按照一定的规定或准则来维护机关之间的行文秩序称为行文规范。公文行文规范的内容包括行文关系、行文方向与方式、行文规则以及办理程序四个方面。

一、行文关系

公文的行文关系是指发文机关与收文机关之间的公文往来关系。具体地说，行文关系是根据机关的组织系统、领导关系和职权范围所确定的机关之间的文件授受关系。国家行政机关的隶属关系和职权范围是由《中华人民共和国宪法》规定的，地方各级人民政府服从国务院（中央人民政府）是我国各级行政机关行文关系的基本准则。党的各级组织的隶属关系和职权范围是由《中国共产党章程》规定的。下级服从上级，全党服从中央是党的各级组织行文关系的基本准则。

二、行文方向与方式

根据机关之间的不同的行文关系，可以将机关的行文分为上行、下行和平行三个方向，并根据机关工作的需要分为三种行文方式。

1．下行文

下行文是指上级领导机关或业务主管部门对所属下级机关或业务部门的一种行文。根据发文的不同目的和要求，下行文可分为三种行文方式：

逐级下行文。

多级下行文。

直达基层组织和群众的下行文。

2．上行文

上行文是指下级机关或业务部门向所属上级领导机关或业务主管部门的一种行文。根据发文机关的实际工作需要，上行文又可以分为三种行文方式：

逐级上行文，这是上行文中最基本、最常用的一种方式。

多级上行文。

越级上行文。

3．平行文

平行文是指同级机关或者不相隶属的、没有领导与指导关系的机关之间的行文。

三、行文规则

1．公文写作的一般步骤和方法

明确发文主旨。

收集有关材料。

拟出写作提纲。

认真起草正文。

反复检查修改。

2．公文写作人员的素质修养

政治素质好。

有一定的政策理论水平。

熟悉业务和机关工作情况。

有较宽的知识面。

有较好的文字功底。

四、公文办理程序

公文办理程序就是指公文在机关内部从形成到运转处理所必须经过的一系列环节。公文办理程序包括收文办理和发文办理两个部分。1．收文

收文，是指机关文书部门收进外单位发来的文件材料。收文办理是指文书部门收到文件材料后，在机关内部及时运转直到阅办完毕的全过程。组成这一过程的一系列相互衔接的环节称之为收文办理程序。主要有：签收、拆封与登记、分发与传阅；拟办、批办与承办；催办、查办与注办。

2．发文

发文，是指机关文书部门根据本机关的工作需要向外发出文件材料，包括本机关制发、转发、翻印、复印的文件材料等。发文办理，就是指文书从拟稿到印制发出的整个运行过程。发文办理程序由拟稿、审核与签发；核发、缮印与校对；用印、登记与分发等环节组成。