2.安排签约人员

安排签约人员要根据合同的重要程度而定，如果所签合同非常重要，应选择组织中的最高负责人；如果合同不是十分重要，可选择具体部门负责人。在确定签字人选的同时，还要为其选择一个助签人员，以便探讨合同中的细节问题。其他参与洽谈人员的人数根据工作需要确定。注意双方人数最好大体相等。

3.签约的基本程序

(1)宣布开始。

当有关签约人员全部进入签字会场，在各自位置上就座以后，便可宣布签字仪式开始。

(2)签署文件。

通常的做法是，先签署己方保存的合同文本，然后再签署对方保存的合同文本。签字时由助签人协助翻开文本，指明签字处。各方应首先在己方的文本上签字，再交由他方签署，交换的工作应由助签人来完成。在己方文本上签字时，应当使自己名列首位，这样在次序排列上可以使有关各方都有机会居于首位，以示各方平等。在礼仪上，这种做法被称为“轮换制”。如果签署的是多边合同，一般由主方代表先签字，然后依一定次序由各方代表签字。

(3)签署完毕。

签字结束以后，还需将合同文本互相交换，签字人相互握手以示祝贺，在全场人员热烈的掌声中，签约仪式完毕。为了给签字仪式增添喜庆气氛，还可以当场开启香槟以示庆祝。

一般情况下，双方签订的商务合同，在提交相关部门公证以后才能正式生效。

记者招待会礼仪

记者招待会是建立公共关系的最好形式，通过记者的宣传，可以为企业或个人塑造良好的社会形象，提高社会声望，因此适时地举行记者招待会是一件具有实际意义的活动。既然记者招待会的作用如此巨大，如果你需要筹备或参加公司的记者招待会，就应该以正确的态度对待，注意记者招待会的礼仪。

1．招待会准备工作

（1）明确目的。在召开记者招待会前，主办者应确立记者招待会的主题，仔细斟酌该主题新闻价值的大小，能不能引起大众的注意等，只有将这些因素考虑清楚，才能确保记者招待会得到圆满成功。根据记者招待会的特点，在招待会举行之前必须对所要发布的消息是否重要、是否具有广泛传播的新闻价值及新闻发布的紧迫性与最佳时机进行分析和研究。只有在确认召开的必要性和可能性后，才可决定召开记者招待会。一般地说，组织举行招待会的原因，有以下几方面：出现紧急情况，如爆炸事件、恐怖事件、起火事件等；企业新产品的开发和投产；组织对社会作出重大贡献或善事；推出影响社会的新措施；企业的开张、关闭、合并、转产；组织的重大庆典等。只有明确招待会的目的，接下来的工作才能有条不紊地进行。

(2)确定邀请对象。记者招待会的主体是新闻记者，所以在召开前需要提前确定邀请对象。由于新闻媒体的人事变动很大，所以必须核查清楚再邀请，以免因请错对象而得罪人。应邀者的范围应视问题涉及的范围或事件发生的地点而定。如事件在某城市发生，一般就请当地的新闻记者到会。同时还要注意邀请的记者应该有较大的覆盖面，既要有报纸、杂志方面的记者，也要有广播、电视方面的记者；既要有文字方面的记者，也要有摄影方面的记者。

(3)发放邀请函。邀请函最好提前7天发放到记者手中，以方便记者安排时间。注意：在记者招待会召开前1～2天再用电话通知一次被邀请者，确保到场记者人数。

(4)准备新闻稿和相关资料。在记者招待会上，主办者除了要回答记者的相关问题，还应准备一些相关材料，前提是确保材料的真实性。记者招待会需用的资料主要有两个方面：一是会上发言人的发言提纲和报道提纲；二是有关的辅助材料。前者应在会前根据会议主题，组织熟悉情况的人成立专门的小组负责起草。其内容要求全面、准确、简明扼要，主题突出。发言人的发言提纲和报道提纲的内容在组织内部通报一下，统一口径，以免引起记者猜疑，对所要宣传的事情产生不利的影响。

(5)把握时间和地点。记者招待会的时间由主办单位决定，记者招待会的日期，应尽量避开节假日和有重大社会活动的日子，以免记者不能参加会议，影响招待会的效果。应在记者招待会当天下午5点钟以前结束，因为，一般新闻稿件在5点钟都要截稿。

记者招待会地点选择的原则是交通便利、停车较方便、环境清静。同时在地点选择上主要的考虑重点是要给记者创造各种方便采访的条件。例如：是否具备录像、拍摄的辅助灯光，视听辅助工具，对企业或个人而言有百利而无一害，所以在举办记者招待会时，一定要注重礼仪，以免得罪记者，产生不必要的矛盾。