中海壳牌在开车投产试车的紧张繁忙期间，经常召开一些会议，包括研讨会、协调会议等，来促进员工之间的沟通和交流。这些会议的主角多是员工，而领导则把自己定位于倾听的角色，目的就是为了听到员工更多的声音，让员工有更多的时间进行互动，更加深入地探讨问题，提出自己的意见和观点。有时，人们会对一些问题进行激烈讨论，但彼此之间仍保持相互尊重。大家都知道，只有容忍不同的意见和想法，并且自己能够提出有效的事实根据，才能让对方心悦诚服。所以，无论大家在会上讨论得多么激烈，都仍然会尊重对方、尊重事实，而不会拿权力或职位压人。通过营造这种“无障碍交流”的会议气氛，公司也避免了员工“会上不说，会后乱说”的现象。

为了更好地听到员工内心的真实想法，保证每次会议都高效进行，中海壳牌的领导人在召开一些会议时，都要提前做计划和安排。通常，他会在会议召开的前几天，提前计划、安排和预订会议室，确定好会议具体的开始时间和结束时间，并写出会议提纲、讨论的内容以及与会人员的名单等，然后通过电子邮件的形式发给与会人员知晓，以便他们有足够的时间做准备。

那些要参加会议的人，无论职位高低、级别大小，在接到参会通知后，都会做一些相关准备，并打印一些资料带到会议现场。就我所知，在壳牌参加会议的人很少有空手前来的，而会议负责人也很少有在会上“突然袭击”发材料的举动。由于会议的目的是为了有效解决某些问题，而不是为了凸现某些领导“多么英明”，所以大家都是在会议之前做好准备，然后在会议上直接进入正题。

在召开一般性会议时，管理者通常没有固定的座位，因为座位安排并不重要，重要的是会议的议题和效果。为了提高会议效率，许多会议要使用幻灯片，因此，对于一些现场出现的问题，相关参会人员要现场实地拍摄，制作出图文并茂的幻灯片，以便让参加会议的其他人员加深理解。同时，参会人员会将讨论的内容和结果写在白板上，必要时还要画出示意图或曲线来分析问题，并加上简要的文字说明。这样可以使整个会议紧扣主题，保证参会人员都能准确理解会议内容，以防忘记。

如果会议长达几个小时，中间要小歇几分钟，一起换换话题，喝点咖啡或茶水，吃点小点心，放松一下后再继续开会。

事实上，为了让会议更加民主高效，中海壳牌的会议极少拘泥于形式，而是怎么高效怎么来。比如在中海壳牌的项目建设期间，由于各项目分布在世界各地，以及国内的几个地区，为了提高效率、节约成本，公司就定期举行电话会议，通过电话同时与各个项目组沟通，讨论问题和安排工作，然后再通过电子邮件将会议纪要发送给各方。

除了在理念上强调倾听的重要性，中海壳牌在公司的办公家具设置上，也尽量体现出民主管理的气氛，以方便人们彼此之间进行沟通与倾听。比如，在办公室内及各类办公场所，除了员工的办公桌之外，还特别设有一些直径一米左右的小圆桌和几把椅子，以便员工之间对一些问题进行讨论和沟通。即使是在上级领导的办公室讨论问题，管理者也不会拿派头摆架子，摆出一幅高高在上、居高临下的姿态。这样，员工就不会感到拘束，从而说出自己内心的真实想法。