魅力礼仪 - 诚意的体现——拜访与接待

所谓“百闻不如一见”，无论采取电话、传真、电子邮件等各种沟通方式，都不如面谈更能使双方产生直观而深刻的印象，成功的商务拜访能够使业务关系取得实质性的进展，不得体的拜访行为则会给双方的交往蒙上阴影，致使双方的关系难以补救。

遵约守时约定即承诺，不兑现承诺是缺乏诚信的表现，也是商务来往中最忌讳的行为。守时是职业的表现，一个对时间管理没有概念的人，会令人怀疑其职业成熟度。

预约与遵约商务拜访必须提前预约。对于拜访者来说，提前预约可以避免要拜访的人不在或者因对方没有充分的准备而使拜访收效甚微；对于受访者来讲，接到预约可以合理地安排好自己的时间，并充分做好访谈准备，避免仓促应对，出现差错。

预约可以采用电话或书信的形式。

一旦双方约定好，就一定要遵守。如果你答应了某个预约，但是有更加重要的事情要处理，应该在第一时间，采取与预约时相同的（电话或书信）方式向对方说明情况，更改约定的时间。有时遵约要以事情的轻重缓急和对公司影响的大小来区别对待。总之，除非有更重要或者意外的事情发生，否则没有理由爽约。随意爽约是非常损害职业形象的行为，一般来讲，很难有更正和弥补的机会。

守时守时是职业素养与人格的体现。在商业迅速发展的今天，时间已经成为每个商务人士最珍贵的资源，浪费他人的时间无疑是在浪费他人的商业机会甚至生命。德语中有一句话说：“守时就是帝王的礼貌。”严格守时在无形中传递和散发着个人魅力。

在商务拜访中，是否准时赴约是给客户留下的第一印象，不只体现了你尊重他人的观念和态度，也体现了你所在企业的精神和管理风貌。

温馨小贴士：

学习时间管理的技巧，将重要的事和不重要的事分开，使自己更加从容地安排时间。

情景训练：

经常检查自己做各项事物所花的时间，记录下来，做到心中有数。

进门后的三分钟商务拜访中，进门后的三分钟对于拜访者来说至关重要，因为这短短的三分钟足以体现拜访者的举止修养和职场经验。

在进入对方公司前应先整理自己的着装，夏天，应及时擦掉汗水，以最佳的形象、最从容的姿态进行商务拜访。随后检查自己的资料是否带齐，并将手机调到震动或者关机状态。

进门时应用食指轻叩房门，即使对方的房门是开着的，也不应擅自进入。如果对方有前台或专职接待人员，应向其递交名片，并说明自己已经预约人员的职务及姓名，听从接待人员的安排进入接待室或者被引入受访者的办公室。

进入对方公司时应尊重其办公环境——非礼勿视、非礼勿听、非礼勿言、非礼勿动，更不能随意吸烟。

如果被引入接待室等待，应向引领人员表示谢意，在得到对方允许后方可就座。公文包可放在自己背后或者脚边，外套等物品应该征求对方意见看是否有合适的地方放置。

在等待的过程中可以看自己的文件，思考拜访的问题，但是不能随意走动，否则对方工作人员会认为你有些散漫，留下不好的印象。

见到要拜访的人员时应主动递交自己的名片，再次说明来访的事由和目的，但是要掌握节奏，等待对方主动握手，双方恰如其分的身份表现才能使访谈有一个良好的开端。

良好的精神面貌与得体的行为举止同样重要。职业人士如果没有热情与微笑，再得体的举止都会显得僵硬、呆板，视若演戏。只有把饱满的精神与良好的职业形象完美地结合起来，才能表现出职业人士的干练和魅力。

温馨小贴士：

商务拜访的着装要符合职业规范，但是也应该了解受访者的着装情况。例如，有的公司把星期五定为“随意着装日”，此时你穿着庄重的职业套装进入对方公司反而会显得不合时宜。

离别时的几件事当商务拜访已经接近尾声时，你应该以自己的职业表现为此行画上圆满的句号。

即将离别时，不要毫无征兆地忽然起身告辞，之前应有些许示意，如把茶杯的杯盖盖好，把咖啡杯稍稍推移开，轻轻地收起自己的文件，或者把对方的名片放进名片夹等。迅速看表或者快速地收拾公文包，会给受访者带来不重视此次拜访或者此行不愉快的印象，容易造成误解。

离别应该由拜访者提出，拜访者先起身并伸手向受访者道别。如果由主人先起身并主动握手告别，会有逐客之嫌。

拜访者应该真诚地向受访者表示感谢，如“感谢百忙之中接受我的拜访”。向外走时，对遇到的、有眼神接触的工作人员应微笑点头致意，对引领过自己的接待人员可以简单地说声“谢谢”以示礼貌。

对方送行时应该请对方留步，如果受访者执意送别，走到电梯门口或者对方的办公区门口时应该再次请对方留步，并再次握手与对方道别。

温馨小贴士：

离别时无论此次拜访成功与否都应该保持礼貌和笑容，保持良好的商务关系比签一次约更为重要，因为商务机会也许会因为良好的关系不期而至。

接待3S及细节商务接待的礼节不仅能够反映出对来访者的重视程度，还能反映出公司的管理程序是否完善，直接决定商务合作的进展方向和顺利程度。

日常接待随时准备办公区环境的美化工作日常接待未必像大型商务活动一样需要摆放鲜花等刻意安排，但是干净、整齐的接待环境是非常基本的要求，不但会使来访者心情愉悦，也会为其留下深刻的印象。

在办公室环境管理中，容易被忽视的角落和醒目的地方同样需要精心整理。位于入口处的公告板应保持干净并且及时更新内容；办公室的物品应该定置管理，不能乱做一团；室内光线和温度应该保持在舒适的程度。

准备必要的水具很多公司接待客户习惯于使用一次性纸杯，严格来讲，这是不符合礼仪规范的。从礼仪的角度来讲，接待客户用的水具应该事先被严格清洗并进行消毒。接待客人时，茶水应该用茶杯冲泡，咖啡也应该用咖啡杯来呈现。茶叶、咖啡、水具、热水都应该随时有所准备。

有的企业会将企业内刊或者相关的行业杂志摆放在接待室的一角供客人翻阅，不但适时地宣传了自己，还能避免客人因等待而产生不好的感觉。

细节之处见精神，准备越充分越能使接待工作取得良好的效果，同时也能为企业形象增色。

接待是指Stand up，Smile，See（eye-contact），即起立、微笑、目视对方（眼神的接触）。当客户到达时，如果接待人员或者约见的商务人士仍然深陷在座椅中，面色凝重，根本不看对方的眼睛，那会给客人造成怎样的困惑！这样的商务交往无疑从开始就为失败埋下了伏笔。

，用身体语言表示欢迎之意，起立是最基本的礼貌。

，微笑的魅力总是无穷的，当客户到达时，微笑的表情会把欢迎和欣喜之意无言地传递给对方。

（eye-contact），如果你起身、微笑，却不看着对方，那么客人未必会觉得你之前的动作与他无关。通过眼神才能真正把你的诚意传达给对方。

接待过程了解情况接受商务预约后，接待人员有必要提前了解来访者的基本情况，如来宾的姓名、年龄、民族、籍贯、学历、专长、爱好、著述等，此外，来宾的具体人数、来访目的以及行程安排也都要事前充分了解。

登门即是客无论重要客户来访，或是普通客户、甚至是没有预约的人员来访，只要进入公司办公区域的客人，我们都应该一视同仁，亲切、热情地进行接待。

接待应该从确认身份开始，仔细阅读对方的名片，问清来访目的以及是否预约过相关人员。对已经预约的客人可以引领至接待室等待，或者直接引入工作人员的办公室；对未预约的来访人员应请他稍事等候，然后与相关人员取得联系，对不方便入内接待或因某种原因不予接待的来宾应礼貌地说明情况。对领入接待室等待的来宾，应该给予体贴、关照，如问清对方的喜好后冲泡茶水或者咖啡，即使是矿泉水，也应问清对方喜欢的温度，凉的还是温的，并根据情况调整好室内的光线和温度等。

接待人员所做的不只是简单的接待工作，从中可以体现企业的管理水平、服务水平、人员素质，甚至可以从中洞察一个企业的理念、文化以及与客户的合作精神。因此，尽自己所能做好接待工作的每一个细节都是至关重要的。

温馨小贴士：