在德国，则特别规定必须以申请的方式，在国外保存流程簿册及其他必要的记录。这些要求事项如下:

( 1)德国的纳税义务人须通知数据处理系统所在地负责的财税机关，若有委任第三方合作厂商，必须载明其名称与地址。

( 2) 纳税义务人必须履行财政法规所规定的义务。

( 3 )可向税务局索取全部的资料。

(4) 缴税情况不受此影响。

( 5) 所有变更事项必须立即通知税务局。

若税务局得知有发生阻碍缴税的情事，则可撤销许可，并要求立即归还电子簿册与其他电子记录。

提醒:若纳税人无法依要求归还电子账户或遵循其他先前要求的责任，或已经将电子账户数据外包至国外而未取得当地负责税务机关的许可，将罚款 2 500250 000 欧元。

在奥地利，账户可以放在国外，但不可存于法律所限制之地。然而，税务局若要求检查簿册或记录，则这些数据必须在指定时间内送回奥地利。必须确保的是，即使簿册和记录留存在国外，仍须能够自由地查核缴税相关事项。此外，簿册须以该国目前使用的语言来撰写，若非纳税义务人许可的官方语言，纳税人则须支付文件的翻译费。

居住在瑞士的业务负责人可以自行保存国外簿册，而无须得到税务局的许可。 基本原则为:保存处所没有法律明确规定的，但必须可从国内另一处位置取得。 若存取资料时，纳税义务人需存有国外资料载体，并可随时重新制定并取得税务相关的资料。

公司资料若在公司的外部来处理及保存，须确定是否合乎当地法定保存期间的规定。 若有违法，将导致税务估算的情况，某些较严重的违法案件甚至还可能被罚款。

在德国，交易与财政法所制定的使用保留期限，针对商业信函，包括电子邮件等保留期限为 6 年;针对发票与收据，则为 10 年。 然而，对于一些诉讼中的案件，或是未在报税期限内完成报税程序的情况，则需要更长的时间来观察。就实际情况来说，建议至少需有 10 年的保留期。