第五章 有效的辅助手段：时间管理及自我管理

尽管时间管理及自我管理法则是生活管理非常有效的辅助手段，但它们的作用终归还是具有一定局限性的。如今，许多人会有这样的感受：即使我坚持不懈地采用时间管理的方法，我依旧无法满足外界对我提出的各项要求。我感觉自己就像个建筑工人，手里拿着一把不到一斤重的锤子，却试着要拆掉面前的整座高墙。有一天我突然明白，仅凭手上的这把小铁锤，我虽然能砸落些墙皮，却无法把整座墙拆掉。因此，我必须找到一把大铁锤，只要我用大铁锤在墙上打出一个缺口，自己手上那把不到一斤的小锤就能派上用场了。

越来越多的人懂得，仅凭纯粹的时间管理及自我管理技巧，自己已经无法满足外界对我们提出的各项要求了。

即使是这样，还是会有人尝试为自己制订更为严格的时间管理计划，以满足外界的各项要求。可是最终，这些人大多只能换来身体或心理上的崩溃。

导致这种结果的原因有很多，最明显的就是我们个人能力的局限性。不论在工作还是私人生活中，我们所能完成的任务数量，总会受到我们自身能力的限制。

虽然我们可以通过有效的时间管理及自我管理方法最大限度地提升自己的效率，比如对工作重新进行规划，但总有一天我们还是会达到极限。到那时，我们所要面对的就不再是“要求”，而是“苛求”了。

虽然我们的每一天看上去规划得都很合理，但是我们自己知道，其实自己每晚都会有许多工作无法完成。

通过举办各种培训班我得知，越来越多的人都有这样的体验：“即使我把每天的日程安排、规划得很好，我也无法完成指定的工作量。”针对这一问题，传统的时间管理提出了两条筛选任务的原则：（1）可以委托给别人的任务，尽可能委托给别人；（2）能够丢进垃圾桶的工作，全部丢进垃圾桶。但是，如今这两条原则对许多人来说已经不再有效了，因为他们无论怎样对任务进行分析，也找不出哪些任务是可以交给别人去做的。

造成这种结果的原因有很多，其中包括以下这些：

· 工作量确实太大了。

· 我们身边缺少可以委托的人。

· 剩下的工作都非常重要，我们必须自己完成。

· 那些理论上我们可以委托的人，自身也承受着极大的压力，因而他们会拒绝我们委托给他们的任务。

另外的一个原因，就是委托往往意味着金钱的付出。我们当然可以把房屋清洁的工作交给钟点工去做，可前提是我们得愿意支付这笔开支。同样，请保姆来替我们照看孩子也是这个道理。类似的情况在企业中也会出现，其实企业可以把许多工作交给专业的服务提供商去做，这样员工的压力就不会那么大了。可是许多企业，特别是一些小型企业，是承担不起这笔额外开支的。

任务：请你自己想一想，或者和你的爱人、上司、同事讨论一下，既然把任务委托给他人需要满足一定的前提条件，那么究竟该如何满足它们呢？

不管是什么原因令我们无法将任务顺利地委托给他人，总之，眼下我们面临着这样一个问题：尽管时间管理及自我管理的手段得到了有效的利用，还是会有越来越多的人在每天晚上面对一大堆尚未完成的任务。结果，虽然他们每天都工作到很晚，可无论他们的决心多么坚定，一些所谓“重要”的任务依旧越积越多。

重要的事通常不紧急，紧急的事通常不重要

从该矩阵中我们能够得出以下结论，根据这些结论，我们可以对各项任务的优先性进行有效的排列：

A象限：既重要又紧急的任务必须立即加以处理，而且多数时候必须自己着手进行。该象限涉及的往往是一些紧急状况、困难甚至危机，因为重要的任务在尚未显得紧急之前就应该被完成，所以一旦它们处于时间压力之下，多数都会变得很棘手。

B象限：重要但不紧急的任务，常会被我们一拖再拖，直到有一天它突然变得紧迫为止。你应该对这类任务进行合理的规划，并及时为其规定完成期限。

C象限：紧急但并不重要的任务，一般会占据我们时间预算中的绝大部分。可以说这里是我们最大的一个时间储备库，如果能将这部分时间合理地分配给其他象限的任务，我们的效率会得到极大的提高。你应当尽可能减少、排除这类任务，或者将它们委托给其他人去处理。

D象限：既不重要也不紧急的任务其实完全可以被忽略掉，你可以放心地把它们丢进真实的或者虚拟的垃圾桶中。倘若事后证明这些任务具有重要性或者紧迫性，那么肯定会有人来向你询问相关事宜，或者对你进行督促。

原则上讲：

重要的事通常都不紧急，紧急的事通常都不重要！

有规律地放慢节奏

当我们正像平常一样聚精会神地坐在办公桌前工作时，手上的笔一不小心掉到了地上。霎时间，我们的注意力就会被这次小小的“意外”转移开——温暖的阳光洒在房间里，真是太美了！

我们的某些感觉、想法，往往只有在闲暇的时候才会出现。正因为如此，我们必须学会适时地放松自己，让自己远离日常忙碌的生活，这样，许多新的问题才会得到解决。

出于上述原因，当许多管理者希望能够为企业制定出新的经营策略时，他们往往会选择临时在酒店中居住。他们知道自己处于日常压力之下时，是很难想出什么行之有效的方法的。为了让创意、灵感能够在脑海中浮现，他们有目的地放慢了自己的工作节奏。不仅如此，这种逐步放慢工作节奏的方法有时还会对这些人的同事有所帮助。要知道，如果仅仅忙于在一个接一个的截止期限前完成规定的任务，遇到问题时是很难想出什么富有创意的想法的。

我们在私人领域遇到的问题也和这类似。如果我们始终处于压力之下，是无法针对一些新的要求找到富有创意的解决方法的。

那些长期处于压力之下的人们，他们的行为模式往往是一成不变的。尽管他们完成任务的速度有可能越来越快，但由于工作模式的渐渐僵化，最终他们很难提高任务的完成质量。

这一点，正是许多人采用时间管理及自我管理方法时，失败的关键所在。因为各种新要求出现的时间间隔越来越短，所以我们必须有目的、有规律地放慢自己的工作节奏，至少也要偶尔这样去做。我们必须适时地让身心获得放松，同时问问自己：

· 我正面临哪些新的要求？

· 对此我要如何作出适当的反应？

可是为什么我们没能经常这样去做呢？归根到底，还是由于对日常生活的规划、管理让我们感到很头疼，同时我们要忍受这样一种感觉的折磨：“我根本抽不出时间让自己放慢生活节奏。”因此，我们无法制定出新的行为策略，而只能像被关在笼子里的仓鼠一样，跑来跑去却始终待在原地。

仅靠速度我们还无法实现目标

之所以放松的时间越来越少，无法经常询问自己“什么对我来说才是真正重要的”、“我要怎样做才能在未来获得更好的发展”还有另外一个原因：

“速度”正在缔造一个个奇迹，不论在工作中还是生活里。

许多企业认为，自己只要在第一时间出现在潜在的客户身边，就能够赢得这些客户。与这种想法相似，我们之中的许多人也认为，只要自己加油向前，就一定能到达终点。对此，沃尔夫·洛特（Wolf Lotter）这样写道：

“那些行驶过快的人，总有一天会在某个转弯处冲出路面，那些在毫无防备的情况下突然刹车的人也是如此。而那些缓慢向前行驶的人，则很可能成为追尾撞车事故的受害者。对我们来说，重要的不是动力的强弱，而是如何让自身保持适当的速度。”

这里所谓的“适当的速度”，取决于我们每次遇到的具体任务与情况。以下是两个这方面的例子：

案例一：设想一下，你在某次宴会上结识了一位立刻引起你好感的男士或女士，在你与之不断调情的过程中，你感到了来自对方的共鸣。因此，在宴会即将结束的时候，你们相互交换了电话号码，甚至一起共度了甜美的一夜。这一切显得多么美好啊！但是，如果你第二天早晨就向对方发誓，说你愿意将“永恒的爱”献予对方，表示你们应该居住在一起、应该有共同的孩子，对方会作何反应？他/她很可能会说：“等等，我想我们应该慢慢来，毕竟我们昨天才认识。”或者，如果你在距离这次见面五六个月之后才想起与对方联系，估计就要面对对方这样的反应了：“哦，我想起那次令人愉快的谈话了。那的确是个美好的夜晚，但可惜我现在正在忙另外一些事情……”

案例二：多年以来，各种国际性的经营管理大会一再宣称：“弱肉强食的时代已经结束，现代社会属于行动迅速的人，这些人能够不断超越另外一些反应迟缓的人。”由于这一格言不断被重复，大多数企业都对此深信不疑，因此他们将速度与灵活性解释为企业发展的不二法则。相应的，企业频繁地进行结构与战略调整，直至员工们（经常也包括客户）脑子里一片混乱，不知道究竟什么才是合适有效的。在这种情况下，相关的各方选择了这样的一种态度：“我不能毫无选择地接受。”这里是说，他们表面在倾听各种口号，心里想的却是：我还是按之前的方法去做吧。几个月之后，改革终究还是失败了。领导层再度宣布：我们的员工还没有对改革作好准备，他们抗拒任何形式的变化。事实上，企业的领导们忽视了这样一个事实：正是他们自己的所作所为造成了员工的这种态度。他们没有意识到，每种变革都需要相应的时间。

有关“速度”不应成为我们最高行为准则的观点，还有这样一条例证：“如果不断奔跑就能避免自己沦为他人食物，沙漠跳鼠早就统治我们的星球了。仅仅第一个从起跑器上跃起是远远不够的，我们必须知道自己接下来要跑向哪里。”（沃尔夫·洛特）

仅仅奔跑还不够，我们必须知道自己要跑向哪里。

我们需要为自身寻找新的支柱

许多人总是害怕问自己：“我究竟想要什么？”因为这样一来，他们一方面不可避免地要面对一个有关人生的重大问题：“一切到底是为了什么？”另一方面，他们将不得不作出目标明确的决定。

但是，如果支撑我们个性、保持我们内在稳定性的支柱变得越来越脆弱，那么我们自身将变成一座摇摇欲坠的建筑。

出于对这座“摇摇欲坠的建筑”倒塌的恐惧，多数人缺少摇动它的勇气。然而，也许只有在摇动的过程中我们才会发现，我们身上毫无“自我”的体现，我们的个性只不过是由各种在外界压力下形成的思维与行为模式组合而成的罢了。

只有当我们作好准备，能够承担起对自己以及对生活应负的责任时，我们自身才能真正变得强而有力。这种敢于承担责任的勇气，是我们获得个人成功与满足的最重要的条件之一，面对不理想的工作状况、不幸的个人关系以及自己的每次拒绝，只有那些能在自身找到应负责任的人，才能够掌控自己的生活，同时找到获得个人成功与满足的正确方法与策略。

如果我们的内在支柱还足够牢靠，我们最好先暂时放松一下，问问自己：“什么对我来说才是真正重要的？”这样我们才能为自己保留多个行为选项，同时让自己有能力作出决定。

但是，这一点正是经常被我们忽略的，因为我们在潜意识里清楚地知道：

作出决定，就意味着我们要放弃其他可能的选择。我们选择了一些东西，就不得不拒绝另外的一些东西，可以说拒绝就是选择的一部分。

当我们同时作出了一些选择和拒绝之后，我们的内心会变得透亮起来。这样，我们的时间管理及自我管理方法，就可以建立在十分牢固的基础之上了。