很多企业没有清楚地意识到人尽其才企业才能更好地发展,人才的浪费是最大的浪费,并没有清楚地制订出流程,员工不能明确地了解自己在工作过程中的地位和相互关系。这样企业就很难有好的执行力,也缺乏良好的沟通。要想流程为企业服务,企业每一个员工都要到实际工作中去找问题、面对问题,优化流程才能起到恰当的作用。
中国加入WTO后,外资银行的进入使银行业竞争加速了,而M银行的客户经理都是学金融专业的,并没有在企业工作过,对各种类型企业的金融方面的需求其实并不是很了解,给银行的工作开展带来了不少困扰。因此,M银行找到了咨询公司,咨询公司建议M银行优化流程,建立好的人才引进机制。
在听从了咨询公司的建议后,M银行首先制定了人才发展规划及对于优秀人才的奖励制度,设法满足他们的发展需要,让他们在实现自己发展的同时为企业创造更高的价值。虽然说外资银行和M银行在抢市场,但是外资银行的服务并不能马上替代本土银行,它们所推广的银行服务并不见得能为国内企业所接受,因此它们最缺的是熟悉本地市场的客户经理。所以说人才是关键,要想发展就要引进和培养人才。
M银行从各类企业的从业者中吸收了一些优秀的人才。入职后对他们就金融知识进行了培训,这些职员上岗后马上把熟悉企业的优势发挥了出来,弥补了以前那些专业人才的不足之处,很快为银行创造了更高的价值。
M银行为了公司后续的发展,还制定了更实用的工作流程。即使现在的客户经理走了,客户也会因为满意银行的服务而留下。
我们可以看出,任何一个流程的优化都离不开效益。优化流程就是要增加效益,而业务的增加会带来效益,所以流程的优化也要从业务开始。流程的优化和改造仅仅只是企业管理的一种方法,关键是要将流程的优化和企业运营联系起来,综合起来。
成本与效率是组织流程优化的核心
合肥蓝风摩托车以前是一个家庭作坊式工厂,成立于20世纪80年代,当时只有几百名员工。所有的员工都非常熟悉,工作仅靠口头沟通和交流就能进行得很顺畅,书面的、成文的制度很少。
改革开放以来,在繁荣的市场环境中,公司业务发展迅速,营业收入和利润连年成倍增长,公司发展到5000多名员工,并且在临市建立了生产基地,也有了自己的研发中心。
企业规模扩大了,但企业的管理和运作仍没有一套体系化的流程加以规范,因此导致员工缺乏遵循的依据,工作随意性很大,生产流程无人负责,无人监管。传统的管理方法已经不适应今天的蓝风公司了。
蓝风公司企业管理流程功能缺乏,企业成文的流程大部分是各部门内部使用的,能跨部门使用的流程很少,这也导致在出了问题之后,部门之间相互推卸责任,流程上也只是规范了一些简单的日常办公活动,与公司业务运作和管理完全靠不上边。流程的功能较低,导致管理漏洞多,浪费现象也很严重。
直到2006年,蓝风公司出现了巨大亏损,公司的领导人意识到是管理上出了大问题。领导班子连夜召集所有管理人员,讨论了一个星期才得出了结论,企业的亏损是由于成本太高,工作效率低下所致,而信息的采集和使用效率低下是这两个问题的根源。
蓝风公司从基层到决策层的信息传递随意性较大,无相应制度和流程规定。决策层得不到及时准确的信息,只能凭经验和感觉进行决策,导致管理效率低下。信息沟通不畅,导致对市场敏感度不够,原材料的采购价格也有偏高的现象,销售信息不能实时提供,影响了销售速度,导致产品的积压。
企业要的就是效益。现在因为工作流程失效,而严重影响了公司的效益。针对现状,蓝风公司组织专家、项目组专门研究了这个问题,设计了一套完整的流程管理制度。
公司采用了新的优化流程后,管理秩序好转,工作责任落实到人,部门之间衔接运转顺畅,信息传递速度加快,公司决策失误降低。生产率提高了,产品质量合格了,公司的利润也直线上升。
流程优化在一定程度上和企业的规模有很大关联,比如一个不足10人的小公司,它相对的人际关系和业务都会很简单,也不需要花时间和精力来进行流程的梳理。
但是我们所有的企业或者说是企业的每一个员工,必须建立这样的理念:企业要想通过节约增加效益,必须优化流程。任何企业都希望企业是发展的,而随着企业的不断壮大,业务范围和员工数量的不断增加,必然导致管理难度的提升。这时,流程的优化就绝对不可少。