要准备好会议的硬件设施。召开会议所需要的设备，要提前准备和调试好，避免因为硬件设施出现问题而影响会议。

制定好会议流程和会议注意事项。有条件的最好准备会议流程表，明确会议注意事项，并将其发放到与会者手中，让与会者能够更加清晰地了解本次会议的全过程，及时将会议主题、时间地点、注意事项等信息传达给与会者。

要严格按照会议流程落实会议。为了保证会议的顺利进行，会议主持者要严格按照流程主持会议，对在会议中扯远的话题要及时引导到会议主题上来。

掌控好会议时间。一个人的注意力最多能够集中40多分钟，会议主持及负责人要及时调节大家的注意力，将注意力及时吸引到会议议题上来。

用数据说话。在会议召开的过程中要多分析数据，用数据和事实说话，通过数据可以让经销商们看到希望、看到前景、看到不足，比批评、强迫的效果要好得多，多调动积极氛围要比机械地念稿好得多。

要做好防范和应对措施。由于区域市场中存在的各种问题，经销商之间既有合作也有矛盾，在这样的小型会议上很容易就会有人出头来反映市场问题，随意打断会议、扰乱会议秩序，让会议陷入尴尬的境地。针对这种情况，要在会议之前做好防范，告诉与会者会有专门的时间来反映和讨论、解决市场中存在的问题。如果依然有人恶意打断会议，这个时候就要采取必要措施，及时制止扰乱会议的行为。在处理这些问题时，会议负责人一定要克制，不要因为别人的出言不逊而大动肝火，记住一点：会议是解决问题的，不是制造矛盾的！

会后要及时总结。会议是否达到预期效果、哪些地方需要改进、达成了哪些共识，解决了哪些问题……会后要及时进行总结，这样才能让区域会议更加有效率、有效果！

小提示：会议是解决问题的，而不是制造矛盾的！