计划无处不在

在中海壳牌，做每一件事情都必须有详细的计划。即使是外出访问和交流，以及集体外出活动，也必须事先做出精心计划和周密安排。2003年我们组团去中国石化广东茂名石化公司参观，就是一个典型的例子。

由于公司从成立之日起，就从国内各大型石化企业招聘了许多员工，其中从茂名石化招聘的员工最多，层次也较高，因此，为了进一步协调和改善地处同一地区、同一行业的两个企业之间的关系，增进彼此之间的理解和信任，2003年4月，中海壳牌决定由开工总经理约翰?史蒂夫带队去茂名石化访问。考虑到访问的级别和层次较高的原因，同时由于当年从该公司到中海壳牌的员工中，我的原职位最高，所以，公司决定由我来负责组织和协调这次访问的有关事宜。访问前，我的上司让我来制定访问计划。由于同处广东，惠州市到茂名市之间只有500多公里的距离，我想这种访问一般比较简单，因此就简要地写了一个访问计划。没想到，计划提交我的上级后，他却就此提出了很多问题。经过几次修改，我的这份访问计划才算过关。

这次访问为期两天，其中一天为来回路程，一天为访问时间。整个计划中的每项内容都要事先通过电话或电子邮件多次与对方确认，详细内容包括：整个来回路程所要耗费的时间；工厂内参观路线的确认；要会见的茂名石化高层领导姓名、职务；会议经验介绍；携带的礼品档次；住宿的宾馆等等，就连进入厂区要安装汽车尾气阻火器也考虑到了。由于计划做的详细具体，访问也就十分顺利和成功，达到了预期的效果。

同样，在公司组织团队集体外出活动时，相关计划也要做的详细周到，并提前发送给大家知晓。通常来说，这类计划要说明活动内容、时间安排、参加人员、地点，必要时还要画出乘车交通路线图等，以保证活动的顺利展开。

除了这类集体活动，员工的休假也要做好详细计划。在中海壳牌，除了国家规定的法定休假以外，每个员工每年还有15天以上的带薪休假。为了使自己的休假不影响工作，员工必须将自己的休假次数、每次的天数以及时间等填写在休假计划表中，由秘书统一汇总，并发布给大家，以便协调和交接工作。即使是最高管理层，也要在休假和出差前，做出详细的计划，并向全体员工发布出差或休假的天数、目的地，以及在休假期间的授权情况，包括责任代理和预算等。

那些需要出差、开会或者参加培训的员工，也需要事先制订计划。如果没有计划和预算，上级一般不会批准下属的申请。有一次，一位来公司不久的部门经理要求出差，当他请示上级时，上级问道：“有计划吗（Do you have planning）？有预算吗（Budget）？紧急吗（Urgent）？”“如果没有，不要去（No Action）。”由于事先没有出差计划，这位经理只好作罢。

这种计划无处不在的现象，对我这个曾在特大型国有企业、大型民营企业工作过的高级经理人来说，感触特别深刻。国内的一些企业老总总是说他们整天工作，疲于奔命，即使如此还是“按下葫芦浮起瓢”，管理始终处在“救火”状态。我想，除了缺乏有效授权外，其中最主要的原因，应该就是没有在思想上认识到工作计划的重要性。有的人由于对工作缺乏周密的计划，结果就导致了眉毛胡子一把抓，越忙越乱的结果。有的人则由于计划制定不严谨，结果朝令夕改，致使员工无所适从，执行力大打折扣。

韦尔奇在掌控通用电气时发现，如果每一次会议都建立在上一次会议的基础上，这样就能更有效率地解决问题，而不是在一些重复性问题上纠缠不休。事实上，对任何一家公司来说，计划都应该像垒金字塔一样，先把基础做好，然后一层一层往上做，这样就减少了重复性劳动，工作也变得更加有序。这实际上也就是跨国公司的老总工作时总是从容不迫，而企业效益却稳定增长的真正原因之一。他们平时很少加班加点，周末坚持休息、定期度假、打高尔夫球、在海上开游艇、钓鱼，生活充满了乐趣，却又不耽误工作，这一切，都是完美计划的功劳。