综述篇——应用文重在应用

开篇寄语

我们学习应用文，重在将它广泛应用于生活中，上传下达、信息交流处处体现了应用文的重要性。写一份通告，做一份会议纪要，起草一份企业合同，也许会成为未来工作中的某项工作内容。学习应用文写作，并学以致用，将使我们受益良多。

第一课 应用文概述

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（1）理解应用文的基本概念。

（2）了解应用文的作用、特点及种类。

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应用文的作用和特点

一、应用文的概念及作用

1. 概念

应用文又称文书，是党政机关、企事业单位、社会团体及人民群众在处理日常公私事务时所使用的具有一定格式的实用性文体的统称，是人们交流思想、互通情况、解决问题、处理事务的工具。

2. 作用

（1）规范和准绳作用。应用文的一个重要组成部分就是公文。党和国家颁布政策、法令、章程及规定时，都采用公文。国家往往以法律或行政手段来保障公文的实施。这些文件对百姓的生活起着规范和准绳作用。

（2）宣传和教育作用。应用文是党和国家宣传路线、方针、政策及法规、意见的重要工具。这些具有宣传教育作用的应用文能帮助人们认清形势，使干部、群众统一思想，提高认识水平，协调行动。

（3）交流和沟通作用。应用文是保持联系、加强交流和沟通的重要手段。下情上知，上情下达，互相协作，这些都需要应用文的往来。例如，推荐信、感谢信等书信往来可以互相交流思想感情，增进友好关系；广告能传播商业贸易、文化教育等各类信息；调查报告能深入了解一个地方、一个部门或一个行业的情况或问题。

（4）凭证和档案作用。在人们参与某项事务、承担某项责任时，应用文能起到凭证和依据的作用。一份公文，既是发文机关表达意图的凭证，又是收文机关贯彻执行、开展工作的依据；合同一经签订后就成为双方承担责任的凭证，必须严格遵守。各种应用文在发挥了现行作用后，又可以转化为档案，成为历史资料供后人查阅。

二、应用文的一般特点

应用文具有实用性、程式性、时效性、朴实性等特点。

1. 实用性

实用性是应用文最重要的特点，其他特点都是由实用性决定的。实用性主要表现在以下两个方面。

（1）在内容上，应用文具有明确的目的和阅读对象。应用文就事论事，有的直接阐述作者的观点、看法、主张，有的事项具体，直接要求下级贯彻执行。

（2）在形式上，应用文有一套为内容服务的结构、格式、语言，具有惯用性。

概括来说，应用文实用性的精髓就是内容实用，不尚空谈，形式得体，不求新奇。

2. 程式性

各类应用文一般都有惯用的格式和行文规则，各种格式不能随便混用。书信有书信的写法，合同有合同的款式，公文写作则必须严格按照《党政机关公文处理工作条例》规定的格式要求去做。

3. 时效性

应用文是为解决和处理现实生活中的具体问题而写的，所以具有很强的时效性。如果拖拖拉拉，不及时行文，文章就失去了价值。

4. 朴实性

在语言风格上应用文应简明、得体，不能给对方带来理解上的困难，这样才能提高处理事务的效率。

应用文与文学作品的区别如表1-1所示。

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表1-1 应用文与文学作品的区别

三、应用文的种类

应用文根据不同的标准，有不同的分类方法。目前应用文中，除公文国家有明确的规范以外，其他类别的划分还没有统一标准。下面简单介绍几种分类。

（1）按作者身份和行文性质分，应用文可以分为以组织名义发出的应用文、用于处理公务的应用文和用于处理个人事务的应用文。

（2）按使用范围分，应用文可以分为通用类应用文和专用类应用文两类。

为了从整体上把握应用文的种类，本书综合几种分类标准，将应用文分为以下类别，如图1-1所示。

图1-1 应用文的种类

注：这里的“事务应用文”主要是指在处理日常公务、管理活动中使用的应用文。

第二课 应用文的写作要求及表达方式

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（1）明确应用文写作的基本要求。

（2）掌握撰写应用文常采用的表达方式。

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应用文的写作要求及表达方式

一、应用文的写作要求

1. 材料真实典型

材料是构成应用文的基本要素之一。在搜集的众多材料之中，作者必须选择真实、典型、具有代表性的材料写入文章，材料符合表达主旨的需要，不得有失实和浮夸的现象，写入的数字、文字资料必须准确无误。

2. 观点正确鲜明

观点是作者对客观事物的看法、认识、判断或评价，它是构成应用文的主要因素。应用文的观点应该是非分明，既要符合事物的客观规律，又要符合有关方针、政策的基本精神。应用文中提出的措施和办法要从实际出发，具有可行性。

3. 结构严谨

应用文结构的基本内容包括层次和段落、过渡和照应、开头和结尾等几部分，要想写出结构严谨的应用文就应该从这几部分入手。

（1）层次清楚、段落分明。应用文的层次是指应用文主旨的表现次序，它体现了应用文内容间的逻辑关系。写作应用文一定要弄清楚先讲什么后讲什么，做到层次清楚。段落是写作中在表达主旨时由于转换、强调、间歇等造成的文章停顿，它以另起一行空两格为标志。在应用文写作中应该根据不同类别应用文的要求，做到段落分明。

（2）过渡自然、前后照应。过渡，是文章层次与层次、段落与段落之间连接、转换的方式，它有承上启下的作用。过渡的形式有过渡词语、过渡句、过渡段。比如，常见的过渡词语有“综上所述”“总之”“因此”“会议认为”等；常见的过渡句有“现将有关事项通知如下”“我们的主要做法是”“今年下半年应做好以下几项工作”等。

照应是指文章前后的关照呼应。照应在应用文中最常见的是首尾的呼应、行文与标题的呼应、前后内容的呼应。它能使表述的问题互相补充。

（3）开头和结尾简洁明了。应用文的开头方式不尽相同，但必须做到中心突出，不绕圈子。最常见的就是开门见山，直接提出文章的主要内容，统领全文。应用文的结尾方式总体来说都要求简明扼要地收束全篇，不拖泥带水、画蛇添足。

（4）语言得体。对应用文语言总的要求是庄重、平实、概括。语言功夫的核心是选词。选词要考虑所反映的客观实际需要，要符合明晰、确切、简练的标准，还要根据具体的语言环境，为避免上下文重复而选择不同的词语，注意文中所涉及的对象和阅读对象。尽量多用书面语和文书用语，少用形象和描绘性词语或口语，要特别注意不使用方言土语。

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应用文中专用词语举例如下。

判定词——是、系、以……论等。

承转词——为此、据此、有鉴于此、综上所述、总之等。

追叙词——经、业经、并经等。

时态词——兹、届时、行将、值此、如期、按期、亟待等。

领叙词——根据、本着、奉、为……特、现……如下、兹介绍、兹定于、关于、为了、遵照等。

告诫词——不得有误、以……为要、引以为戒等。

表态词——应、理应、同意、准予、拟于、缓议、暂缓、可行/不可行、以……为妥/为宜等。

询问词——当否、是否妥当、可否、是否可行、是否同意、意见如何等。

结尾词——此致敬礼、特此报告/公告、谨此、望……执行、自……执行、请予批准等。

二、应用文的表达方式

表达方式是撰写文章时所采用的表述形式与方法。应用文常用的表达方式有叙述、说明和议论。

1. 叙述

叙述是对人物的经历和事物发展变化的过程做出介绍和交代的一种方式。这是最基本的、使用频率最高的表达方式。在应用文体的写作中，叙述应该具备6要素，即时间、地点、人物、事件、原因、结果。叙述的方式有顺叙、倒叙和夹叙夹议3种。

2. 说明

说明就是用简洁明了的语言把事物的形状、性质、特征、成因、关系、功能等解说和介绍清楚的表达方式。说明的对象可以是具体的事物，也可以是抽象的事理。说明的方式有定义说明、分类说明、举例说明、比较说明、数字说明、引用说明、图表说明等。

3. 议论

议论就是作者对客观事物的评论，是通过剖析事实材料及逻辑推理来阐发道理、表明见解的一种表达方法。议论包括论点、论据和论证3个要素。论证的方式有归纳论证、举例论证、比较论证、引证论证及反证论证。

总之，叙述、说明和议论是应用文常见的3种表达方式，在写作中往往是以一种表达方法为主，结合运用其他表达方式。

知识拓展

学以致用

1. 什么是应用文？

2. 应用文一般有哪些特点？

3. 应用文写作的结构要求包括哪些内容？

4. 应用文写作的语言要求有哪些？

5. 谈谈应用文写作与其他文学体裁在表达方式上有什么不同。