整理那些已办、需保存的文件最有用的工具就是大文件夹。大文件夹既有有固定页数的，也有插孔型、可调节页数的，我一般用可自由调节页数的大文件夹。

使用这种大文件夹的几个要点是；

（1）放进大文件夹的替换用纸，我推荐使用一些著名品牌的“半袋”系列，它的价格虽比一般产品贵一点，但特别好用。当放入多份文件时，很容易确认后面文件的内容。

（2）在大文件夹的侧面加上标签，比如说，关于我所拥有的公寓大楼的资料，我就在所有大文件夹的侧面全部按照“登记册”、“合同”、“租赁者资料”等分类注明。

关于标签中的项目名称与顺序，如“A公寓” 与“B公寓”，即使是两套不同内容的资料，也应相互统一，这样找起来会更加方便。

有一种专门打印不干胶目录条的机器，只要把信息登记在内，它就会按顺序打印出所需要的目录或标签。

（3） 按五十音图顺序排列

如果说存放着正在办理类文件的透明文件夹按照时间顺序排列比较好的话，那么，已办理需保存文件建议按照五十音图的顺序排列。

当然，根据业务内容和文件种类，也有其他比较好的分类方法，可以根据自己的需要选择最合适的一种。

关于分类方法，主要有以下几种：

■按五十音图分类

■按项目分类（标明某某项目或某某企划）

■按内容分类（如报价表、工作日程表等）

■按客户名称分类

■按日期分类

但并不是说，一旦决定按五十音图分类，就必须全部按照五十音图分类，也可以有例外。

比如说，一般文件按照五十音图分类，仅仅把合同书等特别重要的资料放在较为特殊的地方，总之，应灵活一些，要记住分类的目的是使自己工作起来更方便。

决定分类方法时，应以“是不是能立刻找到”、“还原时是否方便”、“是否便于拿出来”等原则为基准，也应注意不要过度分类。