资料文档也要追求精美

观察一个人是否真的爱干净，最好的办法就是去看他家里的厨房和厕所。如果这个人在外面是西装革履，干净利索，家里的厨房和厕所却脏乱不堪，那他显然并不是真的爱干净。同样，看一家企业是否真正追求工作的完美，不要去看那些能够直接为公司创造价值的工作环节，而是要看那些不能为公司直接创造价值的环节，比如资料和文档的制作及管理。如果一家公司的各种资源和管理重心全部放到了能为公司直接创造价值的环节，比如研发、销售，而对文档管理这种“后勤工作”漠不关心，或者抱有无所谓的态度，那么可以肯定，这家公司不是真正地追求工作完美。即使它对研发、销售这些工作极其重视，那也只是利益的驱动，而非良好的工作理念的驱动。

壳牌是真正追求完美工作理念的企业，这一点，从它十分重视资料和文档的制作及管理就可以看出。壳牌的文献资料通常都不是枯燥的纯文字，而多采用图文并茂的形式，既精细完美，又令人感到赏心悦目。一些制作精美，像艺术品似的文献和资料，通常会用电子版本的形式保存在公司内部网络上，以方便保存和阅读。这样做，不但可以培养员工追求完美的精神，而且有利于加深员工的理解和记忆，提高他们的工作效率。事实上，在我所接触和了解到的企业中，很少有公司像中海壳牌这样重视文档资料的制作、编制、管理、归档和保管，并把它列为管理的一项基础性工作。

以中海壳牌的“员工HSE手册”为例，该手册显示了每个人进入厂区必须穿的全套劳保用品，包括安全帽、安全鞋、防护眼镜、安全带、安全荧光背心等。同时，还在旁边附上标准作业着装照片，照片中还显示出现场施工时的标准作业姿势，包括标准作业姿势、现场安全用电、登高作业等现场安全规范的作业说明。每张作业说明都要附上一张标准姿势照片和一张违章作业照片，以便员工和施工人员进行对照和比较，从而规范自己的作业管理。

员工手册还包括公司的电话号码、每个员工的部门、员工编号、员工姓名、员工座位号、电话号码、手机号码、电子邮件地址等信息，以及公司的职业道德、员工的福利政策、相关规章制度的简要说明等，内容十分齐全。手册会定期进行更新，以保证信息的准确和完整。同时为了方便阅读，员工手册的表格中每隔一行颜色都不同。

组织结构图也体现出了中海壳牌的完美工作。在中海壳牌的组织结构图中，每个人员的岗位都是以方块的形式显示在各自部门的组织结构图上。为了使员工清晰了解同事间的上下级关系，通常会在方框中附上一张个人一寸免冠彩色照片。同时，在组织结构图的每个方块中，还会标出人员的相关信息（比如员工姓名、职位、国籍、岗位工作级别等），以便让新来的员工和管理者看到组织结构图后，可以对工作关系一目了然。

现代科学研究表明，人的沟通与记忆效果由低到高是这样排列：语言声音、文字说明、图形、模型。因此，中海壳牌的员工在沟通时多使用图形、表格、曲线、照片、模型等，而尽量减少冗长的文字说明。公司也明确要求，员工在做计划或报告书时，除了正文要进行一般的文字叙述外，还要尽可能地使用附件形式来详细表达和说明。附件的内容要尽量采用图表、曲线和图片等形式，以充分体现计划书的细致和严谨。这样要求的好处显而易见：一是可以让上级管理者快捷准确地了解计划方案的内容重点，二是使用附件可以更加详细地了解工作的主要内容和步骤，便于理 解和记忆。（图5  沟通记忆图）