“模态”系逻辑学术语，它是指事物所具有的规模和状态。在公文写作中，特别是在指令性和法规性公文写作中，为了突出其规范性和约束力，往往需要运用模态词语，如“必须”、“严禁”、“应当”、“不得”，等等，构成义务模态判断（或称规范模态判断），用以告知受文对象对公文内容的执行界限和幅度。这些模态词语，多系正反对举，运用于不同的语境之中，分别表示肯定或否定的意义，具有明显的观点或态度倾向。从中，受文对象能够确切了解和把握公文的要求是什么，应当怎样去做，做到什么程度以及不能怎样做等。可以说，要使公文的内容得以正确贯彻落实，决然不能离开这些具有特殊表意功能的模态词语。

需要特别注意的是，公文中的各种模态词语，在表意上具有严格的程度限制。因此，必须精心甄别，确切使用，不可粗疏草率。否则，就会不同程度地妨害公文内容的准确表达，并给执行环节带来麻烦，甚至造成不应有的混乱或损失。

下面试将公文写作实践中常用且最易出现问题的几组模态词语加以列举，并逐一作出辨析。

1．必须严禁

这是一组具有正反意义的模态词语。它们均表示很严格，非这样做不可。其中“必须”用于正面，“严禁”用于反面。例如，“搞好党风和廉政建设，必须同经济建设、深化改革结合起来，必须同民主与法制建设结合起来，必须党风、政风、社会风气一起抓，必须充分发动和依靠广大人民群众，动员全党和全社会的力量，实行综合治理。”（《中共中央关于加强党风和廉政建设的意见》）此例中连续四次运用模态词语“必须”，构成义务模态判断中的应然判断，使公文内容具有强制性，不容置疑。要求“必须”如何去做，对于受文对象而言，即成为一种行为规范。又如，“严禁将武器、凶器、弹药和易爆、易燃、剧毒、放射性物品及其他危害飞行安全的危险品带上飞机或夹在行李、货物中托运。”（《中华人民共和国公安部通告》）此例中用模态词语“严禁”，构成义务模态判断中的禁止判断，表明“严格禁止”，其强制性显而易见。实践中，这组模态词语常常对应使用，即在一段文字中，既用“必须”规定正面内容，又用“严禁”规定反面内容，二者互为呼应，相辅相成，使得公文表意十分严密、完整。

2．应不应

在严格程度上，此组模态词语较之前组相对弱些，但也不允许稍事忽略。它们都表示严格，在正常情况下均应遵照办理，其中“应”用于正面，“不应”用于反面。前者如《国家税务总局关于个体工商户必须依法纳税的通告》第四条：“对个体工商户偷税、抗税等违法行为，应按照国家税收法规进行严肃处理。”此条系对个体工商户的偷税、抗税行为的处理规定，用模态词语“应”表示执行的幅度，既表明了发文者的态度倾向，又易于受文单位理解和执行。后者如《劳动教养试行办法》第十四条第二款：“对精神病人，呆傻人员，盲、聋、哑人，严重病患者，怀孕或哺乳未满一年的妇女，以及丧失劳动能力者，不应收容。”此例系对“不应收容”的对象范围所作的规定，运用模态词语“不应”，使得表意十分明确、突出，语气坚定有力。

3．得不得

这也是一组具有对立关系的模态词语，其中“得”用于正面，表示可以或能够；“不得”用于反面，表示不可以或不能够。在指示性和法规性公文中，此组模态词语的使用频率很高。前者如“地名一律用全名……仅在两个以上著名城市或著名省份联写在一起使人一看就明白的时候，始得用简称。”（《中共中央关于纠正电报、报告、指示、决定等文字缺点的指示》）此例是对地名表述问题的规定，即一律要写全称，只是在特殊情况下（两个以上著名省市联写使人一看即明），方可使用简称。用模态词语“得”后承“特殊情况”，表态明确，既恰切又庄重。后者如《国务院关于严格控制到著名风景游览胜地开会的通知》第三条：“接待国外旅游者比较集中的城市的宾馆、饭店，在旅游旺季，未经主管部门批准，不得接受安排会议任务。”此条系对接待国外旅游者比较集中城市的宾馆、饭店在旅游旺季不能安排会议的规定，用模态词语“不得”明确表示出发文者的观点和态度，既严明坚定，又不显强硬，便于受文单位遵照执行。

4．可以不许（可）

此组模态词语，在严格程度上较之前面几组又显轻些。其中“可以”用于正面，表示允许有所选择，在一定条件下可如此去做，有一定的灵活性和自由度；“不许（可）”用于反面，其表意与上述“不得”相近。前者如《人民警察使用武器和警械的规定》第二条：“人民警察在执行逮捕、拘留、押解人犯和值勤、巡逻、处理治安案件等公务时，可以根据本规定，使用武器和警械。”此例中运用模态词语“可以”构成义务模态判断中的允许判断，表示出“允许有所选择”的意向，给执行者以机动处置的权利。显然，它与前述“必须”、“应”、“得”等模态词语相比，语气较轻，其严格程度亦较舒缓。后者如“凡转发文电，并须将转发文电的上下款及年月日照旧保留，不可省略。”（《中共中央关于纠正电报、报告、指示、决定等文字缺点的指示》）此例中运用模态词语“不可”对转发文电的上下款及年月日的处理方法作出规定，语意明确，分寸适度。

5．宜不宜

此组模态词语表示允许稍有选择，在条件许可时首先应当这样去做，其中，“宜”用于正面，“不宜”用于反面。这组模态词语也有一定的灵活性和自由度，但也不能随心所欲。如《国务院关于建立民族乡问题的通知》第二条：“建立民族乡，少数民族的人口在全乡总人口中所占的比例，一般以百分之三十左右为宜。”此条是对民族乡中少数民族人口比例的规定。“一般以百分之三十左右为宜”，其中“百分之三十”是基准线，围绕这一比例可以略有浮动。由于使用模态词语“宜”，使得表意十分明确、清晰，便于理解和把握。又如《仓库防火安全管理条例》第三十五条：“库房内一般不宜安装电器设备……”此条是对库房内电器设备安装问题的规定。运用模态词语“不宜”，表明并非硬性禁止，而只是在一般情况下的不适宜。语意明晰，措辞适度、得体，其执行的选择度和灵活性显而易见。

在实践中，各组用于正面的模态词语相互之间以及各组用于反面的模态词语相互之间，因其彼此表意的严格程度及其界限通常难以明辨和把握，故极易导致混用或错用，从而影响公文语意的准确表达。因此，必须认真弄清这些相近易混的模态词语，使公文语言表达更趋准确、严密。