一定要使用描述性的主题。在一天的商务活动中，你邮件的接收者可能会收到几十封--可能是几百封--电子邮件。写一个有效的主题可以引起读者的注意--和兴趣。主题的措辞不但决定了这封信什么时候被阅读，还决定它是否会被读到。应该使用简短的描述性主题。

大多数电子邮件程序能让你在回复中插入原来收到的信息。要明智地使用这个功能。它有时能让读者看到他或她回复的所有信息。但是，很多时候，你可以在回复中简要描述一下之前信息的内容，这样可以节约邮件读者的时间--比如，“您在5 月28 日的邮件中问我对于阿尔法贝特系统的观点，以下是我的想法。”如果之前邮件中只有一部分与回复邮件有关，那把其他部分删除。而且一定要在原来信息的上面插入你的回复。

内 容

电子邮件看起来缺乏人与人的接触，但是要降低这种疏离感，你可以以一个友好的问候作为开始，比如“你好，阿莫斯，”或者更正式的“亲爱的费舍尔先生”。

电子邮件没有信件正式，也没有电话那么非正式。当然，信息的语气应该根据具体情况而定--给上司发的信息应该比给朋友发的信息更正式。

要用直率的风格写，在第一句或前两句就应该写出你的主题。如果信息太敏感或者情感丰富，那你应该再次考虑，电子邮件是不是发送这个信息的最有效媒介。如果一句话的电子邮件信息就能达到沟通目的，那就没有必要扩充信息让它变长。

木匠的建议“测量两次，切割一次”也可以换一个版本，变成“思考两次，写一次”来应用到电子邮件中。因为立刻回复信息十分简单，所以你可能会受感情控制。这种行为叫做“冲动”，应该避免。你不会当面对别人说的话，在电子邮件中也不要说。一定要假设你发送的信息永远都存在。

如果你在信息开头问候你的读信人，那在信末你也应该跟他或她道别。要使用友好的结尾，比如“最好的问候”，“祝您愉快”，“万事如意”，或者更正式的“真诚地”。