设计顺畅有序的议程

议程是会议的程序表。让与会者明确会议目标的最好方法是预先发给他们一份明确的议程。大多数会议并没有正式的议程，那是因为人们认为它不重要或不需要，但是，一份清晰的议程能够规范和控制会议内容，约束沟通的次序和节奏，提升会议的效率，有助于会议目标的顺利达成。书面的议程还会使会议目标具体化，议程就能使会议按照既定的轨道进行。

议程相当于会议展开的计划，在实际开会过程中，只要严格遵循议程展开，就能一步一步抵达会议的目的，有效地规避超时、离题、秩序混乱等糟糕情况，在规定时间甚至提前圆满结果会议，取得会议成果。会议缺失议程，会议的内容就无法确定，沟通的次序可能会杂乱，沟通的节奏也可能无法把握，要么太快，要么太慢。

第一、完整的议程包括以下内容：

●会议名称；

●会议期望的目标或结果；

●会议时间、地点及食宿情况地址；

●参会人员名单及联络方式；

●分组情况；

●会议主持人；

●会议所要讨论的每一个议题、相应的负责任和时间安排；

●有关形式的任何不同；

●任何外来参加者的姓名和角色。

第二、编排会议议程应遵循以下原则：

1.依照议题的轻重缓急安排先后顺序。

越重要越紧急的议题排在最前面，依照这样的原则将所有议题排好顺序，那么，即使在预定的时间内无法完成全部议题，也能保证最紧要的议题被处理。

2.标明每一个议题的起讫时间。

当你在议程上清楚地标明每一个议题的起讫时间，就会促使与会者遵守时间，提升会议的效率，因为一个议题的时间被打乱，其后的所有议题的时间都将被打乱——这恰好印证了“多米诺骨牌”效应。这样做的另一大好处是，与议题相关的人可以在特定的时间内到会，结束议题后可以即时离场，这无疑是节省时间的有效方法。

3.要求与会者预先思考所要讨论的问题。

如果与会者在开会时才开始思考问题，那简直是在浪费其他人的时间。宝贵的会议时间应当用来直接交换成熟的、深思熟虑的意见。你甚至可以要求他们做一些具体的会前工作，例如抽样调查员工意见、汇集统计数据、搜集背景资料等。

第三、编排议程的步骤如下：

1.列出需要讨论的所有议题。

用简洁的语句概括出所有需要在会议上讨论的议题。

2.依照轻重缓急的程度安排先后顺序。

紧要的提议排在最前面，依此类推。

3.给每一项议题分配合适的时间。

给每一项议题分配一个时间限度，以保证大家不会超过规定的时间。

4.补充其他信息。

其他信息包括会议的名称、目标、时间、地点、负责人、联络人、交通、食宿、要求等。

5.将议程初稿分发给与会者，请他们完善

　　一旦你草拟了一份议程，就将其发送给与会者，供评论、补充或征求同意。如果你希望在一份已经正式批准的议程上增加或删除议程，必须征得与会者的同意。