保证收集阶段成功的最后一个因素是显而易见的：如果不定期清空收集工具，处理里面盛放的“材料”，那么它就只是一间装满杂乱资料的仓库。我们这里说到的清空并不意味着完成，这里不要求你完成存放在语音信箱、电子邮箱或工作篮中的全部事务；其实，它仅仅要求你把资料从存储器中取出来，判定这些事情的实质是什么，以及应该采取什么具体行动才能推动它的发展，如果你无法立即完成它，那么把这些行动组织整理到你的系统中就行。千万不要把它再次放回到工作篮中去！不清理你的工作篮，简直就和不倒垃圾桶一样，而你就只能不断购买新的垃圾桶，以便盛放那些新产生的垃圾。

为了定期完成工作篮的清理，你必须拥有一个完善的行动管理系统。如果没有有效的“输出”，工作篮里容纳的“材料”自然会堆积如山。一般来说，对于那些你无法立即处理的事情，把它们留在“工作篮”里以便给自己提个醒，这确实是简单易行的办法。（特别是对于纸质文件或者电子邮件之类的信息尤其方便。）但问题是，当工作篮（或电子收件箱）中存入过量的资料和信息时，就只会让你感到面临崩溃的危险，根本无法起到提醒的作用了。

当你掌握了下一个阶段的技巧，学会如何轻松快捷地处理那些乱七八糟的未尽事宜时，“工作篮”就可以被顺利清空了。让我们一起来看一看，要怎么做才能在不立即完成具体工作的情况下，清空你的工作篮和电子邮箱吧！

处理

对于参加这个课程的所有人来说，我帮助他们所作出的最大改进，恐怕就是指导他们按部就班地对每一项工作进行思考，并最终清空他们的收集工具。当我与某家跨国公司一个主要部门的经理共同处理了她的“工作篮”以后，她坐在那里，感到前所未有的轻松。此前她为了减轻大量的会议给自己带来的繁重压力，便依赖工作日程表来提醒会议日程，而效果还不错。在我的帮助下，她对工作的其他方面也进行了归纳和整理，从而使自己工作的各个方面都变得井井有条了。现在，我们已把她需要提醒自己的行动和信息分门别类地逐个确定，并存入一个看得见、摸得到的具体系统中。

对于你所收集到的每一封电子和语音邮件、每一条备忘录或者每一个自然萌生的念头，你该如何处理呢？这是行动管理过程中的一个组成要素，它是整个个人组织整理体系的基础。许多人试图把一切安排得井井有条，但是他们却错误地直接整理那些收集到的、不完整的“材料”。你无法有效地组织和整理“材料”，你只能对它们进行收集和处理。分析和处理这些材料后产生的下一步行动，才是真正的组织整理的对象。在事务处理的树状模型中（见下图），处理和组织整理这两个阶段是整个过程的主干部分。

在后面的章节里，我将针对处理过程的每一个环节详细地进行指导。而现在，我建议你在我们总览全过程的同时，从你的工作篮中拿出几项工作或者拿出一摞资料，尝试着按此方式处理它们，这样你对这个过程就会有一个大致的了解。

它是什么？

这个问题并不愚蠢。我们前面已经讨论了收集工具以及收集的“材料”。但是，我们还没有讨论过这些材料到底是什么，需要我们如何处理。比如，我们从上级主管处接收的很多信息，往往因为含糊不清，而很容易被我们的个人组织整理系统漏掉，我们是不是应该先搞清楚这些信息的含义呢？当我们收到人力资源部门发来的电子邮件，通知我们某某政策的某某情况时，我们是不是也需要先看清楚邮件内容？我曾经从我的客户那堆积如山的文件中，挖掘出十多条有价值的信息，这仅仅是由于他们当时不愿意花上几秒钟的时间来搞清楚文件内容就随手一扔造成的。搞清楚了这个问题，我们也就可以了解下一步决策的重要性了。

是否需要采取行动？

对于这个问题有两种回答：是和否。

不需要采取行动

如果答案是“否”，也就是“它”不需要我们采取任何行动，那么就有三种可能的情况：

1.这是无用的垃圾，我们根本就没必要保留它。

2.目前没有采取行动的必要，但是日后可能需要处理（孵化，酝酿）。

3.该信息具有潜在的利用价值，今后也许能派上用场（参考资料）。

这三种情况各自都有一套处理方法，我们将在后面的章节中详细介绍。就目前而言，对于要删除的东西，你所需要的就是一个垃圾箱和删除键；对于那些需要在日后处理的事情，就将它们写在备忘录或者日程表中；对于那些有潜在价值的参考资料和信息，把它们放在一个完善的归档系统中保存就可以了。