有趣的是，你的大脑中至少有一部分是相当愚蠢的。如果它够聪明的话，它就应该只在你需要处理某件事的时候才提醒你。

你有没有一把电池耗光了的手电筒？而你的大脑一般是什么时候，才提醒你该买电池了呢？你又是什么时候，才发现电池没电了呢？这不能算是反应灵敏的表现吧。如果你的大脑天资聪颖，它就应该仅当你在商店里看到电池时才给你提醒，而且能一并告知你相应的电池型号。

从你今天早晨醒来到现在，你是否想到任何需要处理但还未动手解决的事情呢？你是不是不止一次地想到了它们呢？为什么？不断地考虑那些毫无进展的事情纯粹是浪费时间和精力，而且这往往只会使你更加焦虑不安。

似乎许多人的脑子里总在接连不断地放电影，特别是当我们一谈到有许多事要处理时，这一现象更加严重。人们把许许多多悬而未决的问题委托给大脑来处理，但你的大脑却无法有效处理它们。

“材料”的转化

我是这样定义“材料”（Stuff）的：任何进入你的精神或现实世界中但尚未找到归属的事情，所有你尚未确定预期结果和下一步具体行动的事情。对很多人来说，他们的组织整理系统没有发挥应有的功效，原因在于没有首先完成对“材料”的转化。只要它们还保持着“材料”的身份，人们便无法加以控制。

多年以来，我所见过的绝大部分任务清单纯粹都是一些列举“材料”的单子，而不是必须完成的实际工作的清单。它们仅仅代表着许多尚未解决的事务中的某一部分的提示信息，而这些事务也仍未转化为预期结果和行动方案，即真正意义上的工作提纲和工作细节。

“材料”的存在本质上并不是一件坏事。就其本质而言，如果某些事情吸引了我们的注意力，那么，它们往往以“材料”的形式表现出来。但是，一旦“材料”进入到我们的生活和工作中，便需要被定义和解释。作为知识工作者，这是我们的责任。如果“材料”已经完成了转化过程，并且明白无误，那么剩下的工作就不需要再耗费我们的脑力了，付出单纯的体力劳动就可以了。

在一次研讨会临近结束时，一家生物工程公司的资深经理在重新审视她最初列出的任务清单时感叹不已：“天哪，这简直是一堆根本无法完成的工作，毫无章法可言！”就大多数个人管理系统中所谓的计划清单而言，这是我所听到过的最生动形象的描述了。绝大多数人一直在调整那些性质原本模糊不清、内容残缺不全的任务清单。但是，他们仍然没有认识到，到底需要整理多少内容，管理哪些细节，才能获得真正的回报。如果他们希望自己的组织整理工作富有成效，就应该收集一切有待考虑的问题，然后完成思考的过程。

过程：管理你的行动

你几乎可以像训练运动员那样来训练你自己，在知识工作中表现得快速、敏捷、积极主动和精力集中。你可以更加积极有效地思考问题，轻松自如地控制事态的发展。你可以将工作和生活中各个层面的事务都收集起来，完成更多的工作，同时消耗更少气力。此外，你还可以针对收集到的全部“材料”进行前期决策，为你的工作和生活制定出一套标准的事务处理模式。

然而，在你未达到这一境界之前，你首先需要培养一个习惯：在大脑中不留任何事情。正如我们已经看到的那样，单纯的时间管理、信息管理或者优先事务管理都无法实现这一目标。毕竟：

你不可能通过管理时间，把5分钟变成6分钟。

你无法管理大量的信息，过量的信息只会被遗忘和忽视-否则，当你走进图书馆，打开电话黄页本，或者上网的时候，脑子非爆炸了不可。

你无法管理事务的优先级，因为事务是否优先完全是你的主观决定。

因此，管理你的行动是管理好你全部“材料”的关键所在。