有些电子邮件程序只在信息开头显示邮件地址，比如“kbio2@aol.com”。不要理所当然地认为你邮件的读者一定认识你。在信息的末尾写上你的名字、邮件地址和其他任何合适的能显示你身份的信息。大多数电子邮件都能创建一个包含这些信息的签名档；这些信息会自动插入每封邮件的末尾。比如，你可以创建一个这样的签名档：

克里斯滕·艾哈迈德

国际纸业公司客户经理

kahmed@ipc.com

317-555-7056

奥伯问答

亲爱的奥伯博士：

我是使用您教材的老师，我的班级里有20 名学生。在您教材的前言中，您提到了教师网站。我如何访问这个网站，如何获取免费密码？

--戈登

亲爱的戈登：

访问教师网站的最快方法是打电话给霍顿米夫林的教师服务中心，号码是800-733-1717。他们会证实您是一名教师，然后会给你访问该网站的所有信息。

--斯科特

给作者写信，邮箱为askober@comcast.net.

办公室地址代码

不同的组织对电子邮件的使用有不同的文化--就像他们对穿着、名字的使用有不同的文化一样。如果你是办公室新来的成员，观察一下组织使用电子邮件的文化会是明智的选择，回答以下问题：

·组织使用电子邮件的通常语气是什么--正式还是非正式？

·电子邮件是通常遵循上传下达的正式链条，还是任何人都能自由地向高层领导提意见和建议？

·员工通常如何与同事接触--通过电子邮件、电话还是面对面沟通？

·员工通常是立刻、每天或是几天后查看（并回复）电子邮件？

·电子邮件通常发送什么类型的信息--例行信息？劝告信息？坏消息？员工公告？这些信息通常多长？回复一条信息通常要花多少时间？

·使用密件抄送、转发和电子邮件附件--公司内部和公司之间--有哪些注意点？

·公司在工作中使用电子邮件的书面政策是什么？公司是否容许发送一些私人邮件？

·公司是否保有监视通过公司电子邮件服务器发送的所有电子邮件的权利？

检查表2 总结了编辑排版有效电子邮件信息的准则。

即时信息和短消息

在这个快节奏的世界中，有时甚至传统的电子邮件都不够快。一个邮件使用者说：“在这个即时满足的世界中，电子邮件变成了新的蜗牛邮件。”你永远也无法知道接收者会什么时候查看它并且回复。