这一类材料要求我们亲自着手处理。典型的情况可能是一封要求你在某日参加公司活动的电子邮件；或者是与集团副总裁会面后放在工作篮中的备忘录，写着聘请顾问这一重要新项目的相关事宜。

面对这类需要着手处理的材料时，你必须回答两个问题：

1.你承诺完成哪些工作？需要达成哪些目标？

2.具体的下一步行动是什么？

如果它代表一个项目

如果手头的事情需要一系列的行动才能实现它的目标或结果，你就可以将其视为一个项目并将它列入“项目”清单中。这如同在地上树起一个树桩，提醒你有些目标尚未达成。每周回顾一下这个清单（参见“成功的关键因素：每周回顾”一节）将会帮助你想起这个尚未解决的问题。这些目标会一直保存在你的管理系统中，直到你达成或者放弃这个目标。

下一步要采取什么行动？

对于你所收集到的任何材料来说，这都是一个关键的问题，如果你能给出合适的答案，你便拥有了下一步组织整理工作的基本原料。“下一步行动”是指那些可执行、可操作的具体行动，并且只有将其完成之后才能推动整个事情向着既定目标发展。

“下一步行动”的几个例子：

给弗雷德打个电话，问他推荐的那家修理厂的电话号码。

起草预算会议的具体议程。

与安吉拉谈论我们需要建立的文件归档系统。

上网了解一下数据库管理软件的知识。

这些都是需要我们实施的真实而具体的行动，这些行动的提示信息将对个人管理系统是否有效起到决定性作用。

立即执行、指派他人，或者延迟处理

一旦你决定了下一步行动，紧接着，你就会面临以下三种选择：

1.立即执行。如果这步行动能在两分钟内完成，那么你就应该立刻执行。

2.指派他人。如果处理这件事情需要花费的时间不止两分钟，那么，你应该问一问自己是否就是解决这个问题的最佳人选。如果回答是否定的，那就委托给一个合适的人员去办理。

3.延迟处理。如果预计花费的时间超过两分钟，而你又恰恰是最佳人选，那么这时，你就不得不推迟行动，并把它记录在“下一步行动”清单上，以后再来完成。

组织整理（Organize）

在工作流程图的外围，是8个独立的处理方向，这包含了你的“材料”经过处理后可能遇到的所有情况。将它们综合在一起，就构成了一个完整的系统。这个系统可以组织整理你的当前工作，也可以随时接纳新内容。

对于那些无须采取行动的事务来说，可以将它们：丢入垃圾桶、保存为等待酝酿的资料或归档为参考资料。如果某项事务无须采取行动，你可以把它当成垃圾丢掉，也可以“存入备忘录”以备日后再次评估，还可以归档保存起来以便今后能够随时查阅。对于那些可以付诸行动的事务，你则需要：一个项目清单、一个保存项目规划和资料的存储系统、一个日程表、一个下一步行动清单，以及一个等待清单（清单中包含的内容是那些等候别人完成的任务）。

由此可见，这8类事务都可以（而且也应该）分别放入几个客观存在的容器中。本书中我们将这种容器统称为“清单”（list），意思是可供人们经常查阅的一组提示信息。这个“清单”可能是纸质的备忘录手册，也可能是一个电脑程序，还可能是塞满纸质文件的文件夹。举个例子来说吧，一个当前项目清单，可以是记事本中写满个人目标的一页纸，也可以是个包含任务列表的PDA，或者是个贴着“项目清单”标签的塑料文件夹。提示信息（如“3月1日后，与我的会计师联系，约定一次会面”）既可以保存在书面形式的备忘录文件夹中，也可以存放在纸质或者电子日程表内。

项目

我是这样给项目下定义的：任何一个需要多步骤才能完成的任务。这就意味着你的“项目清单”中会出现一些你以前不会当做项目看的小事情。我对项目如此定义的根据是：如果某项工作不能一步完成的话，那么，你就需要建立某种机制来提醒自己还有事情尚未处理。如果你没有建立这样一个提醒机制的话，这件事情很有可能会回到你的大脑中，重新成为一个盘踞在你大脑中的悬而未决的问题，并时刻干扰你的工作。另外，我们也可以将项目视为一系列未尽事宜。

“项目”清单的内容范例

安排新的董事会成员研发生产录像机的合资项目

8月份的度假安排制作一个新的培训光盘

安排一次员工外出静思会①确定明年学术研究会的日程安排

出版书籍组织一个1小时左右的主题演讲

完成计算机升级更新遗嘱

熟悉视频会议的操作确定预算规程

敲定一条新产品生产线签署一份雇佣协议

了解新的联络管理软件在后院安装新的照明灯

找到《财富》杂志的再版文章与南美的代表正式建立合作关系

寻找一位公关人员制定雇员政策和工作程序

在新果园里种一些植物为起居室添置一把新的靠椅

这些项目不需要按照某种特殊的顺序（如规模或重要性）进行排列，你只需要把它们列在一张主清单上便足够了。这样你就可以经常地查阅它们，以确保你对每个项目制定出恰当的“下一步行动”方案。

事实上，你不可能直接执行一个项目，你所能执行的是与项目相关的“下一步行动”。当你完成了足够多的正确步骤以后，才能达成项目的预期目标。实际上，这个项目清单就是一份罗列了我们面前的各种终点线的实用手册，它保证我们所采取的每一步行动都能将事务向着正确的方向推进。