在工作上，常会需要出差或外出洽谈公务，这就让我们有了许多在公司外奔走的机会。这种情况下，我会把航母笔记本放在公文包里，并将方便携带的记事笔记本与笔放在口袋里。

出门在外一定要带笔，这件事非常重要。如果没有纸，报纸或杂志的空白处都可以作记录，但如果没有笔，就什么事都做不了了。

现在，笔的设计也多种多样。有可以挂在手机上的笔，有带夹子的笔，放在上衣口袋里也绝不会掉落。文具店里有很多种适合出门时使用的笔，大家可以选择自己喜欢的款式。

记事笔记本，我常使用的是可以对半撕开的小本子。除此之外，我也常用A7尺寸的穿孔式笔记本。这种穿孔带环的小本非常适合出差时使用。

另外，有一种油性圆珠笔（记事专用），正好可以整个儿插在笔记本的孔里，非常安全，不易丢失。

我的习惯是一本笔记本配两支笔。胸前的口袋里夹一支带夹子的笔，笔记本的孔里插一支圆珠笔备用。

之所以认为A7尺寸的穿孔式笔记本最适合出差使用，是因为这种尺寸的本子正好可以放在衬衫口袋里，外出时可以随时取用，即使站着也能当场做笔记。

穿孔式笔记本每一页都可以作为第一页，非常适合外出或出差时使用。若是事先把空白页翻成第一页，拿出来就可以做笔记。

此外，当你在前往会场的途中，不便逐页找资料时，可以先在办公室把记载乘车路线、会议场所电话、地图的那一页翻成第一页，再使用橡皮筋箍紧固定。

可以放在西装口袋里的袖珍型笔记本，携带方便，最适合当记事笔记本使用。在外出时，能立刻取出记录，大大提高了工作效率。

如果希望记事笔记本可以放在皮夹或者口袋里，我推荐使用便笺式卡片笔记本，既可以马上取出来作记录，又可以当成便笺，直接贴到航母笔记本上去。

比如，需要事后报销交通费用时，携带这种笔记本出门，在你付钱后，马上就能把公交费、地铁费、打车费等资料记在笔记本上。若是没有当场记录，回到办公室再回想搭乘了哪些交通工具，计算交通费用，实在太浪费时间了。

为了避免上述情况发生，应该先将记事笔记本或者便利贴放在可以随时取用的地方，有需要时就可以马上作记录。

此外，如果没有记事笔记本，也可以用手机记录。用手机输入相应的费用等数字，按下通话键后再关掉，这些数据就会存储在通话记录里。

笔记本记录需要用到双手，而用手机输入数字，只要单手操作就能完成。对于数字的记录，使用手机更简单，此时，手机成为最方便的记录工具。

你回到办公室可以作记录后，再以手机通话记录为参考，将数字誊写在笔记本上。如果事后不誊写，时间一长，你就会忘记这些数字代表什么，到底是公交费还是地铁费呢？记得最后一定要誊写到笔记本上去。

外出时，我习惯将换乘时顺便想到的事或者途中看到的建筑物等信息记录下来。日后想到这些时，就可以查阅当天的记录，也可以作为与当地人交谈的话题。

关于预订火车票或飞机票的信息，可以事先记录在外出时要携带的记事笔记本上，或缩小影印，直接贴在记事笔记本上。

如此一来，在换乘交通工具时，不用打开公文包就可以立刻从口袋里取出记事笔记本查找相应的信息。

饭店的地址和电话号码也要事先记在记事笔记本上。虽然现在手机的功能很多，可以利用手机上网查找饭店地址和电话号码。不过在计划出差行程时，通常就已经把饭店的地址和电话号码查好了，如果在最初查到时就记在记事笔记本上或者粘贴在记事笔记本上，就可以省下日后再次查找的时间。

如果时间充裕，出差回到家，撕下记载各种资料的记事笔记本，粘贴到航母笔记本上去。将记在小尺寸笔记本上的内容撕下，再贴到大笔记本上去，相当于整理了出差内容。

再将记录了出差目的地以及住宿饭店资料的卡片贴到航母笔记本上，这些资料整合在一起就成了一份个人色彩浓厚的出差报告了。