左手接电话→右手做笔记。

对方要找的人正在开会→礼貌地告诉对方实情，并说明现在由某某代接。

对方要找的人正在通话中→礼貌地告诉对方实情，并说明此人通话结束后会马上打回去，而且不要忘记留下对方的电话号码。

对方要找的人迟到→告诉对方他要找的人今天几点才会到公司（此时不能说此人迟到了）。

对方要找的人请长假→告诉对方，不巧他要找的人正好今天休息（如果对方不问原因，就不必解释）。

对方要找的人出去吃饭了→可以告诉对方他要找的人出去了，要到下午几点回来（ 注意，只说事实）。

对方的声音听不清楚→不要有责怪对方的意思，可以对他说：“电话好像出了点毛病，听不太清楚您的声音。”

电话突然中断→打电话的那方要主动重新打过去，并向其致歉。

对方要找的人正在会见客人，突然来了紧急电话→做好笔记后交给电话要找的人。

留言的记录方式→五个W（WHO、WHAT、WHEN、WHERE、WHY）+留言的日期及时间+自己的名字(这些不仅要写进便签，还要待对方要找的人回来后再向其口头确认)。

电话有其独特之处。首先，其最大的优点就在于，我们可以通过它随时与别人通话。虽然通过邮件我们也可以随时随地与人交流，但回信还需要等待一段时间，因此没有电话那样及时有效。也就是说，电话是一种可以实现随时随地通话的沟通方式。如果我们能够充分地利用电话，不用走出办公室也能与对方进行交流，同时也能减少下次交涉的时间。

不过，电话毕竟不能看到对方的表情，只能通过耳朵里听到的信息判断对方。由于人们往往会根据自己的直觉去决定别人的好坏，所以我们在打电话时一定要注意自己声音的发音、声调高低以及语速等细节，另外还要时刻注意自己的措辞，以求给对方留下好印象。

然而，最让我们为难的就是投诉等抱怨电话了。遇到这种情况时，绝对不能避而不接。对付这种电话要切记三点：一、对于对方的抱怨要相应地随声附和；二、重复对方说过的话；三、道歉。

首先要认真地顺着对方的话随声附和，绝对不能进行反驳。附和语也要富于变化，比如：“是吗？”“您说得对！”绝对不能有像“可是”、“不过”这种否定对方的字眼出现。

下一步就是重复对方的话。通过重复一些投诉内容的关键字眼，不但可以为自己赢得想出解决办法的时间，还能借此告诉身边的人这一难题，以便得到他们的帮助。最后，即使对方已经中断了谈话，我们还是要认真地向他们道歉。

另外，即使是马上就能解决的问题也要耐心倾听他们的抱怨，直到他们满意为止。等到对方不再抱怨的时候，我们再来为其进行解释。无法当场解决的问题也决不能含糊其辞，一定要明确告诉他们会在几天内与其联系。