准确、科学地表述各种事物名称，是公文写作的一项重要内容。关于这一问题，国家历来的公文法规都作出了比较明确、具体的规定。而且，在公文写作实践中，人们对各种名称的表述也逐渐形成了一系列较为固定的规范化要求。综合起来，主要应认真把握和遵循如下几条原则：

1．统一性

是指在公文写作中，对于名称的运用，必须注意保持行文前后的一致性，不能出现同一名称在一篇或数篇公文中有不同的表述的情况。如果确有变动，则应用括号予以标注说明。此外，统一性原则还表现为对各种译名的表述要一致，亦即凡属外国国名和重要的或常见的人名、地名、党派、政府机构、报刊等的译名，均应以新华社的译名为准。

2．明确性

在公文写作中，有些文种如通告等，往往需要运用专业术语（名称）。对此，必须准确理解其真正含义，对于那些类似和相关的术语，更要区别清楚，避免用错。难懂的术语能不用的最好不用，以保持名称表述的明确性。否则，就会影响公文内容的正确表达，妨碍公文的应有效用。还有，要注意避免出现交待不清的名称。对于那些鲜为人知的物品名称或计量单位名称，如确需使用，应予以加注说明。一篇公文中第一次出现的县、市、地区、军分区、乡、村等名称之前应当冠以所属省份或地区名，但全国闻名的市例外；“组织上”、“领导上”、“上级”、“群众”等是集合名称，只能在泛指的情况下运用。只有这样，才能保证公文中名称表述的明确性。此外，各种名称在公文中第一次出现时，应尽量用全称。如果名称太长确需使用简称，则应在第一次出现全称时，后面用括号加以标注说明。简称要按照一般习惯用法简化，不要随便硬造或苟简。

3．时效性

即指对于公文中的名称表述，一定要注意其时间效力。有些名称随着时间的嬗变和社会形势的变化而被明令禁用，有些名称又有新的更动，特别是人的职务、级别、单位等可能经常有所变动，这样，其原有的效力就会消失。对此，在公文写作中均应及时作出反应，注意分清场合，不可因循旧有名称不变，否则往往容易铸成错误。但是应该注意，使用新名称时应同时将原名称予以注明。还有，根据有关规定，要特别注意下列几种名称的表述：“苏联十月革命”应改为“十月革命”或“俄国十月革命”；“蒙族”应改为“蒙古族”（“蒙文”之称可以保留）；“洋灰”、“洋钉”、“洋锹”等带“洋”字的名称除特殊情况（如用作历史提到时），因其含有殖民地的性质，不宜沿用，故应分别改为“水泥”、“铁钉”、“铁锹”等；“老革命根据地”应改称“革命老根据地”；“礼拜”系宗教用语，应改为“星期”。此外，长度单位中的“公尺”、“公分”、“公厘”等系旧称，现已明令不用，故均应改用国家法定计量单位名称即“米”、“厘米”、“毫米”等。

4．空间性

即指有些名称的使用还要受到地域的限制，因地而异。在不同地区，对于同一名称的使用包括其含义和用法等可能不尽一致。在此种情况下，必须慎重从事，不可草率造次。这就是说，对于名称的使用，应以普遍、能被一般读者或群众所熟悉为宗旨，而不要使用“地方名称”。

5．程序性

公文写作中对于各种名称的表述还要注意讲求顺序，不可随意而为。主要包括：其一，对于人名的排列，既可按其姓氏笔划为序，也可以其职务级别为序。要特别注意涉及若干人的职务时，应根据场合按照有关规定正确排列；其二，对于地名，应当按照由大到小的顺序排列。如属同一层次的地名，则应按规定的顺序排列；其三，对于同级机关名称的连用，则应按其各自的法律地位和使用习惯排列。如县级机关应是“县委、县人大、县政府、县政协、县纪委”。其他层级机关的排列顺序亦是如此，不可前后错位；其四，各省、自治区、直辖市并称时，必须按照“各省、自治区、直辖市”的顺序排列。

6．准确性

这是公文写作运用名称的关键所在。名称表述不准确，就失去了其存在的意义和价值。这里，要特别注意各种事物名称连用时其相互之间的逻辑关系，不能彼此包容或相互交叉。如“各机关、单位、工厂、学校”，这种表述就有欠准确，因为“机关”、“工厂”、“学校”三个概念之间是并列关系，而“单位”与这三个概念之间则是属种关系。在逻辑学上，具有属种关系的概念（名称）不能并列使用；还有，对于一些具有特殊含义的名称，要做到准确表述。如“左倾”、“右倾”的错误，要加引号，不容疏漏，但“极左”不加引号；“文化大革命”则必须加引号；“百花齐放、百家争鸣”只用一个引号，不能写成“百花齐放”、“百家争鸣”，等等。公文中如涉及对有关法律、法规名称的引用，应特别注意其表述的准确性。如《中华人民共和国国家赔偿法》，可写为“我国《国家赔偿法》”，但不得写为“《赔偿法》”，以保持其准确性；同时对有关条款项目的引用亦应做到准确，不能将“第×款”写成“第×项”。此外，还要注意对人名、地名及其他各种专用名称的表述，应当防止误用同音的别字，以保持其准确性。