找准与会者

谁应该出席会议？——找准参会者，邀请那些真正有必要出席会议的人，这是高效率会议的又一重要法则。真正的与会者应当是能够帮助你实现会议目标，在讨论时提供具有建设性观点的人。他们是：

●相关问题的主要决策人；

●对于议题有相关知识和信息的人；

●能够提供相关意见的人员；

●对问题负有义务，或存在利害关系，或起作用的人员；

●一心一意要解决问题的人和那些与所要解决的问题息息相关的人；

●那些需要执行决策的人。

他们能够：

●提供信息：邀请公司某一部门成员，例如生产或销售部门成员，为公司其他人员提供有关他们部门的进展情况。

●提供意见：某些人因为正在参与某一特定事件，或者因为有经验，因而有资格向其他成员提供有用的意见。

●提供特殊的专长：具有特殊技能的专家，或是来自公司内部，或者来自公司之外，他们的出席都可能促进讨论。

●授权行动：尤其是财务方面的决定，如签署或谈判一个新的合同，可能要求一位财务主管在场授权这个行动。

找准与会者需要认真地思索，在现实中，我们都忽略了这一点，经常召开部门会议（部门所有人都要参加）或者全员大会（公司所有人都要参加），这种不慎重地选择与会人员的做法，不仅浪费无辜者的时间，而且会造成各种负面影响。例如：组织内的钩心斗角、争宠、权力和威信的斗争等。

概括而言，在所有参会者中，必须要有能够做出相应决策的人，必须要有负责执行决议的人，每一个与会者都应当能够为解决问题提供建设性的意见。

为了找准与会者，你可以问自己以下问题：

●参加会议的人将在多大程度上决定会议的结果?

●这个人在中心议题的专门知识方面，是否确有需要或能有所贡献?

●有没有经验，或者与所涉及的议题或人物是否有特殊关系?

●级别或地位是否适合参会?(下级职员和他们的上司在一起参加的时候，心理上常会不自然，以至于影响他们反应的质量和真实性。)

●假如要做决议，这个人是否能做(他不应是一个从属的人，这种人可能缺乏完整的全面知识和适当的权威)?

●他的才能或职责是否与其他与会者重复?

●是否时间、工作量及其他因素都能使与会者安心参加全部会议，而不是人在心不在?

提供必要的信息

人们在开会时，经常需要花费相当长的时间来做各种各样的解释，这一过程对于熟悉会议背景的人来说，是一件相当痛苦的事情，因为他们无法集中精力探讨问题，反而不得不耐着性子解答“幼稚”的问题。如果你能够提前把与会议有关的所有信息都传递给与会者，那么你就可以让他们对将要讨论的议题有所了解，从而直接进入问题的讨论阶段，更加高效地利用开会时间。

如果与会者需要一些背景材料，那你就要提前搜集一些相关的文献或者数据，并把它们分发给与会者。这样可以使所有与会者都处在同一起跑线上，对于一个团队而言，这样会更加有利于达成一致意见，可以为所做出的决策提供更加可靠的依据。