2. 严格供应商管理

对供应商的严格管理是采购管理中的重要任务，为全面掌握公司所有供应商的情况，并对供应商进行相应的资质考评，应对所有供应商按重要性和一般性分别建立供应商档案。

所谓重要性供应商，即在货品质量、价格、交货期、配合能力、结算条件等方面均能达到公司接受标准，并与公司有持常性业务往来的供应商；而一般性供应商是指只有偶发性或临时性业务发生的供应商。当一般性的供应商因业务需要而进行持常性往来，且经考核符合公司重要性供应商标准后，应转为重要性供应商进行档案管理。对于供应商的管理，要求建立文档表格和电子表格，而且用电子版保存。

主要存档文件主要有：

1）供应商选择考察表：是在确定成为公司供应商前对供应商进行评估的表格，一般由采购主管对供应商进行考察并填写此表，填写完毕后交总经理进行审批。

2）供应商名录：包括公司名称、产品合格情况、生产证件是否齐全、生产能力、联系人和联系方式等基本资料。

3）供应商资料卡：内容包括供应商的名称、地址、电话、邮编、传真、邮箱地址、联系人、负责人、公司概况、人力资源情况、设备状况、原料及产品介绍等基本资料。

4）供应商考核表：是每年度对供应商交货准时率、品质和售前售后服务等进行考察的表格，根据考核结果决定是否与该供应商继续合作。

5）询价记录：包括询问产品名称、询问人、时间、供应商名称及联系方式、详细的报价等。

6）采购记录：内容包括采购物料的名称、日期、供应商名称、物料单价、数量、总计费用等。

7）到货检验报告：是货物验收部门和人员对货物进行验收后，对所采购货物给出的验收报告和处理意见。

8）终止供应商的报告：是指供应商发生恶劣服务、严重品质问题或考核不合格等情况时，提出与其终止合作的报告，此报告由相关权责部门向采购中心提出，由采购主管填写，逐级上报审批。

3. 遵循采购原则

采购应遵循如下原则：

1）采购经办人员接获请购单后，应依据请购的缓急，并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，需精选三家以上的供应商进行询价、比价并经分析后议价。

2）采购申请人在采购过程中提出撤消采购申请时，采购经办人员要及时转入撤销程序，即中止本次采购作业，并在相关单据上加盖撤销章。

3）采购经办人员询价完成后，于请购单详填询价或议价结果，拟订订购厂商交货期限与报价有效期限，经主管审核，并依请购核决权限呈核。

总之，为了有效地控制和降低采购成本，并保证采购材料的质量，公司采购员应做好材料采购市场的有关价格信息的收集和整理，及时地了解市场行情和动态，并与已采用的采购价格进行比较和分析，同时进行相应的调整和更新。