要想轻松掌控知识工作，必须熟练掌握工作流程管理的5个步骤，而这正是我所教授的本书方法的核心部分。无论在什么情况下，我们在工作时都将经历这5个阶段：（1）收集（Collect）一切引起我们注意的事务和信息；（2）对这些信息进行处理（Process），决定下一步行动；（3）对这些行动进行有效的组织整理（Organize）；（4）我们通过回顾（Review）来确定下一步行动方案；（5）行动（DO），直至最终完成工作。这些阶段共同构成了我们生活中的“横向”管理系统，而且我们还可以随时向其中添加任何引起关注的新事务。

这几个步骤的原理很简单。可能你没有察觉到，不过这确实就是我们习以为常的处事方法。但是根据我的经验，大多数人在这5个阶段中，都还有很大的提升效率的空间。我们对工作流程的管理包括了5个环节，并且管理的效果通常取决于这5个环节中最薄弱的一环。因此，除非所有环节都紧密结合，并且按统一标准加以管理，否则，其最终效果难以保证。大多数人在收集阶段存在着重大的遗漏，于是有些人虽然收集了大量信息，但却没有进一步的处理，因此也就无法确定下一步的具体行动。另一些人虽然确定了下一步行动，但却缺乏对这些行动的有效组织，因而不能有效地执行。还有一些人虽然建立了良好的组织整理系统，但由于缺少回顾和检查环节，结果导致整个工作系统的效率大打折扣。最终，系统中出现的任何一个薄弱环节，都可能影响工作执行的结果和效率。

了解了这5个阶段的本质和相互关系后，还需要运用一些有效的技巧和工具，才能顺利地完成各阶段的工作任务。我发现，如果将这5个步骤分开来做，会取得更好的效果。有时候，我只收集各种信息，而不做进一步处理。而有时，我又只进行分析和处理（比如利用会议后的间隙，整理会议笔记）。我还会利用长途旅行的路上时间，对收集和分析处理后的材料进行组织整理。还有一些时候，我会查看我的工作清单，回顾检查我的工作状况。很显然，大部分时间我都会充分利用起来，去做我该做的事情。

许多人无法把工作安排得井井有条，主要原因是他们试图一口气完成这5个阶段的工作。当他们坐下来“开列工作清单”时，大多数人试图按照重要性和紧急程度来罗列“最重要的事情”，但他们却没有拟定任何具体的行动方案。如果你因为某些事情（比如秘书的生日）目前“并非那么重要”，而暂时将它搁置一旁不作任何考虑，那么这件事就成了一个悬而未决的问题。而它也将时刻消磨你的精力，阻碍你集中精力思考那些真正重要的事情。

本章将从总体上阐述这5个阶段的内容。在第4章到第8章，会分别讲述各个阶段的内容。这些章节针对每一阶段介绍了具体的管理方法，并且附有大量经典的实例和最佳实践。