不接电话→电话铃响三声内接起电话。

转达人→对要传达的内容做好笔记，不要让对方不断重复相同的内容。

感觉不到亲切感→重要内容加以重复，附和语要富于变化。

不能完整地传达留言信息→重复留言，最后告诉对方自己的名字，并表示自己已经记下，明确责任。

留言电话喋喋不休→留言信息控制在20秒以内。

工作电话要尽量做到用时短少，措辞简洁。

首先告诉对方自己的姓名，然后向其询问现在通话是否方便。得到肯定回答后，不要再进行寒暄，而是要直入正题。

一般，我们会事先把要说的内容总结成三点。因为一般来说，人们听到并能记住的内容最多只有三点。所以，打电话之前，首先要在纸上写出电话打给谁，打电话的目的等重要内容，之后将这些内容记在脑子里，最后再来打电话。

比如说，我们打电话时可以这样说，“请允许我直接进入正题，今天要与您商量的有三点，第一点是……”，也就是说直截了当地说出自己想说的话。

另外，不管是什么样的商务活动，都不可能只靠一通电话就能谈成。首先我们得让对方知道自己是谁，然后告诉他们要谈的事情，最后争取面谈机会。这个“三点”很重要，我们要靠它打动对方，使对方同意与我们面谈。

搜集与我们通话者的相关信息，事先找到一些共同点。比如说，“听我的老板说您是某某地方的人，我也是从那儿来的呢”，“上次的那个聚会我也参加了”等等。也就是说首先要创造一些机缘，可以让我们顺利地与对方建立起良好的关系。

对于电话和邮件，我们要明确它们的使命。如受到别人的照顾时，无论如何我们都要先打去一通电话或是发出一封邮件，以表达我们的感激之情。

除此之外，如果我们把感激之情写进一张便笺或一张卡片，再附上自己的名片寄送给对方，那就更完美了。现如今，手写的书信已经越来越少，有品味的信封加上漂亮的字体肯定能给对方留下深刻的印象，因此，如果能加以利用的话就会显得特别珍贵和独特。

另外，如果遇到对方是留言电话时，我们一定要把信息总结到20秒以内。自报姓名后，我们可以在留言中告诉对方会再打过去，这样并不失礼。相反，如果慌慌张张地说了一半，磁带的录音就突然到时间了，那才是非常失礼的事情。要拜托对方的事情以及重要的事情最好不要通过留言告知对方。