一切需要采取行动的事情，我们都应当对其进行定期的回顾，以使我们的大脑不再花费精力来记忆和回想这些事情。我们无时无刻不在凭借我们的直觉对某些行动作出快速的判断，要保证这些判断的正确性，我们也必须有机会从更高的角度俯看全局。根据我的经验（这也是成千上万人总结出来的经验），使这些事项转化为行动的关键就是：每周回顾。

所有悬而未决的事务：“项目”清单（包括现行项目规划）、“下一步行动”、“议事日程”、“等待处理”，甚至“将来/也许”清单，都应该每周回顾一次。你自己也同时得到一次机会，确认大脑中无牵无挂，而且过去几天中的零星琐事已经统统被收集、处理并组织起来了。

如果你同大多数人一样，那你就会有这样的体验：在经过几天特别忙碌的工作之后，你对周围的工作就可能失去了控制。这没有什么值得大惊小怪的。你当然没有必要为了保证整个系统的井然有序，而随时打断手头上正在进行的工作。但是，为了保证整个系统健康正常地运转，你确实需要“一周清理一次房间”。

每周回顾应该完成以下任务：

收集和加工处理所有的“材料”。

回顾整个系统。

更新各类清单。

做到彻底、清楚、实时和完整。

大多数人并没有真正拥有一个完善的、没有疏漏的系统，他们之所以无法从回顾中有所收获，正是因为他们无法做到总揽全局。他们总是模糊地感觉好像还有些事情没想到。而一个完善的系统，将形成一个良性循环：你建立的系统越完备，你就越信赖它；你越信赖它，你就越有坚持运行这个系统的内在动力，而每周回顾则是保持系统完善性的关键步骤。

大多数人在年假开始的前一个星期里，总是感觉事事顺利、心情愉悦，但这并不是因为他们要去度假。你在远游出行之前的一周里会做些什么呢？你会彻底清理一切琐碎事务，能了结的就了结，并且会重新协调部署各种安排。在这里，我建议你每周做一次这样的清理工作，而不是每年一次。

执行

这个工作流程管理系统的基本目标是，为你任何时候能作出的正确选择提供支持。星期一上午10点33分，你犹豫不决，是给桑迪打个电话处理某个提案，还是回复一封电子邮件呢？一切跟着感觉走。但是，如果事前已做了计划，那么你对自己的决定就会表现出十足的信心。你对自己行动的态度将从期望升级为信任，由此将大大提高你行动的速度和效力。

选择行动方案的三种方法

让我们假设一下，出于安全考虑或者是怕耽搁工作，你对所有的“事情”都可能抱着来者不拒的态度。因此，在你面前总是摆放着一份长长的事务清单，而你总是找不到充足的时间来处理。在这种情况下，你是如何决定做哪些工作和不做哪些工作的呢？

答案是：靠你自己的直觉。如果你面前的事务都经过了收集、处理、组织整理和回顾这几大步骤，那么，你就已经完成了对工作和自身价值的全面思考，这无形中大大激发和强化了你的感性判断。

我已经建立起三种选择模式，可以对你的决策过程有所帮助。它们不会直接告诉你以下问题的答案：你是否应该给弗雷德里克打一个电话，是否需要给上学的儿子发一封电子邮件，或是否去跟你的秘书进行一次非正式谈话。但是，它们将辅助你作出更加明智的决策，而这正是那些简单的时间管理法和优先事务管理法做不到的。

1.确定某一时刻具体行动的“四标准法”

在星期三下午3点22分时，你如何选择下一步行动呢？你可以按顺序采用下面四个标准：

（1）情境

（2）有多少时间

（3）有多少精力

（4）重要性

情境-只有很少一部分事情对地点没有什么特别的要求（像拿一支钢笔和一张纸就可起草对一个项目的想法），但是，大多数事情都只能在特定的地点完成（在家或办公室），或者需要借助某些特定的工具（如一部电话、一台电脑），而这正是限制我们选择行动的首要因素。

有多少时间-你所能支配的时间长短也是一个重要的限制因素。如果5分钟后你就必须去开会，你现在就不可能去执行那些耗时更久的行动。

有多少精力-你有多少精力呢？某些事情需要你头脑清醒、思路清晰、富于创造力，而另一些则要求你具备充沛体力。除此之外的一些事情则对这两方面都没有特别要求。

重要性-当你考虑了情境、时间、精力这三个条件后，你就要选择哪个行动会给你最高的回报了。现在，你有1个小时的时间，你坐在办公室里守着电话和电脑，你的精力指数为7.3（最高为10）。你应该做些什么呢？给客户回一个电话？考虑一下新的提案？处理一下语音信箱里的留言和电子邮件？或者联系一下你的配偶，看看她/他这一天过得怎么样？

这时，你可以借助你的直觉，并依赖你此时此刻的判断力。为了进一步探究这个问题，我们再来讨论一下另外两种模式，看一看怎样找到目前最重要的事情。