完成某某工作来标注，我习惯把一项工作任务分成三份，到几点完成工作的三分之一，到几点完成工作的三分之二，以及什么时候完成最后的工作。”这样的细化，更利于小章进行计划与实际工作进度的比照，从很大程度上避免了工作低效、拖拉的问题。

这些笔记本里看似平常的小细节，其实就是小章永远走在时间前面，获取“超能力”的秘诀，善于管理时间是他在同事中脱颖而出的一件法宝。

让你脱颖而出的第二象限

记得电视节目人洪晃在她所主持的一期“大人在说话”的节目时，谈到自己在管理员工时，通常会给他们一个较短的任务限期，因为她发现，“很多员工在一个星期完成的工作表现和三天之内几乎是没有什么区别的。”

这和时间管理学中对工作任务的“四象限”划分不谋而合。

在时间管理学中，把行动分成了四种类型：重要且紧急、重要但不紧急、紧急但不重要和不紧急也不重要。可以通过数学里象限的方式表示出来。

重要且紧急一般都是指必须立刻或在近期内要做好的工作。不少像洪晃一样的经理人发现，在这样情况下，时间管理几乎不会出现什么样的问题，员工通常都能够把自己的工作处理好。原因很简单，因为这些工作任务的紧急和重要性，它们比其他每一件事都优先。如果拖延是造成紧急的因素，那么现在已经不能再拖延了。

事实上，对职场人提出最大考验的往往是第二象限的时间管理。他们在处理这个象限的事件时，并非那么明智，因此会带来更大的压力，觉得时间无处筹措。如果能把这两个象限的时间管理做好，无疑你就能够像小章一样，具有“超能力”，让你在紧张的工作节奏中得到舒松，也更加容易以出色的工作表现吸引老板的目光。

我们不妨先来看看第二象限：重要但不紧急的事情。在我们的工作和生活中，很多事情都属于这个类型，它们是重要的，但是可以现在或稍后再做，甚至可以一致拖延到最后的期限。然而第二个象限实际上是与第一象限却是互通的，第二象限的扩大会使第一象限的事件减少。比如有一项工作任务，限期为一周。如果采用一味拖延的方式，直到工作限期将至，才开始紧张地工作，不仅加重了自己的负荷，更加大了工作错误发生的几率，如果遇到突发事件，甚至会举手无措。工作的效果打折扣，职场人的工作能力也会因此受到老板的怀疑。