以云使用者的视角看待商业与财务

与公司运营的其他项目相同，公司负责人需要审视云计算合同中有关贸易与财政法规方面的事项。公司负责人若未注意上述法规的相关规定，则会产生重大的风险(包括财务风险) 。

发票与税金的要求通常是通用性的，并与技术无关。 因此，并未针对采购云计算服务而有任何特别的要求或规定。但是，还是要注意以下几点:

( 1 )文件记录、留底存盘和会计责任。

( 2) 云计算的可减税成本。

( 3 )云计算营业场所的相关议题。

(4)增值税( Value AddedTax，VAT)的相关影响。

保留账户与留存记录的责任

业务负责人能够通过云计算获得各种服务，包括存储、各项业务的处理、财务数据外包等，这些业务流程执行都完全基于 IT。业务负责人须保证能够正确且适时地了解完整的账单数据，并以电子档案存储。另外，需要事先明确规范是否允许外部 ( OffPremises) 处理数据。 这尤其适用于原始的账户资料与财政法相关，且该资料保存在国外的情况，而国内财政法对此又有严格规定时。

一般而言，账户设计必须满足簿记有条不紊的要求。 尤其要让第二方合作厂商的专家(如审计员)对所有的交易行为都可一目了然，并在合理的时间内得知该公司的情况。业务项目必须能够追踪原本的来源与处理的程序。不可任意更改账目;或记录，以免查不到原始资料。当书面和其他要求的记录存放在数据载体上时，则必须确认数据是否为永久不变、是否能够立即取得，且在整个保存期间内，这些资料是否清晰可辨。

至于税务审计方面，税务局被授权存取所有与公司相关的电子数据，以及所有相关税务文件的存放媒体数据。举例来说，德国与奥地利的财政官员可通过 IT 系统获得并审计纳税人的账户资料。 审计员不仅有权查验这些存盘的文件与记录，纳税义务人也必须按规定将数据提交至数据载体上，提供必要的数据结构信息(包括格式化细节、字段定义、档案结构、链接等) ，以使机器可正确读取，这也适用于公司数据若由外部会计师或数据中心建立或处理时。在瑞士，税务审计员在正常的征税过程中，无权在 IT 系统上存取纳税义务人的数据，也无权存取受委托的外部服务商的IT 系统数据。然而，纳税义务人仍应依规定提供业务文件，或存放于电子数据载体上的资料。