管理工作的节奏 

管理工作的繁忙是持续不断的，领班（foremen）一项活动所持续的时间平均为48秒；中层管理者每隔两天才能碰到一次不受打扰地工作半小时以上的机会；而高层管理者中的半数在很多活动上持续的时间都不超过9分钟。“40多项管理工作的研究表明，20世纪50年代以来，‘高管们总是横冲直撞的’”。

在我的第一次研究中，我发现高管的工作节奏总是那么快，可谓“两眼一睁，忙到熄灯”，从上班开始总是不停地接到电话和邮件，连茶歇和午餐时间也不可避免地被工作占据。公司里的员工随时都会冒出来，霸占他们空闲的每一分钟。就像一位高管对我说的，管理工作就是“该死的事一件接着一件。”

约翰·科特在他对总经理所做的研究中称，管理工作的总体要求就是在“一个节奏快、压力大的环境”中应对“紧张异常的状况和十分棘手的时间管理问题”。有一位管理者是这么说的：

我深感愧疚，因为我没有按照管理学专家、培训师或者管理学书本中的要求去做事。我每参加完一次培训，或每看过一本最新的管理专著，就跃跃欲试，想照着去做。结果呢，先是一上来就有客户怒气冲冲地来电质询，要不就有一个时间紧迫的新项目落到我身上。于是，我又做起老一套事来，根本没有时间来进行时间管理。

组织的管理工作简直让人费力透顶。莫里斯等人发现，大多数学校校长每天“就只顾着东奔西跑”。当天的待办工作或者说管理者自己决定要做的事情都非常多，若干小时之后，那些高管仍然神经紧绷，时刻谨记自己身担重任，而且变得更加忧心忡忡。

为什么管理者会承受如此的快节奏和巨额的工作量？原因之一，管理工作的性质原本就是开放式的，在期限与数量上均无限制。每一位管理者都要对自己单位的成功负责，却无处可寻一块实实在在的里程碑，让他们可以停下脚步，说“现在我的工作已经完成了”。其他工作都有完成的标志，比如工程师会在某一天完成一座桥梁的设计；律师会在某一刻打赢或者输掉一场官司。而管理者必须不停地朝前走，永远不知道何时才算胜券在握，也不知道何时可能一败涂地。因此，在管理工作中当务之急永远存在：管理者绝不可能随意丢开管理工作，他们永远享受不到“事情总算都做完了”的快乐，哪怕只是暂时做完。

管理工作的支离破碎和干扰不断  社会上很多工作需要专业和专注。工程师和程序员可以一连数月设计机器或开发软件；销售人员可以专心推销某个系列的产品，管理者却不可能期望这样专注的努力。

任凭你观察一天也好，一周也罢，甚至观察一年，除了几个预算期外，你根本找不出几个管理工作的固定模式。一项对大学校长所做的研究指出，在一天或一周开始时，这些校长往往先处理各种行政事务，然后再处理外部事务和学校政策问题，但这种倾向性不是非常明显。李·艾科卡（Lee Iacocca）也曾这样评价过他那高度曝光的CEO工作：“说起在克莱斯勒的一些日子，要是我早知道哪天会发生哪些事儿，我每天就不会那么早起床了。”我最初的研究中还有一个惊人的发现：高管很少按照日程开会，对外联络也是不定期的。平均起来，他们做的14件事情中有13件属于临时起意。

我们发现管理工作支离破碎，更有甚者，这样的工作还总被打断。一会儿有个手下打电话报告说，一家工厂失火了；接着管理者得浏览几封邮件；然后是助理进来说接到消费群体的质疑；紧接着一名退休员工被带进办公室，要求发给他一个铭牌；这之后又查收了几封邮件；马上还要去开会讨论一个大合约的投标事宜。就这样一件接一件。最令人惊奇的是，各种重要的活动中间似乎都穿插着无数琐碎小事，而且毫无规律可循；因此，管理者必须随时准备迅速地调整情绪。

大多数管理者常常需要参加一些较长的会议，但是据我观察，很多这样的会议都会被打断15。总有很多小事缠着他们—— 几通简短的电话、一些案头工作、办公室里不请自到的访客、到楼下大厅里去，等等。

20世纪40年代，卡尔森（Carlson）在他对瑞典董事长所做的研究中发现，这些管理者每隔3天才可能碰到一次连续23分钟不受打扰的机会。“每次要开始一项新工作，或者想坐下来抽根烟的时候，他们就知道肯定会有人或电话来打断他们”。时至今日，除了不能在室内抽烟，管理者的状况与卡尔森当初的发现有何不同吗？

两项研究表明，级别较低的管理者的工作更加支离破碎。这与盖斯特的发现是一致的，即领班在每项活动上持续的时间平均为48秒。我对医院护士长一天工作的观察也证实了这一点。但对于我在同一研究中所观察的另外两位基层管理者，即班夫国家公园的前郡管理员和加拿大皇家骑警的分队队长，这种支离破碎的特性在他们工作当中的表现却不是那么明显。而我观察的几位高管，包括无国界医生组织的主席和伦敦某电影公司的总经理，他们的工作又很支离破碎。实际上，我观察到的最支离破碎的一天是另一位高管的一天，他是一个电话亭连锁公司的所有人之一。据我统计，他那天一共做了120项不同的活动，其中一部分活动是按照以下顺序进行的：

9点28分，马克斯和罗恩就站在门外谈论一些电话的焊接问题。接着，马克斯又回去和助手崔西继续审查一堆文件。就在这时，皮埃尔从旁走过，于是马克斯要求他暂停实施某个计划。15秒后，马克斯回来对崔西说“好了，我们继续吧。”接着，负责应付账款的莫妮克前来汇报先前的一笔支付请求。马克斯花了几秒处理这事，然后继续和崔西讨论。这时，负责售后服务的安娜又兴冲冲地过来说，她刚刚解决了一个问题。现在是9点35分，7分钟过去了！（之后的会议上，公司的审计员对马克斯说：“让我去找个记事本吧。你一股脑说这么多事儿，我得记下来。”）。