团队写作的一个常见缺陷就是在项目中很难达成统一的“声音”。不管谁准备报告的哪个部分，最终的报告必须看起来并且听起来像是一个作者写的。把这个报告想象成一个单一的文件，而不是很多部分的集合。组织并展示数据，让这个报告连贯、统一。

提供有用的团队写作反馈  评论同事的写作对于你、还有被评论的那个同事都有帮助。当你对他人的写作做出反应时，你会练习写作技巧，这些技巧可以让你对自己的写作反应更快。作为作者，你从不同读者的观点中受益，通过知道你的写作中哪些有用哪些无用，你也可以提高自己的写作技巧。在团队环境中，同事的评论会使更多人积极参与，在团队中营造团体意识。

当你检查同事的写作时，按照检查表1“评论同事的写作”的指示进行。

修改草稿  要保证留出足够的时间来修改草稿。这个任务最好这样来完成：事先给每个成员提供一份整个草稿的复印件（给他们足够的时间阅读并做笔记），然后开小组会议，检查每个部分的错误，检查其内容、缺陷或重复和有效的写作风格。决定由谁负责每个部分的修改，文件如何排版，由谁负责校对最终的文件。通常一个人（最好不是打字的人）会被安排校对终稿，检查它的一致性、内容的准确性、语言风格和版式。

检查表1   评论同事的写作

首先看意思；也就是说，首先评论大问题--比如文章的中心思想、组织、对目标读者是否合适，还有总体上是否清晰。

假设读者的角色--不是老师。你的工作是帮助作者，而不是给作业评分。

指出你喜欢的部分，还有你不喜欢的部分，并详细解释你为什么认为这些部分是有效的或者无效的（不要说“我喜欢这部分”，而要说“你在解释这个难懂的概念上做得很好”）。

最好使用“我”的语言（不要说“此处你需要说得更清楚”，而要说“我对这里很困惑”）。

给出有用的评论--但不要多余。没有必要指出同一个排印错误十几遍。

给出肯定反馈时要强调作者，给出否定反馈时要强调文本（而不是作者）：“你能从公司的主页上得到最新数据我很高兴。”“如果这个论点包含最新数据，那它会更有说服力。”

避免借用别人的文本。要承认这个事实，这是别人的写作，而不是你的。给出建设性意见，不要乱做决定或提出要求。