掌控工作流程

1 . 收集

· 用有形的“桶”（工作篮、电子邮件、笔记本、语音信箱）等捕捉引起你关注的所有事情，不要遗漏。把它们从短期记忆中转移出去（用“未完成事务提示清单”让自己“卸载”）。

· 用尽量少的收纳工具，照顾到尽量多的需求。

· 定期整理和组织，把它们清空（见后面）。

2. 处理

· 处理收集起来的事务（想好每件事的具体意义）。

· 如果不可以行动，就要丢弃，或保存以备今后执行，或存为参考资料。

· 如果可以行动，想清楚具体的下一步行动：执行（如果不超过两分钟）、委派别人（在“等待”清单上追踪）或者延后（列入行动提示清单或收入行动文件夹）。如果某个行动不能完成，那么，把它的承诺视为项目，列入项目提示清单。

3. 组织整理

· 把整理结果进行分类，以便及时查看追踪。行动可分为四大类：

项目（你承诺要完成的事）

日程表（必须在指定日期或时间发生的行动）

下一步行动（要尽早做的事）

等待事务（你关心的应由别人执行的项目和行动）

· 把这些清单再作细分，使之方便好用（电话、跑腿活、家里、电脑等）。

· 在清单上添加长远目标和对你具有影响的价值观。

· 必要时添加有用的对照表（岗位描述、事务提示清单、组织结构图等）。

· 把无须采取行动、但可能回访的信息和资料保存为一般参考档案。

· 把稍后可能采取行动的提示信息保持为“持续关注”系统（“将来/也许”清单、日程表、备忘录）。

· 保存项目的辅助材料系统，以备万一（可以保存在参考系统或急迫事务中）。

4. 回顾

每天回顾日程表和行动清单（也可在执行时随时查看）。

养成每周回顾的习惯，保持大脑清空、最新和具有灵活性（见“每周回顾”）。

必要时经常查看目标、价值观和愿景等长远关注的清单，保持项目清单全面、最新。

5. 执行

根据能否执行（场合）、可支配时间和精力以及关注重点，作出执行的选择。

建立可随时查看、面面俱到的行动提示系统，相信自己直觉的决定是对的，保持灵活性。

选择：

（1）执行先前确定的事务

（2）临时事务一旦出现立即执行

（3）花时间明确自己的工作

（整理和组织必须做得充分，才能确信你对临时事务的处理办法是对的。）

长期持续关注工作重心，确保正确的直觉选择（“我执行X而非Y，是出于什么样的价值观考虑？”）定期回访、重新调整你在生活和工作各个层面作出的承诺（见附录7：“关注层次”）：

· 跑道—当前行动（每天）

· 1万英尺—当前项目（每周）

· 2万英尺—当前职责（每月）

· 3万英尺—1~2年目标（每季度）

· 4万英尺—3~5年目标（每年）

· 5万英尺—事业、目标、生活方式（1年以上）