内容繁多的时候。无论什么时候，只要有大量无序存储的信息，纸质文档都不是很好的选择。利用纸质文档，无法实现快速查找，而在计算机中以数字形式存储信息时，则可以快速找到有关内容。要在纸质文档中找到特定内容，你只能在自己认为可能出现的地方苦苦搜寻。前面已经讨论过，这可是一件苦差事。此外，笔记本、文件夹之类实物都要占用物理空间。如果把那么多的信息存放在电脑硬盘或互联网上，这要比在租金昂贵的办公室里安放文件柜便宜得多，而且也实用得多。

自己不知道何时何地用到的时候。信息以数字形式存储，比以纸质形式存储具有更大的灵活性。利用数字化工具，你无须事先确定将来在什么地方、什么时候、以什么方式使用相关信息。

譬如，在一天深夜，你正在修改次日一早要用的演讲稿。突然之间，你想到几个打算补充的要点。不幸的是，支持你的论点的有关材料来自办公室里的一篇纸质文档，而你的住处离办公室有30分钟的车程。现在你面临一个实在可恶的抉择：花一小时开车回办公室取回材料，抑或第二天清晨再早一点赶到办公室补充演讲稿。尽管两个选择造成的损失有所不同，不过这两种做法肯定都会让你损失睡眠时间。二者都不是我喜欢的选择。

然而，假如需要用到的那个文档以数字形式存放在计算机上，而你那天晚上又把笔记本电脑带回家中，那你极有可能马上就能找到临时决定使用的那篇文档。好极了，只要把相关内容补充到演讲稿中，然后上床睡觉就行了。即便是你忘了把笔记本电脑带回家，可能还有其他办法。只要把有关文档保存在网上（利用在线备份服务或者类似于Google文档之类的Web服务），或者可以远程访问，你就可以使用家里的计算机获取所需内容。（有了远程访问服务，可以使用一台计算机获取保存在另一台计算机上的文件。）

对于那些机密文档，或是无论如何都不可替代的文档，我也主张采用数字化工具实现安全存放。2008年9月，美国得克萨斯州遭到飓风袭击，灾害发生之后第二天看到的新闻镜头特别令人震撼，我至今难忘。镜头里，美国有线电视新闻网的一个记者走在休斯敦市中心的大街上，可以看到背景画面中摩天大楼的窗户敞开着，一张张的纸片被风吹得在大街上四处飞舞。只见记者从杂乱的大街上捡起一张纸，对着镜头展示给观众看，纸上标记着“机密”字样。

这可不是你愿意让自己的机密文档遭遇的命运。飓风之类灾害当然比较罕见，散落在休斯敦大街上的纸质文件可能也是计算机文件的打印版。不过，新闻当中还有一个值得关注的地方：发生灾难或者不可预见的事件之后，你可能无法迅速回到办公室保护（客户信息记录之类）纸质文件。然而，如果这些信息存储在互联网或是本地计算机上，那么业务恢复就会迅速得多。

别人可能需要使用的时候。有些信息需要跟别人共享，这种信息的最佳存储方式就是以数字形式保存，而不是以纸质文档保存。数字信息比纸质信息更容易共享。例如，你可以使用电子邮件把电子文档发送给他人，也可以让他人访问自己的共享文件夹。大部分人也都可以打开阅读Word、PDF之类标准格式的电子文档，而纸面上的手写信息可能让别人难以辨认（我有时候都看不懂自己手写的内容）。