一方面,一名合格的职业秘书,必然会忠诚于自己所在的企业,维护本企业的利益。但是忠诚于自己所在的企业是有前提的,那就是他所在的企业必须合法经营。如果企业违法经营,企业领导人受到了法律的制裁,那秘书也难免遭池鱼之殃。另外一方面,作为一个公民,秘书还应承担相应的社会责任,因此,当企业利益与国家利益发生冲突时,他首先要承担自己的社会责任,维护国家利益,事实上这也是守法的自然要求。当然,由于我国正处于向市场经济过渡的转型时期,许多法律法规还不是很完善,在法制上有空子可钻,有法不依,执法不严的现象也很普遍,违法成本不高,这也让一些秘书产生侥幸心理,走上了违法的道路。但我们的社会毕竟是一个法制社会,各种法律法规都在完善之中,因此,违法必将付出高昂的代价。
坚持原则由于秘书处于从属地位,所以一些领导人经常会对秘书软硬兼施,让他们充当从事不法经营的“白手套”。面对这种情况,秘书应有清醒的认识,坚持原则,最好能劝阻上司放弃这种做法,因为从长远来看,即使做成了也会损害公司的利益。但秘书毕竟只是秘书,在大多数情况下很难改变上司的决策,如果上司不听劝阻,逼你去做,那你就要主动辞职,否则就有可能像小康这样成为上司违法的陪葬品。守信:言必行,行必果小苏原来是北京九鼎文化发展公司总经理办公室的一个普通文员,由于她的勤快和热情,不久前被安排给常务副总经理做专职秘书,负责处理他的日常杂务。在做文员时,这个请她复印,她满口答应,那个找她扫描,她毫不犹豫……现在她的工作虽然变了,但是座位暂时还没有调,因此有些人还是习惯找她帮忙。成了副总的专职秘书后,她的工作量自然就多了起来,而且身份现在变了,再让她给同事们“打杂”,她心里自然有些不乐意,但她又不好意思直接拒绝人家,于是,她口头上还是那么热情,可就是办事的速度越来越慢,特别是对那些想通过她约时间找副总汇报工作或帮忙的人,她总是回答对方说“好”,但到最后经常是不了了之。久而久之,同事们发现她开始学会敷衍别人了,于是找她帮忙的人也越来越少了。这天下午一上班,老总就跟小苏要几个财务数据,小苏马上给财务部门打电话,可财务部门的人也如法炮制,口头上说马上去找,可小苏去电话催时,对方不是说具体经办人不在,就是说人家正在忙做报表……快到下班了数据还没有要过来,老总只好自己给财务部打电话。不久,老总就把她给换了,她仍然继续“打杂”……从表面上看,是财务部的人故意跟小苏过不去造成的,实际上是小苏自己不讲信用造成的。
对于秘书来说,信用是一种宝贵的资源,是上司和同事信赖你的基础。没有信用,秘书在工作中可以说是寸步难行。从你成为秘书的那天起,你的上司和同事就已经开始通过你的言行,在悄悄地给你做信用等级评估了。上司让你这个星期三下班之前把报告交上去,你却拖到了星期五;老周请你帮他扫描份文件,你答应在吃午饭前给他办好,可你快到下班了还没动手……由于多是些鸡毛蒜皮的小事,上司和同事不一定都会跟你计较,但会慢慢地形成一个你“说话不算数”的负面印象。如果你总是不注意,那这种负面印象就会慢慢地降低你的信用等级。问题是上司和同事们对秘书信用等级的要求比一般员工高得多,因为在很多时候你代表的是上司,说话必须算数,一言九鼎。
一些秘书之所以会养成敷衍人家、不讲信用的坏习惯,根源是因为他们身上那种高人一等的无形优越感。在他们看来,总是别人在“求”自己办事,例如,市场部经理今天“求”自己让上司尽快把市场促销报告批下去,明天销售部经理求自己安排时间向上司当面汇报工作。而自己可以说是“万事不求人”,需要对方配合的时候,说是领导交办的,对方不办也得办。所以,在别人“求”自己办事时,也就不必那么认真了。敷衍人家的时候的确很轻松,既不必费心,也不会有什么损害。但你有初一,人家就会有十五;你今天敷衍人家,人家明天肯定也会敷衍你。因为秘书部门与职能部门的这种“求”是双向对等的,秘书也需要各部门配合与支持自己的工作,只不过秘书的“求”经常是以上司的指令形式出现罢了。例如,上司要你给他整理一份关于明年市场预测的材料,你就要“求”市场和销售这两个部门给你提供素材;又例如上司外出办事,你就要“求”行政或总务部门提供车辆等方面的配合。如果你老是敷衍市场部和销售部的人,那他们在给你提供素材时,不仅有可能在时间上找借口拖延,在质量也可能会打“埋伏”,让你在上司那里不好交差。