2.评估每日工作的“三分类法”

当你着手处理事务，也就是人们在一般情况下提到的“工作”时，你可能是在从事以下3种不同类型的活动：

（1）执行事先安排好的工作。

（2）处理突发事件。

（3）安排自己的工作。

执行事先安排好的工作-当你执行事先安排好的工作时，你实际上是在按照“下一步行动”清单，不断地向前推进着去落实那些你早已经确定了的行动，并控制工作流程的运转。例如，按照电话清单拨打电话，或者记录头脑风暴的成果，或者起草要同律师磋商的问题清单。

处理突发事件-通常会有一些预料之外的事情突然冒出来，你可能不得不放下手头的工作来应对这些紧急情况。例如，你的合作伙伴走进了你的办公室，希望同你谈一谈新产品发布的安排情况，结果你就放下手头正在处理的工作同她聊了起来。每天你都会碰到一些突发事件，你肯定会为此付出一定的时间和精力。但如果你转而处理这些突发事件，那就证明你认为这些事情要比你必须完成的那些工作更加重要。

安排自己的工作-安排你的工作，这包括清空你的工作篮，处理你的语音留言和电子邮件，整理你的会议记录，并把一项项新工作分解成多项具体的、可操作的行动。在你加工这些信息的过程中，毫无疑问，你随手解决了那些用不了两分钟就可以完成的事情（处理突发事件的另一种形式），同时把其他数不胜数的事情分类归档。在这个过程中，相当大的一部分工作是明确那些不需要立刻执行的行动，并将它们分门别类地编入你的行动清单。

一旦你完成了对工作的安排，你也就完成了行动清单的更新。有了这些行动清单，再根据情境、时间、精力进行筛选，你就能得出需要着手处理的具体任务了。

最后，我们还要考虑的问题是：工作的实质是什么，工作的目标和完成的标准又是什么呢？

3.总体检视工作的“六层次法”

事情的重要性是决定你行动选择的基本根据。但是，并没有一个可靠的模型或工具能够帮助你确定实际工作中各项任务的优先级。为了明确到底哪些工作才是最重要的，我们必须首先搞懂我们工作到底是为了什么。至少可以从六个不同的层次对此进行审视。我们可以用高度的概念进行类比：

（1）5万英尺以上：人生。

（2）4万英尺：3~5年的展望。

（3）3万英尺：1~2年的目标。

（4）2万英尺：责任范围。

（5）1万英尺：当前的项目/目标。

（6）跑道：目前的行动。

让我们由下至上入手。

跑道：目前的行动-在你的行动清单上，堆积着需要处理的一切事务：所有你需要打的电话，所有等待回复的电子邮件，所有要外出处理的事情，还有你打算向老板汇报的日程安排，以及希望同配偶交流的信息。即使地球停止转动、你不再接收更多的任务和信息，你大概也要忙碌300~500小时，才能把这些事情一一解决。

1万英尺：当前的项目/目标-当前需要完成的工作，通常数量在30~100项之间。这些都是你希望在相当短的时间内取得成效的事情。例如，为家里购置一台电脑，组织一次销售会议，把公司总部迁往新址，去看牙医等。

2万英尺：责任范围-自身承担的种种责任和义务，也是让你承受了先前的大部分工作的原因。对于大多数人而言，这些责任和义务可以划分为10~15个范畴。在这些重点领域里，你希望取得成果或者保持现有的水准。在工作方面，你的责任可能包括若干方面，如战略计划、行政支持、员工培训、市场调研、客户服务或者资产管理。此外，你的个人生活中也有很多领域需要你关注：健康、家庭、财务收支、住宅环境、宗教信仰、娱乐休闲等。把所有这些责任和义务一并诉诸文字，并经常回顾和自检，将有助于你更加综合全面地对自己的项目清单进行分析和评估。

3万英尺：1~2年的目标-在生活的不同领域，你希望有哪些新的体验；通过1～2年的努力，要为自己的工作开创一个什么样的新局面。随着一些新的责任和义务的产生，你需要经常调整自己的工作重心，以完成所制定的目标。在个人生活领域，情况也大同小异，你希望某些事情尽快完成或到位，这将增加你对生活中某些方面的关注，同时减少对其他方面的关注。

4万英尺：3~5年的展望-展望未来3~5年的发展前景，你必定会从一个更加广阔的角度着眼：管理策略、周边环境发展的趋势、事业和生活转变的条件。内在的因素包括事业、家庭和财务方面的长期目标；外部因素包括技术进步、全球化进程、市场趋势及竞争等：这些势必都会影响到你的工作和组织整理方法。而在这一层面的决策将会轻而易举地影响前述各个层面的内容。

5万英尺以上：人生-这就是我们整个生活的全景。你的公司为何存在？你自己为何存在？事物的核心意义会指明它的发展方向。本层是整个检视系统的最高层，是生活的终极指南。你制定的所有目标、前景展望、规划、行动都由此决定，也都为此服务。

以上这种在高度方面的类比多少有些主观。在现实中经常出现的关于生活或工作的重要话题，可能无法准确地划入上面描述的某一个具体层次，然而，这种多层次的思考方法会为你提供一个有效的思维框架，帮助你认识到工作以及相关的义务和责任都具有的多个层面的本质。

小结

显而易见的是，如果你希望对工作的实质以及落实的时机作出恰如其分的判断和决策，那么，你的思考必须要包含大量因素。从传统意义上讲，“确立事务重要性的先后顺序”主要聚焦于你的长远目标和价值取向上。尽管这一环节是一个极其必要的核心工作，但是，它对于我们日复一日接触到的、数量巨大的决策和任务而言，并不能提供一个具有现实指导意义的管理框架。只有从各个层面入手，全面地掌控你的工作流程，才能为你提供一个更加全面的、令人精神振奋的事务管理方法。

本书的第二部分将会提供一些具体的训练指导，并帮助大家学习如何运用这三种方法来指导你选择行动，以及如何发挥收集材料、加工处理、组织整理和回顾检查这几个环节的最佳功效，以使大家早日达到事业和生活的巅峰。